Повышение эффективности документооборота ВУЗа

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Самарский государственный аэрокосмический университет имени академика С.П. Королева (национальный исследовательский университет)"

Факультет экономики и управления

Кафедра менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

 
 
Курсовой проект по дисциплине «Исследования  систем управления»

Тема: «Повышение эффективности документооборота ВУЗа (на примере СГАУ)».

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Выполнил:  студент    

гр.№746 Татаринцев В.О.

Проверил: Целин В.Е.  
 

Самара 2011 

Оглавление

Введение 3

Глава 1. Обзор  системы докуметооборота…………………………………………………..5

1.1 Описание проблемы 5

1.2. Обзор методики анализа системы электронного документооборота 7

1.3. Обзор современных систем управления электронным документооборотом 8

Глава 2 . Исследование системы  обработки документов деканата. 13

2.1 Описание деканата 7 факультета 13

2.2 Анализ проблем системы  документооборота 15

2.3 Оценка эффективности системы документооборота 18

Глава 3. Совершенствование существующей системы с помощью рассмотренной технологии 20

3.1 Предложения по совершенствованию 20

3.2. Описание предлагаемого процесса документооборота 20

3.3. Анализ эффекта от внедрения системы 24

Заключение 26

Список литературы 28

Приложение 29

 

 

Введение

В последние несколько лет Информационные технологии развиваются очень активно  и получают все более широкое  распространение и применение. Это  связано с тем, что объем информации, которая обрабатывается и используется предприятием в процессе его функционирования постоянно возрастает, а текущая информация обновляется.

В наши дни трудно представить себе предприятие, которое обошлось бы без  Информационной системы, которая должна облегчить работу персонала организации. Это касается не только тех Информационных систем, которые предназначены для управления предприятием в целом, но и Информационных Систем Управления Документооборотом организации, которые предназначены для перевода всей документации организации в электронный вид, что повышает удобство обработки документов, а также повышает эффективность функционирования предприятия, посредством уменьшения времени, необходимого для оформления и обработки документов. Автоматизация документооборота позволяет вывести организацию на новый уровень развития, а также повысить уровень материально – технического оснащения организации. Исходя из реалий нашего времени, можно сделать вывод о том, что традиционная форма ведения документооборота устарела и должна быть заменена на систему электронного документооборота (СЭД).[5]

Целью данной работы является анализ существующей системы управления документооборотом и поиск технологий, способствующих ее усовершенствованию.

В данном курсовом проекте:

• проведен обзор современных технологий (СЭД);
• рассмотрена система документооборота деканата 7 факультета, с помощью причинно-следственной диаграммы Исикавы  выявлены первопричины снижения качества и скорости обслуживания, разработаны основные параметры эффективности системы;
• разработана система повышения эффективности документооборота ВУЗа (на примере деканата 7 факультета «экономики и управления» СГАУ);
• проанализирована (СЭД) после внедрения рассмотренных технологий, проведен анализ ее эффективности.

Курсовая  работа состоит из введения, главы  первой, главы второй, главы третьей, заключения, списка использованной литературы и приложений. 

Глава 1. Обзор  системы документооборота

1. Описание  проблемы

Документооборот в учебном заведении  изобилует специализированными  формами исходящих и внутренних документов. Поскольку объем информации, который используется в процессе функционирования  постоянно увеличивается, а текущая информация часто изменяется, то персоналу, ответственному за ведение документооборота приходится вносить и изменять новые данные в соответствующие документы вручную, что отнимает много сил и времени, что негативно сказывается на эффективности работы, ухудшая ее. Кроме того, ведение документооборота традиционным способом ухудшает качество обучения студентов, поскольку в документооборот вовлечен не только административно – управленческий аппарат, но и преподаватели, на которых ложится дополнительная нагрузка, связанная с оформлением документов и предоставления необходимых отчетов руководству. В связи с вышесказанным есть необходимость модернизации системы документооборота, посредством перевода ее на электронную основу, что в дальнейшем позволит полностью отказаться от традиционной формы обработки документов.[5]

В данном курсовом проекте  рассматривается деятельность структурного подразделения СГАУ – деканат 7 факультета «экономики и управления», занимающийся организацией учебного процесса. В связи с отсутствием в нём СЭД, возникают проблемы с поиском нужных документов, таких как «хвостовки», ведомости, списки групп, либо информация о конкретном студенте, становиться насущной проблема захламлённости рабочего места кипой бумаг и конечно же появляются некоторые сложности в размещении и хранении документации. Всё это замедляет работу отдельных сотрудников и деканата в целом.

В такой ситуации более эффективная работа столь важного подразделения возможна только после подробного анализа существующих проблем рассматриваемого бизнес-процесса, кардинального изменения системы приема и обработки документов. Данная система должна быть чувствительна к изменению объема поступающих документов и должна эффективно распределять имеющиеся в распоряжении человеческие и материальные ресурсы.

Для решения данных проблем  предлагается сначала рассмотреть способы анализа возникших проблем и пути их преодоления, а затем рассмотреть их применение на практике.

1.2. Обзор методики анализа системы электронного документооборота.

При проведении анализа проблем и поиска решений, так или иначе, рассматриваются причины их возникновения. Для построения логической цепи и выявления "причино-следственных” связей между событиями используется широкий набор инструментов. Одними из наиболее часто употребляемых из них являются: диаграмма рыбы, диаграмма связей и диаграмма сродства (affinity diagram). В данном курсовом проекте анализ системы проводится с помощью диаграммы Исикавы (Диаграмма рыбы)

 

Диаграмма Исикавы

Диаграмма Исикавы или причинно-следственная диаграмма (иногда ее называют диаграмма «рыбья кость») – применяется с целью графического отображения взаимосвязи между решаемой проблемой и причинами, влияющими на ее возникновение, она дает возможность выявить ключевые параметры процессов, влияющие на характеристики изделий, установить причины проблем процесса или факторы, влияющие на возникновение дефекта в изделии.

Построение  диаграммы начинается с формулировки проблемы – "голова рыбы”. От нее  выстраивается горизонтальная линия к которой стрелками присоединяют основные причины (первопричины, первичные факторы) – "ребра”. Последние, в свою очередь являются следствием других причин – вторичных. Вторичные причины являются следствием третичных и т.д. Анализ не ограничен по глубине, но следует принять во внимание, что уже по достижении четвертого уровня комплексность схемы мешает ее пониманию.[1]

Рисунок 1. Диаграмма Исикавы

Далее, после выявления  первопричин возникновения проблем  необходимо выявить те первопричины и те последствия несоответствия, которым нужно уделить наибольшее внимание. Для ранжирования причин и оценки тяжести последствий удобно использовать анализ FMEA (Failure Mode and Effects Analysis).

FMEA (Failure Mode and Effects Analysis)

FMEA - это процедура, с помощью которой проводится анализ всех возможных ошибок системы и определения результатов или эффектов на систему с целью классификации всех ошибок относительно их критичности для работы системы.

Суть  методики FMEA состоит в идентификации  всех потенциально возможных ошибок или отказов системы (процесса или  продукта). Этот процесс основан  на составлении списка всех возможных  отказов с последующим его  анализом и последующей числовой оценкой.

Составив  список всех возможных ошибок, а  также последствий их возникновения FMEA-команда оценивает каждый отказ  по трем критериям: значимости или критичности  отказа (S); частоте возникновения  данного дефекта (О); и возможности  обнаружения на предприятии-изготовителе (D).

В руководстве «Анализ видов и  последствий потенциальных отказов. FMEA: Справочное руководство. „Крайслер  Корпорэйшн“, „Форд Мотор Компани“, „Дженерал Моторс Корпорэйшн“» приведены  рекомендуемые 10-балльные шкалы оценок для указанных трех критериев. (Приложение 1)

Впоследствии высчитывается обобщенный показатель — приоритетное число риска (ПЧР), равное произведению трех упомянутых балльных оценок (ПЧР = S*O*D).

ПЧР может  принимать значения от 0 до 1000 и обычно сравнивается с установленным критическим  значением.[2]

1.3. Обзор современных систем управления электронным документооборотом

Сегодня на рынке  Информационных Технологий существует множество программ для создания эффективной системы электронного документооборота в организации. В данном курсовом проекте я хочу уделить особое внимание одной из них, которая сделана специально для ВУЗов – WSS Docs.

Программа WSS Docs поможет эффективно планировать и организовывать образовательную, административную и управленческую деятельность.

Инновационная программная система позволяет  удобно регистрировать, обрабатывать и хранить любые документы, связанные  с повседневной деятельностью организации, с обслуживанием научных подразделений, довузовских отделений и других структур.

Программа WSS Docs может полностью подстраиваться под нужды вуза. 
Электронная система документооборота необходима для регистрации заявлений от абитуриентов, студентов, аспирантов, преподавателей. Благодаря новой программе ни один документ не будет потерян. Программа WSS Docs подходит для регистрации бумажной документации, веб-страниц, файлов различного формата, электронной почты.

Благодаря новой системе упрощается персонифицированный  учет, процесс зачисления, отчисления или восстановления студентов, назначение стипендий и другие организационно-учебные процессы. 
Программа WSS Docs подходит для ведения смешанного документооборота и помогает вести оперативный учет в деканате, аспирантуре, ректорате. Сотрудникам больше не придется заниматься перекладыванием бумажек, электронная система позволяет учитывать месторасположение оригинальных документов. Легко настраиваемый поиск помогает в считанные секунды отыскать нужную информацию. 
Программа WSS Docs способна охватить все деловые процессы, которые происходят в образовательном учреждении.

Программа может использоваться для планирования и организации учебной деятельности, формирования учебной нагрузки, для  контроля за успеваемостью, для формирования зачетных и экзаменационных документов. Дополнительные преимущества программы WSS Docs - это простой интерфейс, система настраивается без привлечения программистов, простота использования, контроль за исполнительной дисциплиной, информационная безопасность, сохранение истории изменения документа, резервное копирование, возможность задавать маршрут для каждого документа и многое другое.

Технические характеристики

• Хранение и обработка до 50 млн. документов
• Время отклика системы на действия пользователя системы < 1 сек.
• Работа в территориально-распределенной среде

Технические требования

• SharePoint любой из версий:
• SharePoint Foundation 2010 (бесплатная платформа, входит в состав Windows
• Server 2008) либо;
• SharePoint Server 2010;
• SharePoint Server 2007;
• WSS 3.0.
• SQL Server 2008 Standard и выше;
• Windows Server 2008 Standard и выше.

Система реализована на платформе MS SharePoint

• Интеграция с продуктами Microsoft, в т.ч. Office, Active Directory.
• Полное использование платформы SharePoint. Возможность тесной интеграции с порталом на SharePoint.
• Снижение издержек на администрирование системы, т.к. SharePoint является

частью Microsoft инфраструктуры.

Простота в использовании

Система обладает простым и интуитивно понятным интерфейсом.

• Простые и понятные карточки документов. Принцип «минимизации кликов».
• Простые и функциональные интерфейсы работы со списком документов (как архивных, так и текущих). Персонализированные интерфейсы (личный кабинет).
• Понятное передвижение документы по процессу, отслеживание статуса и истории действий над документом.
• Контроль корректного заполнения информации.

 

Рисунок 2. Главная страница системы

 

 

По первым буквам фамилии осуществляется мгновенный поиск сотрудников и  студентов.

 

Рисунок 3. Мгновенный поиск

 

В поле «Иерархия документов» в  карточке любого документа, пользователь может

просмотреть и перейти на связанные  с данным документом, документы.

Рисунок 4 . Ссылки на связные документы

 

Модуль «учёт обращения граждан» позволяет регистрировать предложения  сотрудников или студентов, обрабатывать их,