Методы управления

     Функциональное  назначение приказа (распоряжения) о  поощрении работника (форма №  Т-11) — документирование факта поощрения (награждения) работника, а также  оформление и учет поощрений (награждений) работников за успехи в работе¹⁶. Подписанный руководителем предприятия (иным уполномоченным на это лицом) приказ объявляется работнику под роспись. На основании приказа делается запись в трудовую книжку работника. Бланк приказа (распоряжения) о поощрении работника представлен в приложении Е.

     Подготовку  прочих приказов и распоряжений по персоналу целесообразно производить  на основе положений Методических рекомендаций ВНИИДАД и Мосгорархива на листах писчей бумаги формата А4 с учетом требований ГОСТ Р6.30—2003 к оформлению организационно-распорядительных документов. Содержание таких приказов (распоряжений) может быть представлено обычным текстом, трафаретным текстом либо их комбинацией и состоять либо из двух частей (констатирующей и распорядительной, что наиболее характерно для приказов), либо только из распорядительной части (что является обычным для распоряжений)¹⁷.

     При этом в констатирующей части содержания приказа по персоналу обычно указываются  мотивы (причины) издания соответствующего приказа (распоряжения), т. е. цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для подготовки проекта документа (в том числе сведения о других организационно-распорядительных документах или нормативно-правовых актах — их наименованиях, датах и номерах—если приказ по персоналу издается на основании такого документа (акта)). Распорядительная часть содержания проекта приказа открывается предложением, завершающимся словом «Приказываю», после которого ставится двоеточие, и подразделяется на пункты (при необходимости — также подпункты, нумеруемые арабскими цифрами). В свою очередь, пункты распорядительной части содержания приказа по персоналу, в соответствии с которыми структурным подразделениям (должностным лицам) предприятия предписывается выполнение определенных действий, следует начинать с глагола неопределенной формы, например: «Принять (меры)...», «Обеспечить (контроль)...», «Выполнить (мероприятия по)...» и др.¹⁸

     В необходимых случаях заключительный пункт распорядительной части содержания приказа по персоналу может включать указание о контроле за надлежащим исполнением предписываемых документом действий, в том числе сведения о структурном подразделении (должностном лице) предприятия, на которое возлагается контрольная функция. Если, кроме того, приказ изменяет (отменяет) ранее изданный документ или какие-либо его положения (пункт или подпункт), то об этом упоминается в предпоследнем пункте распорядительной части его содержания со ссылкой на отменяемый документ (пункт или подпункт документа) с указанием его наименования, даты и номера.

     Что касается содержания распоряжения по персоналу, то оно в зависимости от характера документируемого управленческого решения может включать от двух до четырех пунктов (в отдельных, наиболее простых ситуациях — только один пункт). Функцию констатирующей части в содержании распоряжения выполняет лид-абзац (вводное предложение), после которого, начиная со слов «распорядился о следующем:» («отдал следующее распоряжение:»), последовательно излагается распорядительная часть документа, отражающая суть управленческого решения и соответствующих действий.¹⁹

     Оформление  приказов (распоряжений) по персоналу  производится в соответствии с ГОСТ Р6.3О—2003 с использованием следующих  реквизитов:

     -наименования  предприятия;

     -наименования  вида документа;

     -даты  документа;

     -регистрационного номера документа;

     -места  составления или издания документа;

     -заголовка  к тексту;

     -текста  документа;

     -отметки  о наличии приложения;

     -подписи;

     -грифа  согласования;

     -визы  согласования документа;

     -отметки  об исполнителе;

     -идентификатора  электронной копии документа

4. Постановления, решения и указания

 

     Постановление - правовой акт, принимаемый высшими  и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и  коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установление стабильных норм, правил.²⁰

     Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

     В соответствии с постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации "Об утверждении правил подготовки ведомственных нормативных  актов" от 23 июля 1993 года приказы, постановления, инструкции, положения, разъяснения, указания отнесены к разряду ведомственных нормативных актов (соответственно и постановлений) осуществляется одним или несколькими структурными подразделениями федеральных органов исполнительной власти с учетом их функций и компетенции. Для их подготовки могут создаваться рабочие группы.

     Юридическими  основаниями для издания постановлений  могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации  и Государственной Думы Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, для постановлений федеральных органов исполнительной власти - ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления.

     Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

     Постановления могут содержать приложения - схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка: (приложение 1) или: (приложение3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

       ПРИЛОЖЕНИЕ 

     к постановлению Правительства Российской Федерации

       от27 января 1997 г. №18

     или: УТВЕРЖДЕНО

       постановлением Правительства

       Российской Федерации

       от 27 января 1997 г. №1177

     Проект  постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.

     Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования. Пример постановления приведён в приложении Ж.

     Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

     Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или  более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

     Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем исключением, что ключевым словом текста является глагол "РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например:

     "Коллегия  РЕШИЛА…" или: "Совет директоров  РЕШИЛ…"

     Пример  решения приведён в приложении З.

     Указание - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или  его заместителями преимущественно  по вопросам информационно-методического  характера, а также по вопросам, связанным  с организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

     В целом указания составляются и оформляются  аналогично приказам, но ключевыми  словами в тексте указания могут  быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» - в зависимости от содержания указания.

     Если  указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения  до них норм общего характера или  иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением  реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например:

     Руководителям органов охраны природы республик  в составе Российской Федерации,

     краев, областей,

     автономных  образований,

     городов Москвы и

     Санкт-Петербурга

     Рассылка  указаний в этом случае осуществляется по списку.

     Текст указания в большинстве случаев  имеет две части: констатирующую, в которой раскрываются цели и  причины его издания, и распорядительную. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.

5. Выписка из приказа, штатное  расписание, должностная  инструкция

 

     В практике нередко возникает потребность  подготовить выписку из приказа  по основной деятельности.

     Выписка - это копия определенной части  подлинного документа.

     В выписке из приказа содержатся все  реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется  только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка  заверяется проставление отметки о  заверении копии. Пример выписки из приказа приведён в приложении М.

     Правовое  положение работников организации  регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность  должностных лиц.

     Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

     Общие положения. Устанавливается сфера  деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения. От занимаемой должности, замещение  по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которым он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

     Функции. Определяются направления деятельности специалиста.

     Должностные обязанности. Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, подготавливает, рассматривает, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.

     Права. Определяются права, предоставляемые специалисту для рассмотрения возложенных на него функций и обязанностей.

     Ответственность. Устанавливаются виды ответственности  за не совершаемое и некачественное выполнение специалистом должностных  обязанностей и невыполнение предоставляемых прав.

     Взаимоотношения. Связи по должности (перечисляется  круг должностных лиц, с которыми вступает в служебные взаимоотношения  и обменивается информацией, определяется порядок подписания, согласования и  утверждения документов). Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, при отсутствии структурных подразделений - специалистом, занимающим данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом - разработчиком, утверждается директором предприятия, согласовывается с юристом и доводится до работника под расписку. Пример должностной инструкции приведён в приложении Л.