Повноваження. Делегування повноважень

Миколаївський факультет менеджменту  і бізнесу

Київського  університету культури 
 
 
 
 
 
 

Реферат на тему :

Повноваження. Делегування повноважень  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Виконала:

Студентка групи ДМ-58

Мінасян Арміне 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Миколаїв 2010

 

Зміст 

 

Вступ

Делегування: сама суть.

Цю управлінську дію багато менеджерів небезпідставно вважають секретом. Хто уміє її здійснювати, той частіше за інших досягає  успіху в управлінській діяльності. Менеджер, який їм володіє, має всі  підстави називатися хорошим організатором: він не просить посад - їх йому пропонують. Володарі «секретної зброї» в значній мірі спіткали секрет кар'єри. Управлінська дія, про яку йдеться, називається делегуванням. 

Делегування - це така організація роботи, при  якій керівник розподіляє між підлеглими конкретні завдання. Можна сказати і інакше: делегування є передача підлеглому завдання або дії, яку повинен здійснити керівник, разом з необхідними для цього повноваженнями. 

Делегування - дія, абсолютно необхідне. Хоче керівник або не хоче, подобається йому чи ні, уміє він або не уміє - делегувати вимушує життя. Можна сказати, що це - об'єктивна необхідність. Якщо керівник уміє розподіляти між підлеглими конкретні завдання, значить, він опанував однією з основних заповідей управлінця: «Не я повинен підкорятися роботі, а робота повинна підкорятися мені». Чому делегування є необхідним? Щонайменше з двох причин: 

Щоденний  об'єм роботи, яку належить виконати керівникові, завжди перевищує його фізичні і тимчасові можливості: щодня він повинен робити більше, ніж може, і це нормально. А доручення справ, завдань своїм підлеглим дозволяє керівникові виконати більший об'єм роботи.  

Природно, що підлеглий здатний робити якусь  роботу або справитися з яким-небудь завданням краще, ніж шеф. Цього не слід боятися, а слід заохочувати.  
1.Повноваження. Делегування повноважень.

1.1.Повноваження  – обмежене право використовувати матеріальні, фінансові, трудові та ін. ресурси підприємства і спрямовувати зусилля підлеглих працівників на виконання встановлених завдань. 

Повноваження  є обмеженим правом використовувати  ресурси організації і направляти зусилля деяких її співробітників на виконання певних завдань. 

                                                   

Ідея  цієї системи проста - йдеться про  представлення працівникам певної свободи дій в рамках даного завдання і періодичного контролю. Суть делегування полягає в тому, що керівник надає підпорядкованим свободу дій в рішенні тих або інших питань, спеціальних завдань, тобто передає їм частину своїх повноважень, при цьому всю відповідальність, як правило,  продовжує нести цей керівник. Зазвичай делегуються: спеціалізована діяльність, рутинна робота, приватні питання діяльності, підготовчі роботи (проекти і т.п.).  Не підлягають делегуванню: постановка цілей, ухвалення рішень по виробленню політики підприємства, контроль результатів і т.п., завдання особливої важливості, завдання високого ступеня ризику, незвичайні, виняткові справи, актуальні, термінові справи, що не залишають часу для пояснення і повторної перевірки.

Гідність  делегування повноважень полягає, перш за все, в тому, що воно сприяє формуванню в колективі атмосфери творчої  праці. Працівник, якому делеговані певні повноваження, отримує самостійну ділянку і відповідає перед своїм  керівником за нього (на нього покладається певна відповідальність), що саме по собі є мобілізуючим чинником.  

Відповідальність  є зобов'язання виконувати наявні завдання і відповідати за їх задовільний  дозвіл. Під зобов'язанням ми розуміємо  те, що від індивіда очікується виконання конкретних робочих вимог, коли він посідає певну  

посаду  в організації. Відповідальність означає, що працівник відповідає за результати виконання завдання перед тим, хто  передає йому повноваження. 

Незалежно від рівня відповідальності підлеглого, керівник повинен поважати його положення. Делегування відповідальності і повноважень - і пошана до людей, яким вони передаються, - є одним з якнайкращих способів підняти моральний дух, збільшити інтерес до роботи і організувати злагоджену команду.

У такому трудовому процесі можна виявити  і підготувати умілих менеджерів. Працівник, якому делеговані повноваження, дістає реальну можливість повною мірою  проявити свої професійні і організаторські  здібності, набути певних навичок, необхідних для керівника. А також делегування повноважень задовольняє потреба працівників в свободі дій, благотворно позначається на збільшенні їх творчого потенціалу. Довіра і приваблива робота викликають позитивні емоції, сприяючі високій працездатності. 

1.2. Делегування повноважень.

«Ніколи не роби сам те, що можуть зробити  твої підлеглі»

З рекомендацій керівним працівникам компанії «Дженерал  Моторс» 

Навіщо  на делегувати?

Щоб відповісти на це запитання, спробуємо с початку  дати собі відповідь на наступні:

• Чи часто ви працюєте довше, ніж інші?
• Чи доводиться вам проводити частину свого робочого часу, роблячи за інших те, що вони могли б зробити самі?
• Чи накопичуються у вас незавершені справи?
• Чи часто вам буває важко укластися в строк?
• Чи доводиться вам більше розбиратися в деталях, чим займатися плануванням і супервізією?
• Чи є у вас справи, які ви любите робити самі, хоча їх цілком могли б зробити інші?
• Чи стараєтеся ви не передавати повноваження іншим співробітникам, оскільки випробовуєте недовіру до їх здібностей?

ЯК  МИ ВИТРАЧАЄМО ЧАС?

Матриця управління часом

Таблиця1.2.1.

Розглянемо  деякі припущення, завдяки яким ми ухиляємось делегування:

• Нездатність або небажання ослабити контроль;
• Бажання справляти враження зайнятої людини;
• Побоювання втратити цінність в очах керівництва;
• Страх, що співробітник помилився і підведе вас;
• Подобається виконувати певну роботу;
• Ніколи пояснювати, простіше зробити роботу самому.

 

Навіщо  ж нам потрібне делегування:

• Вивільняємо час для більш важливої діяльності;
• Делегування сприяє розвитку і мотивації співробітників;
• Делегування стимулює розкриття здібностей (ініціативності і компетентності);
• Тому, що інші можуть щось робити краще ніж ми.

Після того, як ми розібралися з необхідністю делегувати, визначимо типи обов'язків, які ми можемо делегувати підлеглим, а які не маємо права:

Таблиця1.2.2. 
 
 
 

Кроки делегування:

• Точно визначите завдання і її рамки. Запитаєте себе: що я хочу досягти в результаті делегування?
• Виберіть відповідну людину.
• Повідомте його про наступне:

- сенс  і мета завдання

- факти,  що стосуються завдання

- порівняльну  значущість завдання

- допустиму  свободу

• Перевірте розуміння, попросіть переказати.
• Забезпечте підтримку:

- заохочення

- допомога 

Помилки делегування

На закінчення ми хотіли б зупинитися на аналізі  деяких типових помилок при делегуванні. Знання їх може допомогти вам виробити свій власний стиль делегування  і розібратися в тому, як можна  його поліпшити. 

Невміння інструктувати. Від того, як підлеглий зрозумів вказівку, залежить, чи справиться він з своїм завданням. 

Інструктаж:

• показує значущість, важливість і відповідальність справи, що доручається, і тим самим настроює співробітника на якісне рішення, на серйозне відношення до справи;

 

• дозволяє  уникнути спокуси пояснити невдачу  тим, що «мене погано проінструктували».

Фіктивне  делегування. Це ситуація, коли делегуються ті завдання, функції і повноваження, які підлеглі мають через їх посадові обов'язки. Для того, щоб цього не трапилося і ви своїми діями не дискредитували себе, перш ніж делегувати, ознайомтеся з посадовими обов'язками співробітників. А якщо таких немає, розробіть їх. Це корисно і навіть необхідне з багатьох точок зору. Дивно, але факт: багато співробітників погано знають (або знають лише у загальних рисах) свої посадові обов'язки. Про організацію праці в такому колективі навряд чи можна говорити серйозно.  

Помилка у виборі делегата. Від цієї помилки ніхто не застрахований, проте дотримання правил делегування зведе можливість і наслідки цієї помилки до мінімуму. 
2.Мотивація. Поняття та її сутність. Прийоми мотивації.