Проектирование - совершенствование организационной структуры управления предприятием

Отдел безопасности и защиты информации. Отдел состоит из:

а) сектор физической охраны. Функции сектора:

• охрана административных зданий, ценностей, сотрудников и клиентов банка;
• составление отчетности для руководства;

б) сектор технических средств защиты. Функции сектора:

• охрана хранилищ, в которых охраняться ценности.
• составление отчетности для руководства;

в) сектор экономической и внутренней безопасности. Функции сектора:

• охрана банка от экономических посягательств со стороны недостоверных лиц или бандитских группировок;
• составление отчетности для руководства;

г) сектор финансового мониторинга. Функции сектора:

• противодействие отмыванию доходов полученным преступным путем и финансированию терроризма;
• составление отчетности для руководства;

д) сектор информационной безопасности. Функции сектора:

• защита рабочих станций, серверов, локальных сетей и т.д.;
• составление отчетности для руководства.

Отдел автоматизации. Функции отдела:

• внедрение IT-технологий в производственную деятельность, автоматизацией производства, обслуживанием и ремонтом рабочих станций, серверов, локальных сетей и т.д.;
• установка необходимого программного обеспечения;
• составление отчетности для руководства.     

Отдел банковских карт. Функции отдела:

• оформление и выдача банковских карт и осуществление контроля за

проведением операций по банковским картам;

• составление отчетности для руководства;

Отдел внутреннего контроля. Функции отдела:

• осуществляет контроль (ревизию) за работой подразделений (отделов);
• составление отчетности для руководства.

Отдел кадров. Функции отдела:

• учет кадров, приемом и увольнением работников, учетом рабочего времени;
• осуществление контроля за отпусками, трудовыми книжками, больничными, воинским учетом;
• составление отчетности для руководства.

Экономический отдел. Функции отдела:

• планирование экономической деятельности банка;
• осуществление контроля за плановыми показателями;
• составление отчетности для руководства.

Юридический отдел. Функции отдела:

• решение юридических вопросов;
• отстаивание интересов банка в суде;
• составление отчетности для руководства.

Совокупность  всех описанных выше отделов составляет организационную структуру Кураманаевского  отделения Сбербанка России.

Организационная структура управления Курманаевского отделения Сбербанка России это линейная структура c элементами штабной, так как в ней явно прослеживается скалярная цепь начальников и четкость вертикальных связей подчинения, однако, в ней так же присутствуют горизонтальные консультирующие связи, что говорит о схожести данной структуры со штабной. Основное их отличие – отсутствие консультирующих органов, как самостоятельных единиц. Здесь, консультирующие связи носят неформальных характер, а не являются частью служебных обязанностей того или иного отдела.

В зависимости  от того, как на предприятии выстроена  иерархия подчинения одного начальника другому, можно выделить соответствующие уровни управления.

Этап 2: характеристика уровней управления в Курманаевском отделении Сбербанка России.

В организационной  структуре Курманаевкского отделения  сбербанка России можно выделить три основных уровня управления: высший, средний и низший.

Высший  уровень управления формируется  из управляющего банком.

 

Задачи, которые обязан выполнять высший уровень можно сформулировать следующим  образом: 

• Руководство в соответствии с действующим законодательством управляет производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.
• Организация работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений и производственных единиц, направление их деятельность на развитие и совершенствование организации.
• Организация деятельность предприятия на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно-обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг).
• Прием мер по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды.
• Обеспечение правильного сочетания экономических и административных методов руководства, единоначалия и коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и материальных стимулов повышения эффективности производства, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива, выплату заработной платы в установленные сроки.
• Совместно с трудовыми коллективами и профсоюзными организациями обеспечивать на основе принципов социального партнерства разработку, заключение и выполнение коллективного договора, соблюдение трудовой дисциплины, способствование развитию трудовой мотивации, инициативы и активности рабочих и служащих предприятия.
• Решение вопросов, касающихся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия, в пределах предоставленных управляющему законодательством прав, поручение ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам.
• Обеспечение соблюдение законности в деятельности предприятия и осуществлении его хозяйственно экономических связей.
• Соблюдение требований охраны труда, установленные законами и иными нормативными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда.
• Защита имущественных интересов в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления.

В  средний уровень управления входят начальники отделов, таких как: отдел бухгалтерского учета и отчетности, отдел обслуживания юридических и физических лиц, отдел ценных бумаг, отдел валютных и неторговых операций и другие отделы.

В обязанности  среднего уровня управления входят: контроль за деятельностью менеджеров низшего уровня, предоставление отчетности высшему руководству, донесение задач и распоряжений от руководства к подчиненным.

Начальники  среднего уровня управления непосредственно  подчиняются управляющему банка  и его заместителю, то есть высшему  уровню. В свою очередь среднему уровню управления непосредственно  подчиняются менеджеры секторов, которые формируют низший уровень  управления.

Главными  обязанностями низшего уровня управления являются контроль за деятельностью  сотрудников банка, предоставление отчетности высшему руководству, донесение  задач и распоряжений от руководства  к исполнителям. 

Между высшим и низшим уровнями нет прямой взаимосвязи, все распоряжения и  приказы проходят через смежный  средний уровень. На рисунке 2.2.1 представлена схема коммуникаций между уровнями управления в Курманаевском отделении Сбербанка России.

 

 

 

    - прямая связь;          -  косвенная связь;

       

Рисунок 2.2.1 – Структурная схема коммуникаций между уровнями управления в Курманаевском отделении Сбербанка России.

 

Из  рисунка 2.2.1 видно, что коммуникация в Курманаевском отделении

Сбербанка России выстроена наилучшим  образом и представляет собой  упрощенную организационную структуру  управления.

Сложность коммуникаций между уровнями управления определяется загруженностью каждого  из руководителя. Можно сказать, что  с увеличением числа подчиненных, количество связей увеличивается и, соответственно, коммуникация затрудняется. Оптимальное число подчиненных  у одного начальника описывается  при помощи норм управляемости.  

Этап 3: сравнительный анализ организационной структуры Курманаевского отделения Сбербанка России с нормами управляемости.

Для выявления недостатков организационной  структуры управления Курманаевского отделения Сбербанка России необходимо произвести оценку некоторых из ее свойств.

Для начала сравним взятую нами организационную  структуру с требованиями по нормам управляемости. Норма управляемости - количество подчиненных работников, приходящихся на одного руководителя. Для руководящих должностей в подразделениях могут применяться следующие значения показателей нормы управляемости:

• при значительном объёме нестандартных работ требующих высокой квалификации сотрудников — 5-7 человек;
• в подразделениях с устоявшимися стандартизованными процедурами — 10-12 человек;
• для стандартизованных типовых работ (управление рабочими в цехах и т. п.) — 15-17 человек.

Сбербанк России можно считать  предприятием с устоявшимися стандартизованными процедурами (например, выдача кредитов, проверка документов клиента, выдача банковских карт и т.д.), и поэтому мы можем сделать вывод о нарушении норм управляемости, так как управляющему банка непосредственно подчиняется 14 сотрудников что, некритически, но, превышает норму на 2 человека. Для подтверждения нашего вывода необходимо воспользоваться формулой по расчету занятости аппарата управления. Расчет будет производиться по формуле:

 

,                                                     (1)

 

где ЧАУ – численность аппарата управления,

       ЧПР – численность персонала.

 

Норма K_з = 0.03 - 0.06. В нашем случае , что превышает норму.

Необходимо  заметить, что у менеджеров среднего и нижнего уровня управления в  подчинении находится персонал численностью от 1 до 6 человек, что так же не соответствует  нормам управляемости. Для проверки  наших выводов необходимо воспользоваться формулой 1. Здесь . Расчет произвели для отдела инкассации, так как у главы этого отдела наибольшее число подчиненных относительно других управленцев среднего и низшего уровней.

Еще одна проблема организационной структуры  Курманаевского отделения сбербанка  России связанна с отсутствием заместителя  у управляющего банком и у начальников  некоторых отделов, таких как:

• отдел валютных и неторговых операций;
• отдел кадров;
• отдел банковских карт;
• юридический отдел.

Следствием  данной проблемы является возложение обязанностей по управлению отделами, начальники которых не могут выполнять  свои функции в силу обстоятельств (болезнь, отпуск, командировка и т.п.), на руководителей других отделов. В случае отсутствия управляющего банком его функции переходят к руководителю кредитного отдела. Все это влечет за собой излишнюю перегруженность сотрудника, на которого возлагаются обязанности, следствием чего могут быть, во-первых, задержки в принятии управленческих решений, во-вторых, появляется вероятность принятия неправильных решений в силу некомпетентности сотрудника во вверенных ему делах и, в-третьих, будет наблюдаться отклонение от выполнения новых обязанностей, так как они возлагаются на сотрудника временно и чувство ответственности при этом не возникает. Так же, задержка в принятии управленческих решений может возникать в том случае, когда начальник отдела, не имеющий заместителя, находится в отпуске (или в командировке) и, для того что бы связаться с ним и получить приказ к действию, уходит много времени.

При значительных отклонениях организационной  структуры он нормы, принятие неправильных управленческих решений становится частым явлением, следствием чего может  происходить постоянная смена сотрудников, то есть будет появляться «текучесть кадров», явление, играющее отрицательную роль для организации. 

Этап 4: анализ текучести кадров в Курманаевском отделении Сбрербанка России.

Такое понятие как «текучесть кадров»  в Курманаевском отделении сбербанка  России за последние 3 года наблюдалось. Для того чтобы убедиться в  этом, воспользуемся формулой расчет индекса стабильности персонала:

 

 * 100%,     (2)

 

где И - индекса стабильности персонала.

 

В приложении Б были найдены необходимые, для  формулы (2), переменные: общее количество уволившихся и принятых сотрудников за 2008, 2009 и 2010 года, а так же средняя численность персонала за эти же периоды. Необходимые расчеты представлены в таблице 2.2.1. Следует отметить, что штат банка составляет 62 человека.

 

Таблица 2.2.1 - Расчет текучести кадров в Курманаевском отделении Сбербанка России за период 2008 – 2009 г.

2008 год	2009 год	2010 год

 

Из  результатов таблицы видно, что  при норме И = 5 - 13%, показатели Курманаевского отделения Сбербанка России находятся в пределах допустимого.

Этап 5: выявление неполноты и дублирования функций в Курманаевском отделении Сбербанка России.

На  этом этапе нам необходимо рассчитать следующие коэффициенты:

• коэффициент неполноты функции К_нф, который рассчитывается по формуле:

 

,                                                 (3)

 

где R_н – количество функций, не закрепленных ни за каким подразделением,

      R_общ – общее количество функций.

 

Норма К_нф = 0.

• коэффициент дублирования функций К_др, который рассчитывается по формуле:

 

,                                                (4)

 

где R_d – количество функций, закрепленных за несколькими подразделениями,

     R_общ – общее количество функций.

 

Норма К_др = 0.

Функции банка описаны в пункте 2.1 данной курсовой работы и их общее количество R_обз = 10. Согласно нормативным документам банка (положение об отделах, положение об организационной структуре и др.) количество функций, не закрепленных ни за каким подразделением R_н и количество функций, закрепленных за несколькими подразделениями R_d равно нулю. На практике все эти равенства полностью подтверждаются.