Методы рационализации личного труда менеджера

              Речь идет в первую очередь о том, что относится сугубо к личной компетенции. О работе, которую, если не выполните вы, никто другой сделать не в состоянии. Однако если справиться с ней и при этом хорошо, впоследствии это может весьма положительно сказаться на жизни или карьере.

Третий вопрос, который следует как можно чаще себе задавать, таков:  «Как наилучшим образом использовать свое время в настоящий момент?» Это центральный вопрос в теории рационального использования времени. Практический ответ на него представляет собой основной способ, позволяющий не допускать промедления в делах и стать высокопродуктивным работником.

              Если руководитель намерен всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно поддерживаться системы, которая реализуется в следующей последовательности:

-         Анализ бюджета времени;

-         Составление списка планируемых дел;

-         Определение времени для выполнения этих дел;

-         Сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела с личным бюджетом времени и личными возможностями;

-         Составление списка дел на год (Приложение В);

-         Составление тематического списка на месяц (Приложение В);

-         Составление плана действий на неделю (Приложение В);

-         Запись текущих дел и составление рабочих планов на день.

Планирование времени в рамках общего планирования ориентируется на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются на оперативные частичные цели.

Установление периодов времени, которые требуются для достижения личных и профессиональных целей, придает чувство уверенности, и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.

Существуют различные методы планирования рабочего дня наиболее известный – это метод «Альпы», который предполагает в себе использование ряда известных принципов и правил, таких как принцип Парето, метод Эйзенхауэра.

2. Методы рационализации деятельности менеджера

2.1. Принцип Парето

Принцип, или правило 80/20 был сформулирован в 19 веке итальянским экономистом Д.Парето и с тех пор не претерпел никаких изменений, оставаясь практически универсальным мерилом человеческой эффективности в самых разных областях жизни. Его учет способен значительно облегчить наше суетное (или наполненное непостижимым смыслом) существование.

Правило 80/20 в самом общем виде может выглядеть так: "Если все предметы разместить в порядке их ценности, то 80 процентов ценности приходится на предметы, составляющие 20 процентов от их общего числа, в то время как 20 процентов ценности приходится на предметы, составляющие 80 процентов от их общего числа".

Исходя из него, в списке из 10 каждодневных дел всего 2 дела обеспечат вам 80 процентов планируемого успеха. Главное - точно определить их и сделать приоритетными.  А остальные 8 можно оставить несделанными, потому что ценность их результатов будет гораздо меньше.

Применяя это правило, можно уклониться от опасности увязнуть в делах, приносящих слабые результаты, и о важности сосредоточиться на 20 процентах дел, которые дают наиболее обильные плоды.

Вот конкретный пример, который дает нам гуру тайм-менеджмента Д.Лакейн. Некий кандидат на местных выборах согласился выступить перед многими группами избирателей и обнаружил, что его расписание основательно перегружено. У него оставалось мало времени для встреч с большими аудиториями и обедов, на которых будут присутствовать влиятельные люди. Он понял, что не сумел проявить разборчивости в тот момент, когда принимал приглашения для выступлений и что уже не может отменить те встречи, на которые обещал прийти. Консультанты внимательно просмотрели перечень его состоявшихся и будущих выступлений и обнаружили, что 80 процентов его воздействия на общественное мнение было результатом 20 процентов его выступлений. 80 процентов его времени отняли выступления, которые мало способствовали популяризации его программы. Кроме того, именно эти выступления так его вымотали, что у него уже не оставалось сил для выступлений, которые могли существенно повлиять на избирателей.

Кандидат вспомнил, что Никсон потратил последние дни избирательной кампании 1960 года на визиты в малолюдные штаты, такие как Аляска, Гавайские острова, Вайоминг, чтобы сохранить верность своему обещанию - посетить все 50 штатов страны. Кеннеди же сосредоточил свои усилия на крупных штатах, которые помогли ему получить победу большинства избирателей.

В конечном итоге политик пришел к выводу, что он может отказаться от нескольких выступлений для малозначащих аудиторий, так как окончательной договоренности о них еще не было. Вместо этого он добился организации встреч с аудиториями, которые могли оказать большое влияние на исход голосования. Это решение оправдало себя: он победил на выборах.

Еще одна закавыка этого принципа в том что, прилагая только 20 процентов наших усилий, мы можем добиться 80 процентов планируемых результатов. Это говорить о том, что живем мы обычно не в полную силу нашего потенциала, и оставшиеся 20 процентов результатов – это 80 процентов усилий олимпийских чемпионов, талантливых изобретателей, гениев литературы [3].

2.2. Метод Эйзенхауэра

Предложенное Дуайтом Эйзенхауэром правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на вашу работу. Срочность – тем, насколько быстро надо выполнить это дело [4].

В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории приоритетности дел и отразил их в матрице (Приложение Г).

Срочные/важные дела. Это дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для ваших дел. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять.

Менее срочные/важные дела. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Сложности здесь возникают тогда, когда эти дела рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично вами разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому необходимо перепроверить степень важности и попробовать их полностью или частично поручать своим сотрудникам.

Срочные/менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств.

Менее срочные/менее важные задачи. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то вам не следует жаловаться на перегрузку работой.

              Приступить к высокоприоритетной задаче и настойчиво трудиться над ней, пока процент ее выполнения не станет равным 100, - значит подвергнуть испытанию и иметь возможность проявить собственный характер, силу воли и деловую решительность, таким образом преображается и укрепляется собственный характер.

2.3 Метод Альпы

Метод Альпы представляет собой последовательность из пяти стадий, от наименьшего к «вершине» - окончательному результату. Метод  относительно прост и легко запоминается, поэтому  после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления плана дня. «Альпы» имеют пять маршрутов (стадий):

1)     составление заданий – задач дня;

2)     оценка длительности акций;

3)     резервирование времени;

4)     принятие решений по приоритетам и перепоручению;

5)     контроль (учет не сделанного).

Первая стадия. Задачи дня. Записать под соответствующими рубриками (разделами) своего «плана дня» все то, что надо сделать завтра:

-         задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;

-         невыполненное накануне;

-         новые дела;

-         сроки;

-         периодически возникающие задачи.

Записывать, нужно используя сокращения: В – визиты, совещания; Д - делегирование дел; К – контроль и т.д. Затем их необходимо распределить по приоритетности, на длительные и короткие.

Вторая стадия. Длительность дел. Необходимо поставить против каждой задачи приблизительное время для ее выполнения, суммировать и определить ориентировочно общее время.

Третья стадия. Резерв времени.План дня рассчитывается на 60% рабочего времени, а 40%  – должно составлять резервное время для неожиданных дел.

Четвертая стадия. Приоритетные дела, сокращение и перепоручение дел. На данной стадии устанавливаются однозначные приоритеты для своих дел с помощью метода Эйзенхауэра и уточняются задачи дня.

Пятая стадия. Контроль. Осуществляется контроль за выполнением своего плана дня и перенос несделанного на другой день.

              3 Проектирование рабочего дня руководителя отдела продаж ООО «Крым»

              Планирование рабочего дня руководителя отдела  продаж  ООО «Крым» будет осуществляться с помощью метода «Альпы», который состоит из 5 стадий:

1)     составление заданий – задач дня;

2)     оценка длительности акций;

3)     резервирование времени;

4)     принятие решений по приоритетам и перепоручению;

5)     контроль (учет не сделанного).

              На первой стадии мы отметим общий список дел дня, и расставим в порядке их выполнения.

1)     анализ отчетов полученных от менеджеров отдела;

2)     проведение планерки;

3)     выезд на склад поставщика;

4)     проведение совещания;

5)     установление деловых контактов;

6)     время на отдых;

7)     работа с документацией;

8)     работа с архивом;

9)     работа с клиентами;

10)      написание отчета;

11)      подведение итогов дня.

На второй стадии определяем длительность дел (Приложение Д).

В результате подсчета выяснилось, что переработка составит 0,35 часов,  без учета оперативных задач, что может пагубно повлиять на  физическое и психологическое состояние руководителя. Таким образом, необходимо все запланированные дела расставить по приоритетам, и выделить резерв времени для решения оперативных задач, путем делегирования полномочий и сокращения времени на некоторые дела.

Третья стадия. Выделение резерва времени. Необходимо распределить время по правилу 60/40, т.е. 60% времени должно быть охвачено основными делами, а в резерве  остальные 40% на оперативные задачи.

Мы можем назначить работу с архивом секретарю, обеденный перерыв совместить со встречей с деловым партнером, проанализировав отчеты сразу взяться за написание отчета вышестоящему руководству, тем самым сократив время на 20 мин.,  обход рабочих мест перенести на следующий день, либо ближе к концу дня (Приложение Е).

В итоге мы получаем 2 часа на решение оперативных задач.

Четвертая стадия. Устанавливаем приоритеты дел с помощью матрицы  
Эйзенхауэра (таблица 3).

Таблица 6 – Матрица Эйзенхауэра