Организационные факторы влияющие на коммуникации

     – собственные потребности и ценностные ориентации, технику личной работы;

     – свои перцептивные умения, т.е. способность  воспринимать окружающее без субъективных искажений, без проявления стойких  предубеждений в отношении тех  или иных проблем, личностей, социальных групп;

     – готовность воспринимать новое во внешней среде;

     – свои возможности в понимании норм и ценностей других социальных групп и других культур;

     – свои чувства и психические состояния  в связи с воздействием факторов внешней среды;

     – свои способы персонализации внешней  среды, т.е. основания и причины, по которым что-то во внешней среде рассматривается как свое, в отношении которого проявляется чувство хозяина.

     Для  развития коммуникаций внутри организации  также необходимо поддерживать культуру общения, для чего следует развивать  следующие социально-психологические  умения:

1. психологически верно и ситуативно обусловленно вступать в общение;
2. поддерживать общение, стимулировать активность партнера;
3. психологически точно определять «точку» завершения общения;
4. максимально использовать социально-психологические характеристики коммуникативной ситуации, в рамках которой разворачивается общение;
5. прогнозировать реакции партнеров на собственные действия;
6. психологически настраиваться на эмоциональный тон собеседника;
7. овладевать и удерживать инициативу в общении;
8. провоцировать «желательную реакцию» партнера по общению;
9. формировать и «управлять» социально-психологическим настроением партнера по общению;
10. преодолевать психологические барьеры в общении;
11. снимать излишнее напряжение;
12. психологически и физически «соответствовать» собеседнику;
13. адекватно ситуации выбирать жесты, позы, ритм своего поведения;
14. мобилизовываться на достижение поставленной коммуникативной задачи.

     Для достижения коммуникативной задачи руководителю необходимо четко распределить между исполнителями функции и ответственность, следует осуществить организационные меры, которые призваны обеспечить воплощение в жизнь принятого решения. Организационные меры призваны, прежде всего:

     Во-первых, они должны сформировать у всех участников процесса реализации решения однозначное понимание глобальной цели и сопряженных с нею специфических и частных целей, тем самым определить место каждого отдела и служащего в общем процессе. Очень важно, чтобы все исполнители осознали связи, необходимые для хода процесса, и включились в поиск оптимальной структуры этих связей.

     Во-вторых, организационные меры обеспечивают каждому исполнителю получение  информации о тех новых знаниях  или навыках, которые понадобятся ему лично для эффективного участия в реализации решения.

     Для решения первой задачи могут быть использованы собрания, совещания, на которых необходимо четко сформулировать суть принимаемого решения и возможные пути достижения поставленной цели. Особое внимание следует уделить гипотетическим проблемам, трудностям и путям их преодоления. Необходимо обеспечить обмен мнениями, с тем, чтобы выявить, насколько усвоены поставленные задачи, а также обнаружить те возможные препятствия и трудности, которые не были учтены при постановке задачи.

     Участники совещания могут предложить, например, параллельное осуществление каких-либо действий вместо последовательных, что сократит время и снизит затраты. Могут выявиться психологические противоречия, которые будут препятствовать слаженной работе. Учет всех вышеперечисленных и многих других обстоятельств до начала реализации решения положительно скажется на его эффективности.

     Учитывая  возможность искажения информации, о чем говорилось в главе 1, целесообразно, чтобы эти общие совещания проводил руководитель либо члены Правления ТФОМСа, имеющие право принимать ответственные решения, для того чтобы возникающие в ходе совещания вопросы решать на месте.

     Вторая  задача вытекает из первой, но в отличие  от нее должна решаться в микроколлективах (в отделах) или даже персонально. Следует проводить беседы с отдельными исполнителями, особенно с теми, которые выражают сомнение по поводу предстоящей работы или должны выполнять новые для них функции.

     Цель  беседы — убедиться в том, что исполнитель правильно понял задачу, не испытывает стресса от необходимости ее выполнения, разъяснить то, что понято неправильно, и ободрить, если исполнитель сомневается в своих способностях и силах.

     Непосредственно перед началом работы следует  провести инструктаж, включающий рассмотрение технологических моментов реализации решения. Для инструктажа могут быть использованы ознакомление с документами, предварительная тренировка для отработки навыков, деловая игра, моделирующая возможные ситуации при реализации решения или чисто словесное объяснение понятий, необходимых для реализации решения. В результате проведенной работы у всех участников должно сформироваться чувство уверенности в успешном решении проблемы, должна быть создана атмосфера взаимопомощи, взаимодоверия и взаимоподдержки, полного доверия членов коллектива руководителю и комфортного психологического климата в коллективе.

     Роль  руководителя, в задачи которого входят личное распорядительство и вмешательство в критических ситуациях, в процессе реализации решения чрезвычайно важна. Личное распорядительство предполагает включение руководителя в момент возникновения непредвиденных обстоятельств или возникновения конфликта между участниками процесса реализации решения.

     Необходимо  иметь в виду, что конфликтная ситуация в коллективе может свести на нет все усилия по реализации решения, и потому задача руководителя — исключить условия, которые могут привести к возникновению деструктивного конфликта, когда стороны не приходят к общему мнению. Важнейшими условиями предотвращения деструктивного конфликта являются соблюдение принципов делегирования и мотивации, а также способность руководителя найти верный тон в общении с подчиненными, умение соблюдать объективность в конфликтной ситуации и во многих случаях чувство юмора. В задачу руководителя входят также консультирование участников по проблемам реализации решения, обобщение и распространение более эффективных методов деятельности и, наконец, контроль за осуществлением реализации решений.

     Сущность контроля — в постоянном поиске наиболее эффективного пути достижения целей, в предупреждении проблем и потерь, изучении и мобилизации позитивных тенденций в процессе управления. Задача контроля — выявить причины отклонений. Они могут быть многочисленны и разнообразны. Перечислим некоторые из них:

1. ошибка руководителя при выборе путей решения проблемы, делегировании, мотивации;
2. небрежно проведенный инструктаж, приведший к ошибкам и лишней трате времени;
3. сознательное сопротивление группы исполнителей, саботирующих реализацию решения;
4. недостоверная информация о ходе выполнения решения и т.п.

     Устранение  всех этих причин связано с серьезными моральными проблемами. Руководитель должен признать свою ошибку, что всегда очень нелегко, ибо это удар по его самолюбию. Непризнание же ошибки чревато серьезными последствиями, признание — ущерб авторитету.

     Сознательное  сопротивление и недостоверная  информация требуют целого комплекса  мер управленческого воздействия, включающих, возможно, и строгий  выговор, и даже увольнение некоторых сотрудников. Это может оздоровить ситуацию, но обязательно будет сопровождаться дискомфортным психологическим климатом, что очень вредно для коллектива.

     Минимизация отрицательных психологических  последствий контроля может быть обеспечена соблюдением некоторых принципов:

1. контроль должен осуществляться систематически, что позволит на ранней стадии выявить негативные моменты;
2. объектами контроля должны быть явления и процессы, играющие существенную роль в реализации решения, а не частности и детали;
3. все сотрудники должны контролироваться, иначе возникнут сплетни, слухи, разговоры о «любимчиках»;
4. результаты контроля должны быть обязательно доведены до контролируемого в максимально вежливой форме. Нельзя высказывать обвинения  человеку,   следует  оценивать его действия. Негативная оценка не должна даваться публично, она должна сообщаться только в личной беседе и желательно только в том случае, если человек сознательно плохо работает или не понимает, что плохо работает. Публичная негативная оценка, особенно если она дается как противопоставление   позитивной  деятельности  других  сотрудников, возможна только как крайняя мера;
5. недостатки в проведении инструктажа обнаружатся в личной беседе, если сотруднику предложить оценить его работу самому. И если оценка будет низкой, следует попросить сотрудника сформулировать ее причину.

     Таким образом, проведенные мероприятия  по улучшению коммуникационного  процесса внутри ТФОМСа должны принести положительный эффект при работе руководителя со своими  сотрудниками, улучшению микроклимата в организации, преодоление коммуникационных барьеров, а значит повышению производительности и эффективности труда.

                                      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Итак, коммуникации представляют собой контакты, связи с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий. Цель коммуникации — добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. Основными элементами, без которых коммуникационный процесс не может происходить являются:

     Отправитель — это любой индивид (сотрудник), формулирующий смысл того, что  и почему он хочет передать другому  участнику процесса коммуникации.

     Кодирование — перевод информации отправителя  в комплекс коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и т.п.).

     Сообщение — информация, которую отправитель  передает желаемому получателю, формируется  в результате кодирования.

     Получатель  — индивид, воспринимающий сообщение  отправителя.

     Декодирование — процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму.

     Обратная  связь — присутствует, когда получатель демонстрирует реакцию на полученное сообщение. Это может быть любой  сигнал получателя отправителю —  кивок, подразумевающий понимание  вопроса, быстрый ответ по электронной  почте и т.д. Дает возможность отправителю установить, получено ли сообщение и вызвало ли оно ожидаемую реакцию.

     Успех коммуникации заключается в реальном получении отправленного сообщения. Чем ближе декодированное сообщение  к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация.

     В работе перед нами были поставлены следующие задачи:

1.Проанализировать сущность коммуникаций в организации;

2.Исследовать элементы и этапы коммуникационного процесса ТФОМСе БО, применяя метод анкетирования;

     3.Выявить недостатки организационных коммуникаций в ТФОМСе БО;

     4.Предложить мероприятия по совершенствованию коммуникационных процессов в исследуемой организации.

     В результате проведенных исследований коммуникаций в ТФОМСе было установлено, что:

     1. По субъекту и средствам коммуникаций больше всего преобладают межличностные коммуникации, которые проявляются без помощи технических средств и информационных технологий. Межличностная коммуникация в малой группе, где каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими – это самый характерный для такой организации, как ТФОМС. При этом возможности обратной связи ничем не ограничены. Заметны личностные коммуникации как случайный обмен информацией между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в общении.

     2. По форме общения, коммуникации  в организации происходят при  помощи устной речи, то есть  вербальные.

     3. По каналам общения, наряду  с формальными коммуникациями  присутствуют и неформальные, которые можно определить как «вероятностная цепочка». Этот вид неформальной коммуникации самый распространенный для такого типа организаций.