Планирование личной работы руководителя

     Планирование  позволяет обеспечить рациональное использование времени, достичь  поставленных целей с возможно меньшим  расходом времени.

     Практика  показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит к  сокращению времени на решение непосредственно управленческих проблем.

     Далее рассмотрим, как наиболее рационально  организовать рабочий день с тем, чтобы максимально эффективно использовать свои возможности и временные  ресурсы.

     Все организационные принципы можно  условно разделить на три группы:

     Начало  дня:

     1. Начинать день с позитивным  настроением (для каждого дня  нужно находить какое-нибудь позитивное  начало, т.к. тот настрой, с которым приступаете к предстоящим задачам, имеет немаловажное значение для будущих успехов и неудач).

     2. Хорошо позавтракать и без спешки – на работу (старт с точностью до наоборот очень легко может испортить настроение на целый день).

     3. Начинать работу нужно в одно  и то же время (человек –  пленник привычек, а таким образом  можно приступать к работе  в определенное время дня).

     4. Перепроверка плана дня (это  нужно для того, чтобы переоценить  степень важности и срочности, поставленных накануне целей и задач, т.к. план на день должен быть реалистичным).

     5. В начале – ключевые задачи (начинать нужно с дел, имеющих  больший приоритет).

     6. Приступать без "раскачки" (различные социальные контакты, типа приветствий, обсуждения последних новостей, нужно перенести на менее напряженное время).

     7. Согласовывать план дня с секретарем (т.к. секретарь является важнейшим партнером менеджера, (когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности), то с ним нужно согласовать все сроки, приоритеты, цели, и тогда он будет эффективнее работать и оградит от всех ненужных помех).

     8. Утром заниматься сложными и  важными делами (когда возникнут текущие дела и разного рода отвлечения, уже не получится уделить достаточно времени на важнейшие вопросы).

     Основная  часть дня:

     1. Хорошая подготовка к работе (ею  можно существенно рационализировать  и сэкономить общее рабочее  время).

     2. Влиять на фиксацию сроков (установленные ранее сроки принимаются безоговорочно; но нужно стараться, обговаривая сроки, которые плохо укладываются в собственные планы, приспосабливать их к своим интересам, тем самым получая альтернативные варианты).

     3. Избегать действий, вызывающих обратную реакцию (перепроверяйте все свои акции (согласование сроков, визиты, письма, телефонные разговоры) с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции).

     4. Отклонять дополнительно возникающие  неотложные проблемы (отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит к забвению на более или менее длительное время первостепенных задач, а это влечет за собой дополнительные затраты времени и средств).

     5. Избегать незапланированных импульсивных  действий (импульсивное отклонение от разработанного плана снижает производительность, поскольку не соблюдаются установленные приоритеты).

     6. Своевременно делать паузы / соблюдать размеренный темп (нужно рассматривать паузы не как трату времени, а как подзарядку энергией во время отдыха; но злоупотреблять ими тоже нельзя, может исчезнуть способность к концентрации).

     7. Небольшие однородные задачи  выполнять сериями (необходимо  расправляться с мелочами (телефонные  звонки, "летучки", диктовка писем, чтение корреспонденции), объединяя однородные задачи в блоки).

     8. Рационально завершать начатое  (отвлечение от основной задачи  стоит немало времени, т.к. по возвращении к ней приходится вновь повторять уже проделанное; вследствие такого нарушения систематичности в работе существенно ограничиваются способности к творчеству и решению проблем).

     9. Использовать временные промежутки (не оставляйте незаполненными  незапланированные промежутки времени,  уходящие на ожидания, используйте  их с наибольшей пользой).

     10. Работать антициклично (в течение  более спокойного дообеденного периода старайтесь решать самые важные из запланированных задач; "беспокойный" период используйте для выполнения дел, запланированных "про запас").

     11. Выкраивать спокойный час (необходимо  каждый день резервировать одного  спокойного, или закрытого, часа, в течение которого никто не будет беспокоить – это время для себя; используйте это время для важных, но не срочных, носящих долговременный характер, например для повышения уровня квалификации).

     12. Контролировать время и планы  (наряду с отслеживанием своего времени, необходимо перепроверять свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов).

     Конец дня:

     1. Завершать несделанное (завершение  небольших начатых дел, отсрочка  которых может привести к дополнительным затратам труда, например просмотр корреспонденции).

     2. Контроль за результатами и  самоконтроль (сравнение намеченного  в распорядке дня объема работы  с реально выполненной).

     3. План на следующий день (нужно  разработать план на следующий  день с установлением целей, приоритетов и т.п.).

     4. Домой с хорошим настроением  (нужно радоваться предстоящему  заслуженному отдыху после трудового  дня и не переносить проблемы  на работе в семью).

     5. Каждый день должен иметь свою  кульминацию (в смысле позитивного  образа жизни важно осознать, какое качество и какую ценность имеет каждый день для жизни руководителя; нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем).

     Пять  стадий метода «Альпы»

Метод включает пять стадий:

1) составление  заданий;

2) оценку длительности акций;

3) резервирование  времени (в соотношении 60:40);

4) принятие  решений по приоритетам и перепоручению;

5) контроль (учет несделанного).

     Первая  стадия: составление заданий. Запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день: задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи. Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре "План дня":

 В  — визиты, совещания;

 Д  — делегирование дел;

 К  — контроль;

 П  — в процессе, в деле;

     Вторая  стадия: оценка длительности акций. Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.

     Третья  стадия: резервирование времени про  запас. При составлении плана дня придерживайтесь основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.

     Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению. Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5—6 часов.

     Пятая стадия: контроль и перенос несделанного. Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.

     Чтобы составить хороший план использования рабочего времени, важно точно знать свой бюджет времени и совокупность планируемых задач. Необходимо установить приоритетность дел и строго следовать ей даже в том случае, когда менее важные дела выполняются намного легче и быстрее, чем более важные. При составлении индивидуального плана следует предусмотреть время, необходимое для проведения различных совещаний, обсуждения планов, участия в комиссиях и т.п.; для бесед с коллегами и подчиненными; консультаций с выше- и нижестоящими руководителями; для приема посетителей; участия в собраниях и конференциях; для командировок и т.п.

     Следует выделить строго определенные часы и  дни недели для выполнения регулярно  повторяющихся работ (совещания, разбор почты, прием посетителей). Это даст возможность наладить такой ритм работы, который позволит сэкономить значительное количество времени.

     Личный  план работы должен быть реальным и  неперегруженным. Следует запланировать  соответствующий резерв времени  для непредусмотренных, случайно возникающих  работ (один час в день или полдня в неделю). Время проведения совещаний, конференций, обсуждений, собраний, заседаний должно быть минимальным и в то же время достаточным для обмена информацией. Этому способствует тщательная подготовка мероприятия. Необходимо резервировать часть времени для творческой работы и повышения квалификации.

     Важное  внимание следует уделять организации  отдыха. Регулярные занятия спортом  не только способствуют предотвращению наступления стрессов, но и способствуют сохранению здоровья и поддержанию хорошей физической формы.

     Напоследок  можно сказать следующее: не существует предела самосовершенствованию, не стоит останавливаться на достигнутом, всегда нужно стремиться быть ещё  более организованным, более образованным, знающим, здоровым, счастливым и далее всё то, что вы поставите своей целью. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     Подводя итог данной контрольной работе необходимо отметить, что один из важнейших методологических аспектов рациональной организации труда руководителя - это эффективное управление, организация и использование времени руководителя. А важнейшими аспектами рациональной организации личного труда руководителя являются:

     - значение фактора времени;

     - время и содержание труда руководителя;

     - характер и содержание работы  руководителя;

     - требования к руководителю;

     - типичные ошибки руководителя;

     - причины потерь времени;

     - причины эффективного использования  времени.

     Планирование  личного времени руководителя осуществляется путём четырёх важнейших составляющих управления временем. К ним относятся планирование, реализация плана, мониторинг и контроль, а также взаимодействие с другими людьми. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 

1. Адаир  Дж. Джон Адаир о менеджменте  и лидерстве / Дж. Адаир; под ред. Н. Томаса; – М.: Эксмо, 2007.

2. Ботавина  Р.Н. Этика деловых отношений: Учеб. пособие для студентов, обучающихся по эконом. специальностям / Ботавина Р.Н. – М: Финансы и статистика, 2001.

3. Васильева И.Н., Желнинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд. – М.: Вузовский учебник, 2004.

4. Веснин В.Р. Менеджмент: учеб. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007.

5. Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии. Учебное пособие. – М.: "Издательство ПРИОР", 2002.

6. Драчева Е.Л., Юликов Л.И. Менеджмент: Учеб. Пособие для студ. Учреждений сред. Проф. Образования. – М.: Мастерство, 2002.

7. Казначевская Г.Б. Менеджмент. Учебное пособие / Изд-е 3-е. – Ростов н/Д: "Феникс", 2004.

8. Кови Стивен. Семь навыков высокоэффективных людей. – М. 1998.

9. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.: Дело, 1995.