Рабочеев ремя руководителя

     Планирование - это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня  задач, которые необходимо выполнить  за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

     Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины  были выявлены, и необходимо ликвидировать  их. Для типичных причин существуют различные типичные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что  каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы  к каждой причине в каждом случае. 

2. Основные  методы тайм-менеджмента

     Для решения проблем, связанных с  рациональным использованием рабочего времени существует множество методик, имеющих общее название "тайм-менеджмент". Однако нельзя сказать, что тайм-менеджмент - это такая строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет максимально рационализировать  свой рабочий день и рабочее время  своих подчиненных. Тайм-менеджмент - это совокупность общих методов  и рекомендаций, и для каждого  человека и организаций следует  подбирать их отдельно, индивидуально.

     Одним из родоначальников тайм-менеджмента  считается основатель школы научного управления Фредерик Тейлор, который  осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть  знаменитого Генри Форда, который  ввел на своих предприятиях конвейер и тем самым сократил время  сборки автомобилей и расходы  времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.

     В настоящее время в России одним  из известных специалистов в области  тайм-менеджмента является Глеб Архангельский, который занимается научными разработками данной проблемы. 
 
 

3. Причины дефицита времени

     Можно выделить большое количество различных  факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно  с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или  хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов.

Рассмотрим  эти факторы.

1) Бесплановость  работы. Является результатом образа  жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни  данной организации. Бесплановость  работы ведет к постоянным  перерывам для различного рода "уточнений", разъяснений, необходимых  для дальнейшей работы различных  отделов, подразделений и отдельных  работников. При этом отвлекаются  не только те, кто обращается  за информацией, но и те, к  кому обращаются за информацией.

2) Плохо  налаженный в организации обмен  информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью  осознает и понимает ее смысл,  однако это не всегда так.  Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную  информацию. Далеко не все современные  руководители решили эту задачу  для себя и своих сотрудников  и ввели на своих фирмах  унифицированную систему приема  и передачи информации. Во многих  организациях обмен информацией  между подразделениями происходит  в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального  общения. Также примером отсутствия  стандартов передачи информации  может служить отсутствие единого  стандарта объяснения клиенту  по телефону местоположения организации  - "каждый объясняет, как может".

3) Отсутствие  четкого распределения работ  по степени их важности. Это  зачастую приводит к тому, что  руководитель сначала делает  дела, которые на самом деле  не имеют большого значения. При  этом на них расходуется значительное  время, необходимое для решения  действительно важных проблем.

4) Выполнение  задач, которые вполне могут  быть выполнены подчиненными. Чаще  всего руководитель выполняет  подобные задачи в случае, если  он не доверяет подчиненным,  считая, что они смогут выполнить  данную задачу так же качественно,  как и он, сам, то есть речь  идет об отсутствии уверенности  в должной квалификации сотрудников  организации. В качестве примера  можно привести прием клиентов  именно менеджером, а не наделение  какого-либо сотрудника полномочиями  работы с клиентами, личный  разбор почты, а не поручение  секретарю сортировки входящей  корреспонденции.

5) Слабая  мотивация труда. Слабая мотивация  труда приводит к низкой производительности  труда, в большей степени это  касается не руководителя организации,  а его подчиненных, однако на  предприятии эта проблемы может  иметь место и низкая производительность  труда будет вести к дефициту  времени.

2. причины, которые не зависят от руководителя

     Это работа с корреспонденцией, большой  поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много  времени, а также "воры времени". Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние  на потери времени.

Рассмотрим  эти факторы:

1) Работа  с корреспонденцией. Исследования  свидетельствуют, что 20 - 30% своего  времени руководитель тратит  на разбор корреспонденции, просматривая  в день до 100 документов, из которых  лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем  ненужных сведений доходит до 15-20%, а по всем каналам из  внутренних источников сведений  поступает на 30%, а из внешних  - на 40%.

2) Большой  поток рутинных дел, часто срочных,  работа над которыми занимает  много времени. Примерами могут  служить такие дела, как оформление  помещений, в которых проводится  ремонт, выбор мебели, необходимость  лично проверять различные параметры  деятельности организации, зачастую  это связано с некомпетентностью  подчиненных или нежелание их  брать на себя ответственность,  когда они сами обращаются  к руководителю с "просьбами  помочь".

3) "Воры  времени". "Воры времени" - это  непредвиденные дела, большинство  из которых требуют срочного  решения и не могут быть  перепоручены подчиненным. Все  это отнимает много времени  и отвлекает от действительно  важных дел. Существует много  различных видов "воров времени":

а) телефонные звонки;

б) заглядывающие  к нам люди;

в) проблемы с компьютерным оборудованием;

г) изменение  очередности работ, навязываемое коллегами;

д) недостаток организационного планирования;

е) неумение слушать других людей;

ж) неудовлетворительная организационная структура;

з) исправление  ошибок, которых можно было бы избежать;

и) нерешительность  в деловых вопросах;

к) плохо  организованные и скоординированные  собрания;

л) отвлекающие  факторы на рабочем месте;

м) чрезмерная офисная бюрократия;

н) бесполезные  дискуссии о своей работе и  работе других;

3. причины,  непосредственно связанные с  личностью руководителя

     Это постоянная спешка, постоянные доработки  дома, суетливость. Чтобы снизить  влияние этих факторов на рабочее  время руководитель должен постараться  измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. На мой  взгляд, это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом  уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя - это очень  тяжело, особенно человеку, который  уже видит себя независимым, грамотным  и зрелым во всех отношениях.

Рассмотрим  эти факторы:

1) Постоянная  спешка. В состоянии постоянной  спешки руководитель не успевает  сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный  момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2) Постоянные  доработки дома. Постоянные доработки  дома порождают замкнутый круг, когда человек не успевает  в рабочее время выполнить  свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать  их дома за счет своего свободного  времени, отдыха и личной жизни.  Человек не имеет возможность  полноценно жить, отдыхать и в  результате у него снижается  работоспособность, что приводит  к недоработкам и снова к  необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является  следствием неправильно организованного  рабочего времени, и разрушить  его бывает очень даже тяжело.

3) Суетливость.  Суетливость является результатом  плохой организации рабочего  дня, она также зависит от  импульсивности и особенностей  человека. Суетливому человеку тяжело  выбрать, а какое дело взяться,  он часто "мечется" между  двумя делами, одинаково срочными  и одинаково длительными в  решении, он никак не может  выбрать, за какое из них  взяться, и из-за этого происходит  трата времени. 

2.4Планирование

     Разработка  планов и альтернативных вариантов  своей деятельности.

     Планирование  означает подготовку к реализации целей  и упорядочение времени. Главное  преимущество, достигаемое путём  планирования работы состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. практический опыт говорит, что время затраченное  на планирование приводит к сокращению времени на использование и в  конечном счёте приводит к экономии времени в целом. Но при этом нельзя считать то, что чем больше времени  мы тратим на планирование, тем больше времени мы сэкономим. У времени, как у многих других процессов, когда-то наступает оптимум, после которого дальнейшее планирование не имеет смысла. Но всё же, как я полагаю, если уделять хотя бы 10 минут в день, то можно сэкономить до 2-х часов.

     Принципы  и правила планирования времени.

     Чтобы правильно выполнять свои функции  и достигать целей, мы, прежде всего, должны чётко представить себе свой бюджет времени и совокупность своих  задач. Тогда мы будем готовы перепоручать менее важные дела и уменьшать  их число.

     При планировании следует придерживаться некоторых основных правил:  

• При составлении  плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными. Т. е. 60% - запланированное  время, 20% - непредвиденное время, 20% - спонтанное время.
• Необходимо документировать потраченное время. При этом надо указывать, как и на что оно было потрачено. Т. о. мы имеет постоянное представление о расходе своего времени и опыт как основу для будущей потребности во времени.
• Сведение задач воедино – план действий. Чтобы составить хороший план необходимо иметь представление о предстоящих делах, к примеру разделить их на долгосрочные, средне- и краткосрочные дела.
• Регулярность – системность – последовательность.
• Реалистичное планирование. Необходимо планировать лишь тот объём задач, с которым мы реально можем справиться.

     Система планирования времени 

     Как мы видим, началом служит план на несколько  лет вперёд. Он выводится из плана  жизни. После того, как составлен  план на ближайшие несколько лет, мы может составить план на год. При  этом надо следить за тем, чтобы случайно не заниматься более поздними делами. Далее составляется квартальный  план, который служит инструментом контроля за годовым. Учитываемые в  месячном плане задачи и цели переносятся  из квартального плана истёкшего  месяца. Декадный план – это ещё  более детальный, точный прогноз  предстоящего периода.