Организация информационного обеспечения процессов управления персоналом

• простые и сложные запросы;
• формализованные и неформализованные запросы.

Формализованные запросы  характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также  определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

В результате обработки  информации формируются документы  и отчеты с недокументированной  информацией, которые предоставляются органам управления.

Возможны две основные формы организации информационного  обеспечения управленческой деятельности – централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства и недостатки обеих технологий привели к необходимости  придерживаться частично децентрализованного  подхода – организации информационного  обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

 

 

Глава 2 Документационное обеспечение работы руководителя

 

2.1 Системы документации

 

2.1.1 Организационно-правовая документация

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организаций – организация системы и процессов управления, т.е.:

• создание организации;
• регистрация организации;
• установление ее структуры;
• определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей;
• регламентация деятельности структурных подразделений и работников;
• установление режима работы и системы охраны;
• организация труда работников оценка труда работников.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах. К ним относятся:

• учредительный договор – это договор, в котором стороны обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности;
• устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица;
• положение об учреждении – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
• регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа;

Организационно-правовые документы в обязательном порядке  проходят процедуру утверждения  уполномоченным на это органом –  вышестоящей организацией, руководителем  данной организации, коллегиальным  органом или руководителем структурного подразделения. С точки зрения действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным.

Разрабатывает эти документы  учреждения или подразделения с  привлечением юристов и квалифицированных  специалистов. В процессе подготовки данные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юристом, заместителями руководителя организации.

 

2.1.2 Распорядительная документация

Руководство любой организации  наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы. Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности.

Решения, фиксируемые  в распорядительных документах, могут  касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми и иными ресурсами. В юридическом плане такие документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы  делятся на:

• правовые акты федерального уровня;
• правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ;
• правовые акты организаций, предприятий.

Распорядительные документы  могут издаваться совместно несколькими  органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов эти  документы делятся на:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения, указания).

Постановление – это  правовой акт, принимаемый органами федеральной исполнительной власти, а также исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальный задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Решение – это правовой акт, принимаемые органами организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

 

2.1.3 Справочно-информационная документация

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и  обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Эти документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно–справочных документов входят:

• докладная записка – это документ, адресованный руководителю или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого–либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
• служебная записка – это документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый по вопросам материально–технического, информационного, хозяйственного обеспечения др. работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения;
• объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какого–либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу;
• предложение – это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу;
• заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника;
• служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте;
• электронное сообщение – это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере;
• справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий;
• отзыв – это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

 

2.2 Порядок движения документов в организации

 

Документооборот, или  порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие  этапы:

1. экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
2. предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
3. организация рационального движения документов внутри организации;
4. экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

 

2.2.1 Экспедиционная обработка поступающих документов

Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся  корреспонденция, – это позволяет  повысить производительность, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов. При такой организации дела корреспонденция принимается и обрабатывается специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ. Цель первого этапа – зафиксировать сам факт поступления документов.

Если на конверте имеются  записи «Срочно», «Вручить немедленно»  и другие, отмечается точное время  их получения. При получении корреспонденции, прежде всего, должна быть проверена  правильность ее доставки и целостность упаковки. На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, доту поступления и при необходимости количество листов.

 

 

2.2.2 Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ

Этот этап зависит  от всей постановки документационного  обеспечения. Основное его значение – оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.

Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ и распределение уже на этой стадии документов на следующие потоки:

а) для обязательного  рассмотрения руководством организации  в соответствии с распределением обязанностей;

б) не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.

Руководству, как правило, направляются документы, полученных из администрации Президента, правительственных  органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

В учреждения, в которых  документы рассматриваются несколькими  руководителями, а служба ДОУ должна быть проинформирована о местонахождении  каждого документа, целесообразно использовать следующую технологию.

Секретари руководителей  ежедневно по мере поступления к  ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту, в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе, которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковые системе организации. После документы передаются исполнителям.

При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

 

2.2.3 Организация  рационального движения документов внутри организации

В целях оптимизации  документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Ознакомление ряда должностных  лиц с одним экземпляром документа  следует поручать специально выделенному сотруднику.

Значительную часть  документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических схем, в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов, их согласования, подписания и утверждения.

 

2.3 Организация секретарской деятельности

 

Качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решая, с кем необходимо встретиться руководителю, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения, а какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам.

Должностная инструкция секретаря включает в себя следующие разделы:

• общие положения;
• функции работника;
• должностные обязанности;
• права секретаря;
• ответственность;
• взаимоотношения;
• оценка работы.