Менеджер по персоналу как внутренний консультант. Постановка системы оперативного контроля

Как построена работа внутреннего аудита в компании? Что  можно считать  приоритетной задачей  отдела?

Отдел внутреннего аудита компании состоит из двух групп, а его работу в цепом можно условно разделить на три направления. Одной из первостепенных задач подразделения является проведение проверок в соответствии с утвержденным графиком. График проведения проверок финансово-хозяйственной деятельности организаций формируется на основе сводных данных о проведенных налоговыми органами выездных проверках в группе компаний. Он составляется, опираясь на прогнозы проведения последующих выездных проверок, учитывая стандартное поведение налоговых проверяющих, которые обычно запрашивают информацию за два календарных года, предшествующих текущему периоду, а также принимая во внимание данные периодов, проверенных налоговиками.

Таким образом, сроки плановых внутренних проверок формируются так, чтобы  максимально эффективно оценить  потенциальную проверяемую организацию, - это помогает выявить, устранить  либо минимизировать налоговые риски. Учитывая специфику основных видов деятельности анализируемой бизнес-единицы и результаты предыдущих аудиторских и налоговых проверок, руководителем рабочей группы составляется программа-график проведения аудита.

По результатам  проведенных проверок рабочая группа формирует проект отчета о выполненных действиях. Описанные факты доводятся до руководства проверяемой организации, что позволяет оперативно устранить разногласия и разработать план-график к отчету (см. таблицу. - Прим. ред.). В период, следующий за проверкой, ответственные исполнители, назначенные руководителем проверенной организации, обеспечивают устранение выявленных нарушений, недоработок и искажений, а затем представляют отчет о проделанной работе в отдел внутреннего аудита. И уже в зависимости от качества проведенных постпроверочных мероприятий принимается решение о необходимости повторной проверки. Кроме того, отдел внутреннего контроля оперативно реагирует на сигналы, поступающие от департамента безопасности и иных структурных подразделений, отрабатывая полученную информацию в рамках внеплановых, то есть внезапных ревизий.

На плечи  сотрудников внутреннего аудита ложится и текущий налоговый  контроль. Эта функция автоматизирована и осуществляется в соответствии с утвержденным положением о предоставлении отчетности, документов и информации о налогах и сборах отделу внутреннего контроля. Данная деятельность ориентирована на соблюдение сроков предоставления налоговой отчетности.

Еще одной  ключевой функцией внутреннего контроля является консультирование сотрудников компании по вопросам бухгалтерского учета, налогообложения и совершенствования системы внутреннего контроля. Весь процесс реализован в режиме онлайн по системе "вопрос-ответ"." 
 
 
 
 

Схема 1. Изменения во взаимодействии финансового директора  и внутренних аудиторов

Существует  ли утвержденный регламент  основного функционала  отдела внутреннего  аудита? На что опираются  сотрудники этого  подразделения при  выполнении своих  обязанностей, расставлены  ли приоритеты их деятельности?

Функции и задачи внутренних аудиторов зафиксированы должностными инструкциями и прочими локальными актами, относящимися к деятельности подразделения. Цели отдела можно разделить на три группы. Во-первых, внутренний аудит создает и поддерживает единую оптимальную систему внутреннего контроля и управления рисками, постоянно повышая ее эффективность. Во-вторых, отдел предоставляет комитету и руководству управляющей компании информацию о состоянии контрольной среды в организациях группы, участвуя тем самым в усилении системы контроля рисков. В-третьих, действия направлены на выявление, оценку, минимизацию и предотвращение существенных налоговых рисков группы компаний, что, несомненно, сокращает количество претензий налоговых инспекторов, возникающих в процессе выездных и камеральных проверок.

В связи  с тем, что алкогольный сегмент  рынка является налогоемкой отраслью, сопровождаемой постоянным пристальным  вниманием различных контролирующих органов, особое внимание отдела внутреннего  аудита уделяется именно контролю правильности исполнения законодательства в сфере налогообложения. 
 

С какой периодичностью отдел оценивает  процессы компании?

При рассмотрении крупных сделок, например, при приобретении предприятия как имущественного комплекса, выполнении крупного экспортного  заказа, заключении долгосрочного договора подряда на строительство и т.д., необходимо заранее в полной мере оценить связанные с ними налоговые риски. Кроме того, следует предварительно определить вероятность признания сделки недействительной, то есть притворной или мнимой. Это позволит руководству компании принять обоснованные и взвешенные решения с учетом существующих рисков.

Таблица. Пример отчета отдела внутреннего аудита

В зависимости  от количества проводимых хозяйственных  операций их мониторинг осуществляется ежедневно, еженедельно либо ежемесячно, то есть непосредственно перед "закрытием" отчетного месяца. Преимущество текущего мониторинга состоит в том, что неправильно осуществленные с точки зрения налогового законодательства операции выявляются в момент их отражения на счетах бухгалтерского учета. Сотрудник службы внутреннего аудита может своевременно оценить величину риска, провести мероприятия по его устранению либо минимизации, при этом налоговую и бухгалтерскую отчетности не придется корректировать, так как все санкционированные изменения будут внесены в рамках отчетного периода.

Стоит отметить, что требование о внесении значимого изменения в порядок  отражения существующей хозяйственной  операции внутренний аудитор должен согласовать с руководством. Кроме  того, при возникновении спорных ситуаций, которых в настоящее время огромное количество, сотрудники отдела заблаговременно их анализируют для дальнейшего обоснования своей позиции налоговым органам в случае возникновения у них вопросов, появляющихся в ходе выездных и камеральных налоговых проверок.

4. Предположим, компания уже прошла проверку сотрудниками отдела внутреннего аудита и определенные риски были обнаружены. Каков дальнейший алгоритм их действий?
5. Для того чтобы своевременно выявить существенные налоговые риски при подготовке программ-графиков проведения плановых внутренних проверок, особое внимание уделяется анализу возможных последствий выявленных нарушений. В этом случае осуществляется комплексный аудит подразделения или участка учета и проводятся инвентаризации имущества и обязательств, анализ существующих бизнес-процессов, проверка правильности документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций.

По результатам  проведенной проверки сотрудниками отдела внутреннего аудита составляется отчет, который содержит полную оценку выявленных рисков - сумму неначисленного в бюджет налога и величину возможных налоговых санкций. Таким образом, фактически руководству организации предоставляется информация, идентичная акту, составляемому налоговыми органами. В этом случае основными условиями для успешного и безболезненного прохождения налоговых проверок будут являться лишь своевременность и полнота выполнения рекомендаций, сформированных по результатам внутренней проверки.

Для усиления контроля над процессом правильности исчисления налогов периодически проводятся тематические проверки наиболее значимых налогов и сборов. Результаты проверок являются наиболее эффективными и полными с точки зрения выявления налоговых рисков и налогового потенциала. В то же время такие проверки наиболее трудоемкие, сложные, так как охватывают несколько отчетных периодов и подразумевают анализ громадного массива информации.

Схема 2. Структура отдела внутреннего аудита

Как я  говорил ранее, по результатам тематических проверок и текущего мониторинга выявляются не только риски, но и налоговый потенциал, то есть излишне уплаченные суммы налога, возникающие вследствие ненадлежащего исчисления уплаты налогов и сборов или по причине трактовки определенных спорных ситуаций в пользу налогоплательщиков. Эти суммы подлежат возврату либо зачету в счет предстоящей уплаты налога компанией. Однако на практике в большинстве случаев возврат переплаченных налогов и сборов - довольно сложное мероприятие, поэтому наиболее простым вариантом реализации налогового потенциала является его зачет в счет предстоящих налоговых платежей.

Кроме тщательного анализа налоговых  рисков, отдел внутреннего аудита проводит консультирование сотрудников  организации, что наряду с проводимыми  контрольными мероприятиями является одним из способов предотвращения налоговых рисков на ранней стадии. Вместе с тем следует помнить, что регулярное обучение и аттестация сотрудников службы внутреннего аудита - одна из ключевых потребностей в поддержании системы внутреннего контроля на высшем уровне надежности.

Способен  ли отдел внутреннего  аудита минимизировать налоговые риски  компании?

Существенным  аспектом в предотвращении налоговых  рисков является оценка нарушений, выявленных в ходе проверок, которые проводятся внешними аудиторами, а также контроль над своевременностью и полнотой их устранения. Письменная информация руководству проверяемых организаций группы, сформированная внешними аудиторами, незамедлительно предоставляется в отдел внутреннего аудита. В первую очередь отделом осуществляются анализ и систематизация нарушений, следствием которых является возникновение существенных налоговых рисков, устанавливаются порядок и сроки их устранения. Уделяется внимание и исправлению нарушений правил ведения бухгалтерского учета, так как достоверность бухгалтерской отчетности, предоставляемой заинтересованным пользователям, является визитной карточкой каждого крупного холдинга.

Заключительным  этапом внутреннего контрольного мероприятия  является отслеживание своевременности и полноты выполнения сформированных рекомендаций. После завершения оценки устранения нарушений внутренний аудитор формирует сведения об остаточном риске и делает выводы о возможности дальнейшей их минимизации. Вся информация об обнаруженных ошибках и выявленных рисках систематизируется в базах данных, электронных архивах. Это позволяет разрабатывать эффективные средства для дальнейшего совершенствования систем внутреннего контроля и бухгалтерского учета, инструкций и положений, регламентирующих порядок осуществления хозяйственных операций.

Думаю, что со мной многие согласятся: работа профессиональной команды внутренних аудиторов помогает холдингу значительно  снизить налоговые риски, предоставляя руководству дополнительную уверенность  в достоверности сведений, содержащихся в бухгалтерской и налоговой отчетности и благоприятном исходе проводимых налоговыми органами проверок.

Основные  организации группы компаний "Синергия" расположены в  семи регионах России. А как территориально распределяется служба аудиторов?

Структуры внутреннего аудита расположены  во всех этих регионах и действуют  самостоятельно. Структура построена  таким образом, что региональные внутренние аудиторы должны согласовывать  локальные графики проверок, проекты  пересылаются на утверждение в головной отдел, где при необходимости дополняются либо корректируются. Результаты локальных проверок предоставляются в виде отчетов с приложением необходимой документации. Дальнейшие же действия по результатам проверок тоже согласовываются с головным отделом.

Кроме этого, на региональных аудиторов возлагается  функция контролеров за исполнением  рекомендаций и предписаний, изложенных в план-графиках к отчетам, которые  были составлены рабочими группами отдела внутреннего аудита.

Взаимодействуют ли внутренние аудиторы со службой безопасности компании? Способны ли эти два подразделения оградить организацию от хищений и махинаций, рост которых сейчас наверняка наблюдается?

Прежде  всего департамент безопасности и отдел внутреннего аудита активно  взаимодействуют при расследовании мошенничеств, злоупотреблений и хищений. СБ обладает техническими средствами и кадровым составом в каждой организации группы компаний, поэтому способна формировать обширное поле деятельности для проведения более углубленных проверок конкретных хозяйственных операций. Например, сотрудники СБ в обязательном порядке включаются в тендерные комитеты.