Организация информационного обеспечения процессов управления персоналом

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение.

Глава 1 Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления

1.1 Управленческая деятельность

1.2 Информационное обеспечение  управленческой деятельности

1.3 Организация информационного обеспечения

Глава 2 Документационное обеспечение работы руководителя

2.1 Системы документации

2.1.1 Организационно-правовая документация

2.1.2 Распорядительная документация

2.1.3 Справочно-информационная документация

2.2 Порядок движения документов в организации

2.2.1 Экспедиционная обработка поступающих документов

2.2.2 Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ

2.2.3 Организация рационального  движения документов внутри организации

2.3 Организация секретарской деятельности

Глава 3 Программное обеспечение управленческой деятельности

Глава 4 Системы управления базами данных

4.1 Понятие и классификация  современных систем управления  баз данных

4.2 Основные функции систем управления базами данных

4.3 Типовая организация современных СУБД

Заключение

Список использованной литературы

 

 

Введение

 

В окружающем нас мире имеется много предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью и имеющих  различный юридический статус и  форму собственности. Появление  подобных производственных и экономических  объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой и состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса  на все сферы деятельности человека является широкое использование  новых информационных технологий. Среди  наиболее важных и массовых сфер, в  которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

Сфера применения новых  информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств  коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты – от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решения. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.

Мне понравилась раскрывать мою работу т.к. она актуальна на современном этапе развития общества, каждое предприятие должно быть обеспечено высококвалифицированными кадрами.

Эту проблему управления кадрами рассматривали зарубежные и отечественные авторы как Алан Хоскинг, Можайский А. В, Дятлов В, А и т.д.

Целью моей работы является анализ информационно-технического обеспечения системы управления персоналом.

Предмет исследования - информационно-техническое  обеспечение управления персоналом предприятия.

 

 

 

Глава 1 Управленческая деятельность и информационное обеспечение управления

 

1.1 Управленческая деятельность

 

Управление в любой  организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой ориентируются некоторые подразделения организаций. Это органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций можно определить как управленческую деятельность.

В рамках организации  можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (органы управления). Их совокупность определятся как система управления.

Органы управления оказывают  на управляемый процесс определенные воздействия, оформленные в виде определенных решений. Чтобы это  происходило, им требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе. Другими словами, управляющая и управляемая части взаимодействуют друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру.

 

Система управления

 

Информация об       Управляющие

управляемом процессе        воздействия

 

Схема 1 Информационный контур в системе управления

Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации. Информационная система может быть автоматизированной, а также может основываться на бумажных носителях. В любой автоматизированной информационной системе можно выделить:

• персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации;
• пользователей информационной системы – потребителей информации;
• техническую составляющую информационной системы в виде оборудования;
• программное обеспечение;
• информационные ресурсы организации.

Для эффективного управления организацией необходима достоверная  информация об ее деятельности. Она  служит фундаментом для формирования любых документов, которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей опираются на информацию. Ее свойства:

• достоверность, т.е. не искажает истинного положения дел;
• адекватность, т.е. с помощью полученной информации об объекте создается образ определенного уровня соответствия;
• полнота, если информация достаточна для понимания и принятия решений;
• краткость и четкость, она должна быть выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена;
• своевременность, т.е. информация несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.

 

 

 

Недокументированная информация

Документированная информация – комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в процессе выполнения различных функций управления

Схема 2 Информационные ресурсы организации

 

В рамках любой организации  информация для управления используется в двух видах: она либо оформлена  как документы (планы, заявки, приказы  и т.п.), либо имеет недокументированную  форму (речевая информация и т.п.).

Документ – информационное сообщение в бумажном или электронном виде, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Перемещение документов и работа с ними в организации – ее документооборот. Документооборот – система создания, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

 

1.2 Информационное  обеспечение управленческой деятельности

 

Существенная часть  информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1. по наименованию:

- письма;

- телеграммы, телефонограммы; 

- заявления;

- предписания;

- характеристики;

- справки;

- инструкции;

- удостоверения;

- приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы  и т.п.;

2. по типу материального носителя:

- бумажные (письменные, графические  и т.д.)

- фото-, кино- и видеодокументы;

- электронные документы;

3. по принадлежности  к системе документации определенного  вида деятельности:

- система управленческой  документации;

- система обеспечивающей документации;

- система документации  по основной деятельности и  т.п.

Система управленческой документации:

1) распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих  управленческие решения (постановление,  решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

2) документация по  планированию;

3) информационно-справочная  и аналитическая документации.

Система обеспечивающей документации:

1. документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;
2. документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

Система документации по основной деятельности:

1. документация по материально-техническому обеспечению;
2. производственно-технологическая документация.

 

1.3 Организация информационного обеспечения

 

Информация позволяет  управлять. Но и информацией нужно  управлять. Управлять процессом  ее получения и использования, информационными  ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.

Информационное обеспечение  предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Цели и задачи информационного  обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

• удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
• формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
• создание и развитие систем обработки и передачи информации;
• развитие системы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение  управленческой деятельности должно учитывать  существующие законодательные и  нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации. Она включает в себя:

• законодательные акты РФ;
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;
• методические материалы по работе с документами;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.

Внутренняя среда формируется  совокупностью структурных подразделений  предприятия и работающих там  людей и отношениями между  ними. В зависимости от источника  возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации – это внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

Информация внутренней среды – точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. В качестве внешних источников информации могут выступать:

- законодательные и  регулирующие органы;

- клиенты и партнеры  предприятия;

- информационные агентства;

- конкуренты;

- органы статистического  учета.

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер.

Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как  в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов: