Рабочеев ремя руководителя

 

 

ВВЕДЕНИЕ 

     Данная  тема является актуальной для рассмотрения, т.к. в настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль. Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

     Ценен тот руководитель, который знает  своё дело, умеет хорошо управлять  и добиваться поставленных целей, независимо от его внешности и образования. Это главный стандарт настоящего руководителя. Но даже при наличии  всех выше перечисленных навыков  руководитель не будет успешным, если он не будет правильно организовывать своё время и рабочий день.

     Целью данной курсовой работы является изучить планирование и эффективность рабочего времени руководителя.

     Первая  глава представляет анализ, и учет использования времени в работе менеджера.

     Во  второй главе рассматривается тайм-менеджмент как система управление временем.

     В качестве основных задач будут выступать:

     - рассмотрение теоретических основ  использования рабочего времени;

     - нахождение порядка осуществления  различных этапов методики тайм-менеджмента;

     - выявление причин дефицита времени;

     В настоящее время данная тема актуальна. Каждый из хороших руководителей, наверняка, хотел бы знать, куда уходит часть  его времени и что можно  сделать для того, чтобы успевать делать все запланированные дела, не теряя времени просто так.

     Захаренко Г. считает, что «…«Время - деньги!», а лучше было бы сказать: «Время дороже денег!» Время - это единственно невосполнимый ресурс, который необходимо оптимально использовать.» В этой книге выделены основные проблемы, на решении которых необходимо сосредоточить своё внимание при постановке и достижения целей.

 

     

“Время  – самый ограниченный капитал,

и если не можешь им распоряжаться,

не  сможешь распоряжаться  ничем другим ” 

П. Друкер

ГЛАВА 1  РУКОВОДИТЕЛЬ И ЕГО ВРЕМЯ 

1.1 Планирование рабочего  времени руководителя

     При планировании своей работы руководитель должен определить цели и задачи на ближайшее время.

     Любая цель имеет смысл только тогда, когда  установлены сроки её воплощения и сформулированы желаемые результаты. Поэтому после определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для решения  поставленных задач. Выбор цели - это  мыслительная деятельность, направленная на получение результата, а мероприятия - это практические действия.

     Выполнение  определенных задач и достижение намеченных целей всегда происходит в условиях дефицита времени, поэтому  после определения мероприятий, необходимых для достижения цели, нужно выяснить, сколько времени  потребуется для их выполнения. При  планировании своей работы руководитель должен установить точные сроки выполнения каждой из задач, содержащихся в индивидуальном плане. Аналогично комплексным планам управленческой деятельности планы  индивидуальной работы руководителей  также составляются на квартал, месяц, неделю. Кроме этого, существует еще  и оперативный план на один день.

     Планирование  предполагает постепенное продвижение  вперёд, разложение общей задачи на частные с тем, чтобы различные  мероприятия можно было распределить по времени их реализации. В конце  уходящего года следует определить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев - годовой план.

     Квартальный план составляется на основе годового плана. В течение года через равные промежутки времени анализируются  события истёкшего периода и  при необходимости вносятся изменения  в план на ближайшие три месяца, определяются задачи, которые необходимо исключить из него, и задачи, которые  следует добавить в план или перенести  на следующий квартал.

     Из  квартального плана задачи переходят  в месячные планы, составление которых  осуществляется с большей детализацией (расход времени указывается в  часах). В этих планах устанавливается  также время для решения дополнительных задач.

     Исходя  из месячного плана, составляется план на неделю. Недельные планы предполагают еще более детальную проработку, более точный прогноз на предстоящий  период. Планирование работы на неделю может включать:

• определение центральной задачи (на которой необходимо сконцентрировать усилия на этой неделе);
• выявление задачи, требующей наибольших затрат времени;

 

• определение обязательных задач (которые необходимо начать или подготовить к завершению на этой неделе);

 

• выполнение  рутинной работы (телефонные разговоры, совещания и т.д.);

 

• определение задач, которые следовало бы решить на этой неделе (возможные задачи).

     Дневной план составляется на базе недельного. В нем фиксируются задачи и  дела, которые должны быть выполнены  в течение соответствующего рабочего дня. Дневной план представляет собой  последнюю и самую важную ступень  в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.

     Эффективно  управлять исполнительским и  творческим временем, реально и точно  его рассчитывать помогает еженедельник. Он является средством напоминания  о делах, совещаниях, встречах. В  еженедельнике каждое мероприятие  записывается на тот день, в который  оно должно быть выполнено.

     Планирование  позволяет обеспечить рациональное использование времени, достичь  поставленных целей с возможно меньшим  расходом времени.

     Практика  показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит к  сокращению времени на решение непосредственно  управленческих проблем.

     Далее рассмотрим, как наиболее рационально  организовать рабочий день с тем, чтобы максимально эффективно использовать свои возможности и временные  ресурсы. 

1.2 Анализ затрат  рабочего времени  руководителя

     Для того чтобы управлять временем, сначала  нужно проанализировать, как вы расходуете своё время, а затем определяются способы, с помощью которых можно  повысить эффективность его использования.

     Для этого требуется на протяжении дня  записывать, на что тратится время. День можно разбить на равные промежутки времени. Записи делаются в течение  недели, а затем производится их анализ. Для обеспечения возможности  анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в  отдельные, относительно самостоятельные  группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат. Полученные таким образом  данные заносятся в таблицу, которая может иметь следующий вид:

Таблица 1. Анализ затрат рабочего времени

 

     Можно добавить в таблицу столбцы с  фиксированием запланированного времени  на выполнение той или иной работы и получить при этом расхождение  фактических и плановых затрат времени, что позволит более точно планировать  подобные мероприятия в следующий раз.

     В целях проведения детального изучения и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого  дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:

• необходимость выполнения работы
• оправданы ли затраты времени на ее выполнение;
• целесообразность выполнения работы;
• сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.

     Если  в результате анализа окажется, что  более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать  вывод о том, что руководитель имеет проблемы с установлением  приоритетов в своей повседневной работе.

     Если  по второму критерию фактические  затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то можно считать  затраты на выполнение такой работы не оправданными.

     Если  более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации  труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

     Если  более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание руководителя должно быть обращено на проблему планирования затрат времени  в течение рабочего дня.

     Если  более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен  случайно, то руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

     Многие  руководители должны понять, что, только научившись управлять временем, можно  управлять всем остальным. Для того чтобы обеспечить эффективное управление временем, необходимо в первую очередь  знать, как вы его используете  в текущий период, а затем изменить распределение времени на выполнение тех или иных действий. Компания IBM провела исследование, в результате которого было выявлено четыре вида деятельности, которые отнимают у руководителя более 50% времени:

1. Участие в собраниях и совещаниях.

2. Чтение  и составление деловых документов.

3. Телефонные  звонки.

4. Поездки.

     Результаты  исследований свидетельствуют о  том, что во многих случаях наши предположения  о длительности использования времени  бывают ошибочными: часто недооценивается  расход времени на телефонные переговоры, чтение корреспонденции, написание  отчётов и составление планов и в то же время преувеличивается расход времени на собрания и беседы с другими людьми.

     В связи острым дефицитом времени  любого руководителя планирование работы является одной из самых важных составляющих его деятельности.

 

     

ГЛАВА 2 ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ КАК СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ 

2.1 Тайм-менеджмент

     Тайм-менеджмент как система управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления  различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования  тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов  борьбы с причинами нерационального  использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента  не следует воспринимать его как  аксиому, потому, что каждый человек  является единственным, кто может  решить для него проблему рационального  использования времени наилучшим  образом и поэтому наиболее эффективным  является личный тайм-менеджмент, который  в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять  указанные выше элементы тайм-менеджмента.

     Анализ - это такой процесс, который позволяет  выявить нерациональное использование  рабочего времени, его причины, а  также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное  воздействие на использование времени.

     Постановка  целей - необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться  в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять  не следует.