Особенности подбора, отбора и найма персонала на предприятиях торговли

Этапы:

Во-первых, надо подобрать газету или журнал, которые вероятнее всего читает интересующая вас аудитория, если у вас есть специальные требования к продавцам. И конечно, нужно дать объявление в газеты, специализирующиеся на подборе персонала. Текст объявления должен быть максимально конкретным, иначе к вам обратится очень много "лишних" людей. Чаще всего, после публикации объявления происходит телефонный разговор с менеджером по персоналу, анализ резюме или заполнение анкеты, встреча с сотрудником службы персонала или с непосредственным руководителем. Между этими этапами может быть также тестирование. В некоторых торговых фирмах кандидату предлагают побывать в магазине и беседуют с ним только после того, как он решил, что его все устраивает на рабочем месте. На каждом этапе происходит отсев наименее подходящих кандидатов.

Механизмы отбора кандидатов

После подбора кандидатов идет следующая достаточно проблемная стадия – это отбор кандидатов. Как выбрать именно того, кто будет наиболее эффективно и долго работать в компании? Существуют традиционные и альтернативные методы отбора: старое проверенное структурированное интервью, тестирование кандидатов всеми возможными способами, проверка на полиграфе, стресс – интервью и другие.

Отбор кадров представляет собой одну из форм предварительного контроля качества человеческих ресурсов.

В первую очередь необходимо определить, а что именно необходимо узнать в процессе отбора. То есть, какие именно люди нужны в компании, какими качествами они должны обладать, что является приоритетом, а на что можно не обращать внимания.

Данные задачи решаются с помощью профессиограммы должности.

В ней прописываются, как правило:

- компетенции и ценности сотрудника, то есть что должен уметь делать и как

- требования к сотруднику на данной позиции, то есть, каким он должен быть (пол, возраст, образование и т.д.)

Все составляющие прописываются предельно конкретно, обязательно указывается, какие компетенции или требования являются обязательными, а какие желательными, при описании компетенции необходимо помнить о том, что должно быть понятно, в чем выражается данная компетенция (это могут быть примеры поведения).

При выборе методов отбора необходимо учитывать разные факторы. Например, стоимость инструмента по отношению к стоимости закрытия позиции. Если Вы постоянно набираете продавцов-консультантов, нет смысла организовывать для них центр с тестированием и деловыми играми. Это достаточно хороший инструмент, но в данном случае он неоправданно затратен для компании. Можно использовать тестирование и проективное интервью, что существенно снизит затраты, но позволит оценить основные компетенции: коммуникабельность, навыки презентации; выяснить мотивацию сотрудника и так далее. Однако необходимо иметь в виду, что использование только одного инструмента отбора (например, только тестирование или только интервью) существенно снижает достоверность результатов. Любое предположение необходимо проверять 2-3 раза, и использование нескольких инструментов позволяет получить достоверные результаты и обеспечить точность соответствия кандидата тем требованиям, которые являются приоритетными для компании.

Эффективность отбора достигается за счёт разработанной на предприятии системы отбора персонала, учитывающий специфику данного предприятия, цели функционирования и его финансовой возможности. Соблюдение этого принципа предполагает постоянный мониторинг эффективности и модернизацию отбора с учётом его результатов.       

Отбор персонала складывается из нескольких этапов, реализуемых в определенной последовательности:

1.    Предварительный отбор претендентов.

2.    Проведение первичного собеседования.

3.    Оценка претендента.

4. Проверка представленной документации, сбор и проверка рекомендаций.

5.    Медицинский осмотр.

6.    Проведение итогового собеседования по найму.

7.   Принятие окончательного решения о найме.

8.    Обсуждение и оформление трудового договора.

Предварительный отбор претендентов

Цель предварительного отбора - снизить затраты по найму за счет сокращения числа претендентов, проходящих стадию оценки. Фактически процесс отбора начинает сотрудник кадровой службы, ответственный за набор персонала, обычно это менеджер по персоналу. Он получает резюме, другие документы кандидата и проводит первичное сравнение их с требованиями, изложенными в описании должности или должностных инструкций. К резюме следует прилагать сопроводительное письмо.

При наличии достаточно большого количества претендентов используется компьютерного обработка представленных резюме. Она основана на их ранжировании в зависимости от количества ключевых слов (профессиональных терминов, названий организаций, учебных заведений, должностей, стажа и опыт работы и т.д.).

          Если резюме отсутствует, предварительный отбор проводится на стадии анализа первичной анкеты, заполняемой претендентом в момент первого посещения организации.

Первичное собеседование

В процессе собеседования претендент должен получить также информацию о предприятии и будущей деятельности, которая определит степень его заинтересованности в предлагаемой работе. Это позволяет значительно снизить будущую текучесть кадров. Предварительное собеседование служит также средством рекламы, информирующей о степени значимости фирмы, её имидже.

          Основной частью собеседования является интервьюирование претендента. На практике можно использовать три типа интервью:

-Структурированное интервью - при его проведении используется предварительно определённый перечень вопросов.

-Полуструктурированное интервью - при его проведении заранее готовятся только основные вопросы, обеспечивающие схематичность беседы. Ответы даются в свободной форме.

-Неструктурированное интервью - предполагает лишь предварительное определение тем предстоящей беседы.

Отобранный более узкий круг претендентов допускается к следующему этапу.

Оценка претендента

Цель оценки претендента - выявление его потенциала, его способности адаптироваться к работе в данном коллективе. Оценку претендента целесообразно проводить в соответствии с предварительно разработанной программой. Она включает описание модели, методов и процедуры оценки.

Наиболее распространенными методами оценки являются тестирование, отборочный экзамен, оценочные испытания, ролевые игры, собеседование. Тестирование является важной частью процедуры отбора. На практике используются разнообразные виды тестов.

Для оценки претендентов на должности продавцов и кассиров в зависимости от содержания выполняемых функций можно использовать тесты на оценку внимания, памяти, способности к счету и т.д. Такие тесты обладают наиболее высокой достоверностью. Наименее достоверными тестами являются тесты, оценивающие тип личности, личные качества и темперамент, в больших количествах публикуемые в научно-популярной литературе и периодической печати. Между тем именно эти характеристики являются наиболее значимыми для качественной оценки претендентов, деятельность которых будет связана с непосредственным обслуживанием покупателей.

В процессе оценки могут использоваться тесты, различающиеся по уровню специализации. Наиболее универсальные из них публикуются в специальной литературе и имеют готовые ответы. Требуется лишь незначительная адаптация к условиям работы данного предприятия.

В ряде случаев для узкоспециализированных целей, требующих учёта условий работы данного предприятия, разрабатываются специальные тесты. Для этого привлекаются специалисты - профессиональные психологи, консультанты.

Цель оценочных экзаменов - проверка уровня знаний претендента. Для их проведения разрабатывается перечень вопросов, которые подбираются с учётом специфики найма и специфики вакантной должности. Вопросы могут носить общетеоретический характер, предполагать знания действующего законодательства, правил процедур, методов, ассортимента определённой товарной группы. Например, в процессе оценочного экзамена на должность продавца вопросы могут касаться правил продажи определённых видов товаров, их ассортимента, потребительских свойств, основ мерчендайзинга; кладовщика - правил ведения складового хозяйства, правил учёта и хранения товаров, стандартов на упаковку и маркировку; кассира порядка выполнения кассовых операций.

Профессионализм поведения можно оценить, предложив претенденту описать порядок действий в определенной ситуации. Например, как следует действовать, если возникло подозрение что один из покупателей, имеет намерение пронести товар через узел расчета, не оплатив покупку.

Эффективным методом выявления коммуникативных навыков являются ролевые игры. В процессе наблюдения за претендентом в ходе игры можно проанализировать поведение претендента в определённых ситуациях.

Существует несколько типов ролевых игр. Сценарии могут предусматривать взаимодействие двух и более участников. Например, менеджер, проводящий игру выступает в роли покупателя, претендент - в роли продавца, менеджера по продажам, торгового агента. Это позволяет в диалоговом режиме оценить поведение претендента.

Можно использовать и другой тип ролевой игры, когда кандидат должен продемонстрировать навыки поведения в конкретной роли. Например, кандидату на должность предлагается провести демонстрацию товаров, определиться в выборе путей решения конкретной проблемы в рамках заданной ситуации. Ролевая игра может быть разработана для двух и группы претендентов. Такие игры позволяют проанализировать и оценить не только способность к профессиональному воздействию, но и склонность каждого участника группового взаимодействия к выполнению определенных социальных ролей.

Для удешевления процедуры отбора менеджер может отказаться от использования вышеназванных методов отбора. Однако, использование собеседование в качестве методов оценки является обязательным.

Проверка представленной документации, сбор и проверка рекомендаций

Эта процедура требует достаточно больших затрат времени, поэтому проверка производится на последних этапах отбора. В процессе её проведения могут выясниться обстоятельства, требующие уточнения на этапе итогового собеседования. Данный этап предусматривает анализ и проверку анкетных данных путём наведения справок у руководителей по прежнему месту работы претендента или других лиц, хорошо знающих претендента. Для этого в первичной анкете следует предусмотреть графу, в которой претендента просят указать, к кому можно обратиться за рекомендациями.

Медицинский осмотр

Данный этап является важной частью сводной оценки претендента для работы на торговом предприятии. Чаще всего работодатель ограничивается требованием санитарной книжки. Однако формальный подход к данному этапу отбора может нанести организации большой ущерб. По мере возможности следует пользоваться достоверной информацией о здоровье претендента.

Учитывая специфику работы в торговле, задачей медицинского осмотра является выявление не только скрытых заболеваний, опасных для населения. С его помощью оценивается предрасположенность претендента к аллергическим заболеваниям, переносить физические и психологические нагрузки. Такая информация может быть получена путём заполнения медицинского вопросника, специальных медицинских осмотров, диагностики.

Проведение итогового собеседования по найму

Цель итогового собеседования заключается в получении информации по тем вопросам, которые не нашли освещения на предыдущих этапах либо в уточнении полученной ранее информации.

В случае найма специалиста на высокие руководящие должности итоговое собеседование проводится специальной комиссией, состоящей из двух и более человек.

При проведении собеседования необходимо получить детальные ответы на три вопроса "Каков опыт работы кандидата на должность?", "Что он умеет делать?", "Что он хочет делать?". Основная задача - выяснить степень, ценности, квалификации, опыта, потенциала и других характеристик претендента, в том числе и личностных для организации и вакантной должности.

Далее можно перейти к разговору об условиях работы на предприятии и в должности, действующих правилах, зарплате, дополнительных выплатах и льготах. На этом этапе происходит также обсуждение некоторых вопросов, связанных с заключением трудового договора, в соответствии с требованиями трудового законодательства. Сообщается желаемый срок начала работы, после чего выясняется, не изменилось ли желание кандидата занять вакантную должность. После высказывания благодарности назначается срок и форма, в которой претендент будет извещен о принятом решении.

Принятие окончательного решения о найме

Окончательное решение о найме принимается лицом или группой лиц, уполномоченных принимать данное решение. Указанные вопросы регламентируются на предприятии действующим Положением о найме. Для принятия решения о найме анализируется весь объём информации, собранный при проведении отбора. На основании чего выявляется претендент максимально соответствующий предъявляемым требованиям.

Обсуждение и оформление трудового договора

После принятия решения о найме данного работника он приглашается для обсуждения трудового договора. Приём на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основе заключенного трудового договора, содержание которого должно соответствовать его условиям.

Рассмотренные мной особенности подбора, отбора и найма персонала на предприятиях торговли могут быть использованы в деятельности российских менеджеров.