Министерство  образования и науки РФ

Федеральное агенство по образованию

Бугульминский филиал ГОУВПО

Казанский государственный технический университет  имени А.Н. Туполева

Кафедра гуманитарных и социально-экономических  дисциплин 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Проблемы  оптимального использования рабочего времени. Принципы Парето и Эйзенхауэра. 
 
 
 

                                   
 
 
 

            
 

                              Курсовая по дисциплине 

                              Менеджмент

                        Студентки группы

  Гуманитарного факультета по   Специальности

«Менеджмент организации» 
 
 
 

Бугульма  2010 
 

 

      

      Содержание.

      Введение.                                                                                                                           3   

      1. Проблемы оптимального использования рабочего времени.                                   4        

      2.Эффективная  работа с подчиненными.                                                                      11                

      3. Принципы Парето и Эйзенхауэра.                                                                             14                    

      Заключение.                                                                                                                      18                      

      Список  используемой литературы.                                                                                19                     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Введение.

      Есть  важнейший жизненный ресурс, данный каждому, но используемый нами с различной отдачей. Причем от эффективности его использования в значительной степени зависит успех в жизни. Этот ресурс – время.

      Началом признания управления наукой и самостоятельной  областью исследований считается 1911 г., когда Фредерик У. Тейлор опубликовал свою книгу «Принципы научного управления». Но главной силой, которая подстегнула интерес к управлению еще раньше, была промышленная революция в Англии. Необходимость выделения управленческой деятельности в отдельную функцию возникла в конце XIX – начале XX веков. Идея о том, что управление само по себе может внести значительный вклад в развитие и успех организации, впервые зародилась в Америке. Именно в этот период началось формирование некоторых приемов организации производства, которые позволяли повысить его эффективность. Но в то время управление не рассматривалось как самостоятельная сфера деятельности, а считалось неким вспомогательным средством, позволяющим улучшить работу.

      Как  часто доводилось наблюдать, что  люди с одинаковыми способностями (и прочими равными стартовыми условиями) добиваются в жизни совершенно несравнимых успехов лишь только потому, что один из них стремился максимально использовать главный жизненный ресурс – время, а у других время расходуется бездарно.

      Высокая личная организованность есть один из важнейших факторов преуспевания. Планирование рабочего дня является хорошим приемом для повышения производительности труда.

      В настоящее время существует много  рекомендаций по планированию рабочего дня в общем и относящихся  к отдельным профессиям в частности. Итак, давайте рассмотрим рекомендации оптимального использования рабочего времени. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.Проблемы оптимального использования рабочего времени. 

      Проблемы  оптимального использования рабочего времени изначально исходят от проблемы организации рабочего дня руководителя.

      Пытаясь эффективно организовать свой рабочий  день, руководитель сталкивается с  определенными проблемами. В течение  рабочего дня руководителю необходимо выполнить огромное количество разнообразных работ в очень напряженном темпе.

      Проблема  № 1: управленческий цикл не имеет завершения

      Работа  руководителя отличается от обязанностей, например, рабочего на производстве, который  должен просто выполнить дневную  норму выработки, после чего спокойно может идти домой. Работа руководителя, особенно высшего звена, не имеет четкого завершения, ему приходится отслеживать ситуацию и принимать решения практически постоянно, в связи с этим он всегда чувствует, что должен сделать что-то еще. При переработке информации руководитель вынужден отсеивать менее важную, с его точки зрения, информацию, что иногда приводит к потере и нужных сведений.

      Проблема  № 2: информационные перегрузки

      Весьма  актуальной для менеджеров является и проблема информационных перегрузок. Элвин Тоффлер в книге «Шок будущего» пишет: «Вполне может случиться так, что волны информации, захлестывающие восприятие, могут заметно подавить способность думать и действовать у руководителей, терзаемых необходимостью принимать неотложные, непрерывные, срочные решения».

      Проблема  № 3: переработка информации

      Руководитель, поглощенный переработкой поступающей  информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, просто не в состоянии  эффективно реагировать на все сообщения. Чтобы преодолеть все эти трудности и проблемы, чтобы у руководителей к концу рабочего дня не оставалось ощущения, что, проделав огромную работу, он так и не сделал главных, наиболее срочных дел. Всем руководящим работникам необходимо проводить анализ использования своего рабочего времени.

      Существует  несколько признаков, которые указывают  на то, что руководитель испытывает трудности с использованием и  распределением своего времени.

      1. Не имеется детального расписания  работ на предстоящий день  – когда руководитель неясно  представляет себе, что именно необходимо сделать сегодня, какие дела являются важными и неотложными, а какие могут подождать, какова очередность предстоящих дел.

      2. Руководитель постоянно запаздывает  с ответами на деловые письма  – когда менеджер никак не  может сосредоточиться на просмотре корреспонденции и, едва взявшись за очередное письмо, тут же отвлекается на какое-то другое занятие.

      3. Менеджер часто сталкивается  с мелкими помехами в работе  – когда его то и дело  тревожат то телефонные звонки, то неожиданные посетители, и он стремится сам решать все сиюминутные проблемы, даже если они не обладают большой значимостью и их решение можно перепоручить кому-то другому.

      4. Руководителю часто приходится  решать задачи за своих подчиненных  и выполнять их работу –  когда менеджер не желает передавать свои полномочия другим сотрудникам, считая, что лучше и надежнее будет, если он сделает эту работу сам и, не замечая, что потери во времени обходятся ему гораздо дороже, чем предполагаемые потери в качестве, которые зачастую существуют только в его воображении.

      5. При выполнении поручений высшего  руководства часто возникают  проблемы со временем – когда  менеджеры среднего звена, не  умея рационально организовывать  свое время, слишком поздно  приступают к выполнению поручений  высшего руководства, в результате чего возникает боязнь не успеть к сроку и приходится торопиться и работать в авральном режиме.

      Причины, вызывающие нехватку времени в работе менеджеров, можно подразделить на внешние и внутренние.

      Внешние причины.

      Внешние причины дефицита времени обусловлены воздействиями окружающей среды и не зависят от личных качеств и способностей руководителя. Сюда в первую очередь относятся следующие:

      1.Нагромождение  работ

      Такая проблема возникает, когда руководитель стремится делать всю работу сам  и часто за выполнением мелких и незначительных дел не успевает заняться наиболее важными. Это говорит о том, что он не имеет представления о степени важности работ, не занимается установкой приоритетов и разбивкой задач на более и менее значимые. Помочь в этом случае может анализ и постоянное сопоставление данной, конкретной работы, которую необходимо выполнить, с конечными, стратегическими целями организации. Такое сопоставление наглядно покажет, какие задачи связаны с решением ключевых вопросов и поэтому должны быть выполнены только руководителем, а какие не имеют глобального значения и могут быть поручены другим сотрудникам организации.

      2.Неэффективный  информационный обмен.

      Если  система коммуникаций на предприятии  продумана плохо, руководителю приходится тратить дополнительное время на получение необходимой информации. Плохо продуманная система коммуникаций всегда отрицательно сказывается на качестве и своевременности выполнения работ. Руководителям организаций, в которых существует подобная проблема, необходимо пересмотреть схему движения информационных потоков внутри организации и более четко определить, с какими именно блоками информации должно работать каждое конкретное подразделение фирмы.

      3.Слабая  мотивация труда

      На  предприятиях, где высшее руководство  не заботится о создании системы стимулирования труда, как правило, традиционно низкая производительность. Менеджеры среднего и низового уровней не стремятся сделать свою работу эффективной, работают с прохладцей, что в результате порождает несвоевременное выполнение производственных заданий и хроническую нехватку времени.

      Выходом из этой ситуации будет разработка мероприятий, направленных на усиление мотивации у сотрудников предприятия, с учетом того, что мотивом для  повышения эффективности труда  может быть не только материальное поощрение, но и перспективы карьерного роста.

      Внутренние  причины.

      Внутренние  причины дефицита времени зависят  от характеристик личности руководителя, таких как организованность и  самодисциплина, особенности темперамента, склонность к самоанализу, умение признавать свои ошибки. Среди таких причин можно выделить следующие:

      1.Постоянная  спешка.

      Иногда  руководителям кажется, что чем  чаще они будут демонстрировать  нехватку времени, тем значимее будет  выглядеть их персона в глазах подчиненных. Но на самом деле это самообман, и в современных организациях, где основная часть работников имеет достаточно высокий уровень образования, такая тактика давно уже не проходит.

      Руководитель, постоянно спешащий и никуда не успевающий, создает у своих подчиненных нервозность, заставляя и их в свою очередь спешить, что в результате может привести к ошибкам в работе и негативно сказаться на общих результатах деятельности предприятия. «Поспешай медленно» – гласит народная мудрость. Заранее продумав распределение дел в течение рабочего дня, менеджер избавит себя от необходимости брать работу на дом и, сделав свой график более сбалансированным, сможет одинаково полноценно отдыхать и трудиться.