Организационные факторы влияющие на коммуникации

   Различия стиля управления

Потребность в коммуникациях в направлении  снизу вверх и в консультировании работников возрастает, когда: 1) размеры организации увеличиваются; 2) услуги и продукция усложняются; 3) в большей мере изменяются технологические условия и условия внешней среды; 4) усиливается географическая разбросанность подразделений организации.

    3.Разделение труда. Разделение труда на микро- или макро-уровне облегчает коммуникации между работниками в организации. Это происходит по ряду причин: работники лучше понимают свою работу;цели подразделения являются общими; расстояние между рабочими местами при разделении труда обычно сокращается. В стабильных организациях, в которых происходят лишь небольшие технологические и кадровые изменения, можно разработать систему коммуникаций благодаря рутинности передачи посланий и их содержания. В динамичной организации необходимо тщательно учитывать поток и точность коммуникаций. Здесь должна передаваться нерутинная информация (например, связанная с освоением на предприятии новой продукции с уникальными техническими характеристиками), что нередко требует изменения сети коммуникаций.

Неформальные  сети коммуникаций существуют практически  во всех организациях, способствуя  более эффективному функционированию формальной структуры передачи команд. Нередко такая форма распространения информации является весьма оперативной, а поток информации не подчиняется какому-либо определенному порядку. В то же время такая система может искажать информацию, в ней нет четкой  структуры распределения  ответственности и отчетности.¹¹ 
 
 
 

РАЗДЕЛ  II. ПРАКТИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ВЛИЯНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ФАКТОРОВ НА КОММУНИКАЦИИ НА ПРИМЕРЕ «ТЕРРИТОРИАЛЬНОГО ФОНДА ОБЯЗАТЕЛЬНОГО МЕДЕЦИНСКОГО СТРАХОВАНИЯ БЕЛГОРОДСКОЙ ТФОМС БО » 

     Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Белгородской  области ТФОМС БО действует на основании Положения о территориальном фонде обязательного медицинского страхования, утвержденного постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 24 февраля 1993 года № 4543-1. ТФОМС БО

     Белгородский территориальный фонд обязательного медицинского страхования создан 17 июня 1993 года.

Численность работников фонда – 25 человек.

     ТФОМС БО является самостоятельным государственным некоммерческим финансово-кредитным учреждением. ТФОМС БО является юридическим лицом, осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Белгородской  области. ТФОМС БО имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета в банковских учреждениях Российской Федерации.

     Особенностью исследуемой организации является то, что она небольшая (25 человек), занимает один этаж административного здания, имеет специфические функции, вытекающие из названия организации и ее организационно-правовой формы: государственная и некоммерческая.

     Коммуникационный процесс начинается с идеи сообщения (приказа, постановления, решения). Какое сообщение следует сделать предметом обмена, решает отправитель. Отправителем в данном случае выступает директор фонда. На этом этапе отправитель решает, какую точку зрения следует передать получателю. Но чтобы обмен информацией прошел эффективно, необходимо учесть множество ситуационных факторов характеризующих обстановку в целом, воспринимающую сторону и возможные последствия коммуникационного процесса. Так, например, если руководитель хочет обменяться информацией о результатах работы подчиненного, то он четко понимает, что речь идет о сильных и слабых сторонах личности  работника. В таких случаях он не говорит только хорошо или только плохо, а придерживается дипломатической линии.

     На  втором этапе руководителю необходимо превратить идею в сообщение, т.е. закодировать ее с помощью символов – слов, интонации, жестов. Типу символов соответствует канал передачи информации. Характерными каналами является передача речи, письменных материалов, электронные средства связи, электронная почта, реже всего -  видеоконференции. Нужно заметить, что в ТФОМСе БО, независимо от канала передачи сообщения, самым распространенными являются официальные коммуникации (прямые разговоры, письменные приказы), а также неформальные коммуникации, происходящие непосредственно через общение между сотрудниками отделов.

     Для того чтобы быть уверенным в том, что информация поступила к получателю, нередко в организации ТФОМС БО пользуются двумя - тремя каналами передачи. Так, напримep, переданное по телефону сообщение подтверждается письменным приказом. Эффективность двух, трехканальной связи подтверждается наблюдениями в ходе проведения анкетирования. Но все же без крайней необходимости многоканальные связи не употребляются, чтобы не увеличивать потоки бумаг. Они предназначены, прежде всего, для усиления контроля над выполнением работы, акцентированием важности предлагаемого задания, правильной интерпретации сообщения получателем. Нередко канал передачи сообщения зависит от самой информации, содержащейся в нем.

     Таким образом, коммуникационные процессы в  ТФОМСе БО можно охарактеризовать следующим образом:

     1. По субъекту и средствам коммуникаций  больше всего преобладают межличностные  коммуникации, которые проявляются  без помощи технических средств  и информационных технологий. Кроме того, межличностная коммуникация в малой группе, где каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими – это самый характерный для такой организации, как ТФОМС. При этом возможности обратной связи ничем не ограничены. Заметны личностные коммуникации как случайный обмен информацией между людьми при встрече, так как люди ощущают постоянную потребность в общении.

     Межличностные коммуникации могут определяться как  социальным статусом человека, его позицией в системе формальных отношений, так и чувствами, которые работники вольно или невольно испытывают друг к другу в процессе совместной деятельности и общения. Чувства, сопровождающие межличностные отношения, так основательно вмешиваются в процессы взаимодействия, определяя систему предпочтений, отвержений и оценочных суждений, что заслуживают самого пристального внимания со стороны руководителя в контексте общения с коллективом и совместной деятельности.

     2. По форме общения, коммуникации в организации происходят при помощи устной речи, то есть вербальные.

     3. По каналам общения, наряду  с формальными коммуникациями  присутствуют и неформальные, которые  можно определить как «вероятностная  цепочка». Этот вид неформальной  коммуникации самый распространенный для такого типа организаций.

     Кроме того, неформальные коммуникации распространяются на празднованиях дней  рождений, встречи «Нового года», «Восьмого  марта» коллективных поздравлениях  с новорожденным ребенком. Ежегодно в организации отмечается «день создания ТФОМС БО». На данные мероприятия принято собираться всем коллективом. Также организуются совместные поездки на туристическую базу и выход на природу. Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетней и пересудов, организовал эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократил, на сколько это возможно, утечку информации. В тоже время обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках.

1. По пространственному расположению каналов или организационному признаку коммуникации в ТФОМСе БО происходят по горизонтальному признаку из-за малого количества структурных единиц, но периодически возникают и вертикальные  коммуникации.

     Каждый  месяц (в конце месяца) начальники отделов в письменном виде докладывают  о проделанной работе директору. Также в этом докладе возможны предложения, пожелания, просьбы как самих докладчиков, так и рядовых работников, которые находятся у них в подчинении. Предварительно их просьбы  и пожелания  обсуждаются с их начальниками. Таким образом, в организации организованы восходящие вертикальные коммуникации.

     Руководитель, рассмотрев, доклады менеджеров, в  первых числах следующего месяца организовывает с помощью секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер фонда для получения информации о произведённых расходах или предстоящих расходах, доходах и т.п. Таким образом налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

     Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях  всего трудового коллектива ТФОМС  БО, где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы как  организации, так и сотрудников.

     Горизонтальные  коммуникации  в основном протекают  неформальным образом, непосредственно  через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ  информация чаще всего поступает напрямую, минуя директора, образуя следующую схему:

     Запрос - ответ

     Схема -Горизонтальные коммуникации.

     Таким образом, основными видами коммуникаций в ТФОМСе БО являются: коммуникации межличностные, вербальные, горизонтальные, а также имеют неформальный характер в связи с особенностями структуры и специфики деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

РАЗДЕЛ  III. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УЛУЧШЕНИЮ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА в ТФОМСе БО 

     Как уже было описано выше, внутриорганизационные коммуникации должны обладать рядом характеристик:

     1. Быть ясными и точными.

     2. Не прозрачные, а сообщаемые сведения – основанными на достоверных фактах.

     3. Должны взывать к лучшим интересам  людей и помогать бороться  с атмосферой недоверия в коллективе.

     В идеале информация о принятом решении должна доходить до работников еще на стадии его подготовки, так как утечка информации, ее неформальное обсуждение неизбежны. Объявив о решении, следует снова и снова возвращаться к его обсуждению, предоставляя дополнительные сведения и помогая людям воспринять новшества.

     Что касается коммуникативных барьеров, нужно заметить, что помимо объективных  причин затрудняют коммуникации и субъективные факторы. Например, предвзятые представления  людей, отвергающих новые идеи в  силу их новизны, кажущейся с первого сомнительной, или в силу стереотипов. В результате искажается восприятие сообщения и как следствие снижается его результативность, замедляется процесс обратной связи.

     Эффективность коммуникаций может быть различной. По данным зарубежных исследований результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных – 20-25% (такое количество исходящей от руководителя информации доходит до работников и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.

     Рассмотрим  ценности организации и потребности  ее сотрудников. По данным аналитиков российского рынка, современные  работники не склонны слепо повиноваться приказам руководства. Профессионалы сегодня обладают большей независимостью: не задумываясь, они уходят из организации, если их что-то не устраивает. В конечном счете, только от них зависит, сколько усилий прилагают сотрудники при выполнении той или иной работы. Они хотят быть уверены в том, что работодатели заботятся о них. К сожалению, этого не принимают во внимание некоторые руководители. Попытки руководства справиться с корпоративными проблемами малыми средствами, внедрение оплаты по результатам, разработка более эффективной цели, периодические командные тренинги не всегда дают негативный эффект. Людям часто недостает простого, человеческого отношения.

     Для того, чтобы воплотить все ожидания работников нужно иметь не только сформулированную цель, но и ясно выраженные принципы, корпоративные ценности. Называя их, руководитель демонстрирует своим работникам, как именно он намеревается завоевать доверие персонала.