Планирование личной работы руководителя

     8. Руководитель считает, что эффективная  организация его личного времени  в принципе невозможна.

Это мотивируется тем, что руководитель зависит не от себя, а от других людей и обстоятельств.

     «Люди достаточно стали задумываться об управлением  своим временем. По мнению С. Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных  людей. Возврат к этике характера», существует уже четыре поколения, занимавшихся управлением временем.

     Первая  волна характеризовалась записками, памятками, попытками упорядочить  и систематизировать все, что  требует от нас затрат времени  и сил.

     Во  втором поколении появились самые  разные календари и деловые дневники. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.

     Третье  поколение отражает более современный  этап управления временем. К наследию предыдущих поколений добавляется  идея расстановки приоритетов, ценностей  и сравнения значимости различных  дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается не только на ежедневном планировании. Вводится долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование, постановка промежуточных целей.

     Сегодня возникает уже четвертое, совсем иное поколение управления временем. Стало понятным, что главная задача теперь - не управление временем, а управление собой. Планируются не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, руководителю следует не только пытаться быть более организованным и лучше распределять время, но и следует начать по-новому мыслить о времени.

     Суть  этого четвертого поколения, по мнению С. Кови, можно уяснить по матрице, приведенной в таблице ниже. Исходная идея заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех  способов. 

 

     Как показывает матрица, виды деятельности характеризуются двумя факторами: срочностью и важностью.

     Срочное - это то, что требует немедленного внимания. То, что можно обозначить словом «Сейчас».

     Важное  имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в миссию, в ценности и в наиважнейшие цели организации.

     Важные  и несрочные дела требуют от руководителя гораздо большей инициативы, чем  срочные, которые просто толкают  его: «Делай!». Руководители должны проявлять  активность, чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у них нет представления о том, что важно для них, о тех результатах, которых они хотят достичь в жизни, то они легко переходят к реагированию на срочное.

     Некоторые руководители изо дня в день оказываются  буквально бомбардируемыми «горячими» проблемами. Единственное облегчение они видят в бегстве к неважным и несрочным делам (квадрат 4). Так живут руководители, управляемые кризисными ситуациями.

     Другие  значительную часть времени тратят на срочные, но не важные дела (квадрат 3). Они тратят свое время на срочное, считая это также и важным. Но в действительности срочность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

     Руководители  эффективные держатся в стороне  от дел, обозначенных в квадратах 3 и 4, поскольку срочные они или нет - прежде всего, они неважные. Кроме того, они уменьшают размер дел в квадрате 1, отводя больше времени решению дел в квадрате 2.

     Таким образом, сердцем эффективного управления временем, а значит, и собой являются дела квадрата 2. Они связаны с тем, что считается важным, но несрочным. Включают в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личных обязанностей, планирование, упражнения, профилактика, подготовка - все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они несрочные».

     В условиях усложнения принятия управленческих решений, усилением ответственности  за принятие решений, расширением самостоятельности  всех звеньев управления очень важно  как можно эффективнее использовать своё время. Однако это достаточно трудная задача.

     Наука управления временем основана на умелом его планировании и привычке исполнять  запланированное. Хорошее планирование призвано обеспечить практичное, выгодное, рациональное использование самого ценного нашего достояния – времени.

     Что же повышает эффективность труда, превращает поток хаотических по времени  операций и дел в более или  менее стройную систему? Таких важнейших  составляющих управления временем четыре:

     1. Планирование. Оно включает в  себя целый набор операций и действий, а именно: различного рода исследования, анализ результатов, тестирование, сопоставление, консультации, наконец, разработку самого плана и доведения его до исполнителей. Словом, план – ключ к принятию решений.

     2. Реализация плана. Стадия, на которой принимаются решения. Все конкретные задачи разбиваются на две категории. Первая – это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с личной свободой руководителя, его собственными действиями. Вторая – это задачи, выполнение которых сопряжено с привлечением других людей. Их решение даёт общий конечный результат. В любом случае задачи в каждой из категорий, так или иначе, переплетаются друг с другом и взаимосвязаны с планированием.

     3. Мониторинг и контроль. Любая  работа должна проверяться, как в отношении исполнительности, так и с точки зрения получения оптимальных результатов. Проверка может быть самой простой (прогнать подготовленный текст через словарный процессор на предмет обнаружения ошибок). А может быть сложной, сопряжённой с множеством дополнительных операций, как это бывает при финансовых проверках.

     4. Взаимодействие с другими людьми. Эта работа, так или иначе, пересекается со всеми остальными видами деятельности, но в любом случае является как бы следствием или итогом индивидуальной работы каждого. Люди – это основа основ деятельности руководителя. С ними приходится общаться на встречах, совещаниях, планёрках, переговорах и пр. Именно работа с людьми поглощает большую часть времени руководителя.

     Необходимо  подчеркнуть, что каждый руководитель обязан уметь анализировать своё рабочее время, составлять планы  личной работы. При этом необходимо учитывать все планы личной работы, уметь расположить их в порядке важности.

     Планируя  время, руководитель отвечает на три  основных вопроса:

     Чего  я достиг? – оценка ситуации;

     Чего  я хочу достичь? – постановка целей;

     Как я этого добьюсь? – план действий по времени.

     Чтобы избежать излишних затрат времени, нужно  начать с составления ежедневного  временного плана, который поможет  отслеживать, на что руководитель тратит своё время. Проанализировав временной  план, можно будет определить те дела, на которые следует потратить меньше времени, и те, заниматься которыми просто не стоит. Лучше составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время. Составив такой список, руководитель сможет пересмотреть и по-новому спланировать очерёдность дел.

     Систему планирования личного труда руководителя можно представить как закрытую систему, в которой отчётливо  видны взаимосвязи между отдельными видами планов – долгосрочные планы  конкретизируются в соответствующих  средне- и краткосрочных, а так  же в планах текущего периода.

     Если  руководитель намерен всерьёз подойти  к планированию личной работы, то целесообразно  придерживаться системы, которая реализуется  в следующей последовательности:

     - анализ бюджета времени;

     - составление списка планируемых  дел

     - определение времени для выполнения  этих дел;

     - сопоставление необходимых затрат  времени на планируемые дела  с личным бюджетом времени  и личными возможностями;

     - составление списка дел на  год;

     - составление тематического списка  дел на месяц;

     - составление плана действий на неделю;

     - запись текущих дел и составление  рабочих планов на день.

     Установление  периодов времени, которое требуются  для достижения личных и профессиональных целей, придаст чувство уверенности, и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очерёдности дел».

     Принципиально важно составлять план дня в письменном виде, к.т. планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются; письменные планы дня обеспечивают разгрузку  памяти; письменно фиксируемый план имеет психологический эффект самомотивации к работе; деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня. В результате руководитель меньше отвлекается и больше побуждается заниматься только намеченными задачами; благодаря контролю результатов дня «не теряются» несделанные дела (перенос на следующий день). За счет письменной регистрации повышается эффект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете более реалистично планировать резервное время. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Планирование  личного времени руководителя 

     При планировании своей работы руководитель должен определить цели и задачи на ближайшее время.

     Любая цель имеет смысл только тогда, когда  установлены сроки её воплощения и сформулированы желаемые результаты. Поэтому после определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для решения поставленных задач. Выбор цели – это мыслительная деятельность, направленная на получение результата, а мероприятия – это практические действия.

     Выполнение  определенных задач и достижение намеченных целей всегда происходит в условиях дефицита времени, поэтому  после определения мероприятий, необходимых для достижения цели, нужно выяснить, сколько времени потребуется для их выполнения. При планировании своей работы руководитель должен установить точные сроки выполнения каждой из задач, содержащихся в индивидуальном плане. Аналогично комплексным планам управленческой деятельности планы индивидуальной работы руководителей также составляются на квартал, месяц, неделю. Кроме этого, существует еще и оперативный план на один день.

     Эффективный подход в работе с целями состоит  в том, что у руководителя должны быть долгосрочные, среднесрочные и текущие цели. Лучший способ достичь того, чего вы хотите, это комбинировать краткосрочные, среднесрочные, и долгосрочные цели.

     Оптимальная стратегия может быть такая:

1. Устанавливайте  сначала долгосрочные цели. Обычно у долгосрочных целей сроки достижения устанавливают в пределах нескольких лет. Здесь все индивидуально.

2. Затем  определяйте свои среднесрочные  цели. У среднесрочных целей также должны быть сроки достижения. Конечно, они должны быть связаны со сроками, определенными для долгосрочных целей.

3. Наконец,  сосредоточьтесь на своих текущих целях. Текущие цели должны быть конкретными и совершенно определенно достижимыми. Это небольшие, но четкие шаги к желаемому результату.

     План  работы руководителя на день представлен  в приложении 1.

     Эффективно управлять исполнительским и творческим временем, реально и точно его рассчитывать помогает еженедельник. Он является средством напоминания о делах, совещаниях, встречах. В еженедельнике каждое мероприятие записывается на тот день, в который оно должно быть выполнено.