Планирование и методы личного труда руководителя

   - перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;

   - установление временных норм  и планируемых сроков исполнения  работ, включенных в план рабочего  периода. В плане следует задавать  точные временные нормы на  планируемые действия;

   - установление приоритета (степени  важности) для каждой из работ,  включенных в план;

   - делегирование (перепоручение) работ.  В плане должны найти отражение  и те работы, которые делегируются  для исполнения другим сотрудникам.  Применительно к данной категории  работ должно быть запланировано  время для осуществления руководителем  контроля сроков, качества решения  и т.д. Важнейшим из всех  периодов планирования для руководителя  является день. Планирование дня  включает в себя определение  конкретного действия в заданный  момент времени, а не ограничивается  только выявлением цели, желания  или намерений, как это может  быть применительно к прочим  периодам планирования. Планирование  на день создает предпосылки  для того, чтобы жить в настоящем.  План на день должен создать  обзор всех дел дня и помочь  руководителю наиболее эффективно  использовать рабочее время. План  на день определяет конечные  цели работы в порядке их  значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

   Для разработки плана рабочего дня можно  воспользоваться методом "Альпы", который предполагает реализацию следующих  пяти стадий, базирующихся на использовании  основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может  быть использован и для разработки плана рабочей недели):

   Составление полного перечня планируемых  работ на текущий день. Данный перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.

   Определение планируемой продолжительности  каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени. 
 

    2.2 Методы рационализации личного труда руководителя. 

Методы  управления — это совокупность приемов  и способов воздействия на управляемый  объект для достижения поставленных организацией целей.

От используемых методов и организации труда  руководителя во многом зависит успех  работы всего производственного  коллектива.

  Методы  управления персоналом - это способы  воздействия на коллективы и отдельных  работников с целью осуществление  координации их деятельности в процессе функционирования организации.

  Для эффективного управления организацией, и в частности персоналом предприятия, в научном и практическом плане  выработаны три группы методов:

  1. Административные.

  2. Экономические.

  3. Социально-психологические. 

  Также существуют методы  рационализации личного труда руководителя, к ним относят:

  - работа над текстом;

  - тренировка памяти;

  - записная книжка руководителя;

  - умение слушать собеседника;

  - разговор по телефону;

  - служебная командировка. 

    

1. Работа  над текстом. Каждому руководителю необходимо знать, как качественно  и быстро писать документы.

    Последовательность  этапов работы над документами можно  определить следующим образом:

    - составление краткого плана-конспекта, включающего последовательность изложения, объём работы, учет всех материалов, необходимых для данной работы.

    - сортировка материалов: на этой  стадии идет уточнение всех  имеющихся в вашем распоряжении  данных.

    - определение последовательности подачи материалов.

    - подготовка проекта документа,  в котором уже в законченном  виде просматривается готовый  результат вашей работы.

    -  редактирование: окончательная сверка  документа с вашим планом –  конспектом. 

   

2. Тренировка  памяти. Одним из важнейших профессиональных качеств руководителя является хорошая память. Память - это процесс восприятия, сохранения и воспроизведения информации. Её объём, быстрота запоминания, безотказность и точность воспроизведения предопределяются врожденными способностями. Однако нельзя все сводить к природным данным. Память в течение жизни развивается. Для того чтобы улучшить память, необходимо усвоить специально разработанные методы управления процессами памяти, постоянно тренировать ее механизмы.

   Существуют  три естественных закона запоминания: впечатление, повторение, ассоциация. Для руководителя хорошая память не мало важный метод для достижения эффективности своего труда. Основой укрепления памяти является наблюдательность.

К способам запоминания информации относятся:

   - использование записной книжки;

   - методика систематического запоминания;

   - ретроспективный обзор.

   Методика  систематического запоминания включает несколько стадий, на которых необходимо:

   - сконцентрировать внимание на интересующей информации;

   - несколько раз записать эту информацию, прочитать текст, затем пересказать его и, сравнив рассказ с оригиналом, исправить ошибки. При запоминании текста желательно разделить его на несколько коротких отрывков;

   - мысленно представить себе эту информацию;

   - постараться мысленно ассоциировать информацию с чем-то аналогичным или, наоборот, с диаметрально противоположным (метод контраста);

   - повторить запоминаемую информацию. Длительность хранения информации в памяти определяется не только количеством установленных связей, но и повторением запомненного. Использование рациональных методов повторения позволяет достичь эффективного запоминания при относительно небольшом количестве повторений. 

   

3.  Записная  книжка руководителя. Записная книжка  необходима в работе любого  руководителя. Существует множество  разнообразных форм записных  книжек:

   - телефонно-адресные;

   - ежедневник;

   - записная книжка для приема  посетителей;

   - целевая записная книжка;

   - дневник личной работы;

   - книга для телефонных разговоров. 

   Все эти виды записных книжек можно объединить в три группы:

   - записные книжки с алфавитом;

   - ежедневники;

   - обычные записные книжки.

   Одним из основных достоинств обычной записной книжки является малый формат, позволяющий иметь ее всегда под рукой. Недостатком же является отсутствие поисковых ключей. 

   

4. Умение  слушать собеседника. Беда многих руководителей  состоит в том, что они не умеют  быть терпеливыми и внимательными  слушателями.

     Умение слушать эффективно имеет ряд преимуществ:

   - совершенствуются ваши навыки как руководителя, если вы сталкиваетесь с подчиненными, озабоченными теми или иными проблемами;

   - сокращается время на решение тех или иных проблем;

   - благодаря вашему более эффективному общению с другими людьми у собеседников повышаются самооценка и уверенность;

   - благодаря запоминанию большего объема информации и уменьшению недопонимания повышается производительность труда;

   - вы совершаете меньше ошибок, когда слушаете инструкции;

   - улучшаются отношения с коллегами, устанавливается атмосфера уважения и доверия. 

  Типичные  ошибки, которые мы совершаем при  выслушивании собеседника:

  - не воспринимает смысл того, что  говорят. Фразы пролетают мимо  нашего внимания.

  - часто обдумываем  свои аргументы и возражения, пока собеседник еще говорит.

  - хотим быть умнее собеседника  и думаем, где и как можно  улучшить его предложение, вместо  того чтобы его понять.

  - часто вообще не слушаем, потому что говорящий нам не приятен.

  Те, кто действительно умеют слушать  прислушиваться к другим, обладают мощным средством влияния. 

   

5. Разговор  по телефону. Телефон, дополняя традиционные способы общения между людьми, позволил существенно увеличить  скорость обмена информацией. Любой  звонок создает проблему, уже хотя бы по тому, что отвлекает от работы.

    В рекомендациях для руководителей  некоторых фирм сказано, что руководитель должен: избегать длительных телефонных разговоров; вести все телефонные переговоры только на деловом уровне.

    К числу ключевых моментов в умении вести телефонный разговор относят:

    - умение внимательно слушать;

    - привычка все записывать;

    - умение корректно ставить вопросы. 

      Снимать трубку нужно не позже четвертого звонка. Это одно из правил хорошего тона. Подняв трубку, нужно приветствует звонящего еще до того, как последний успел заговорить, а затем назвать свое учреждение, отдел и занимаемую должность. Отвечая на звонок нужно всегда представляться. Люди хотят знать, с кем они разговаривают. Приветствие может идти за представлением.

      Трубку  снимают левой рукой, чтобы правой можно было записать передаваемую информацию. Недалеко от телефонного аппарата всегда под руками должны быть телефонный блокнот для записи сообщений  и ручка.

      Стиль телефонного разговора должен быть кратким и тактичным, а содержание — исчерпывающим, не допускающим  двойного или превратного толкования.

Если возникла необходимость во время телефонного  разговора навести справку. В этом случае необходимо предупредить абонента о продолжительности поиска нужной информации, а если ее быстро найти невозможно, то нужно извиниться и попросить абонента перезвонить позже, в удобное для него время или попросить у него его номер телефона и позвонить самому//Приложение « Структура телефонного разговора и варианты общения абонентов».// 

6. Служебная командировка.

 

  Служебной командировкой называется направление  работника на определенный срок по распоряжению руководителя организации  для выполнения служебного задания  вне места постоянной работы, обусловленной  трудовым договором. Распоряжение руководителя о выезде в командировку является для работника обязательным. Отказ работника от поездки в служебную командировку без уважительных причин является нарушением трудовой дисциплины. Руководитель организации своим приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку и выезжающих в командировку, а также производство отметок в командировочных удостоверениях. 

Заключение.

Целью данной курсовой работы было рассмотреть организацию труда руководителя, а также показать основные. В первой главе были кратко рассмотрены сущность труда руководителя, задачи и направления. Во второй главе были непосредственно рассмотрены методы рационализации личного труда руководителя, а также планирование личной работы руководителя.