Номенклатура дел необходима для
быстрого поиска документов по их видам
и содержанию. От ее качества зависит
оперативность работы с документами.
Номенклатура дел необходима для
распределения и группировки
исполненных документов в дела, для
закрепления индексации дел, для
установления сроков хранения, для
создания справочной картотеки исполненных
документов и служит учетным документом
в архиве организации для дел
временного хранения до 10 лет включительно.
Номенклатуру дел подготавливает
структурное подразделение. При
этом ответственность за разработку
номенклатуры дел возлагается на
канцелярию или на секретариат (секретаря).
При построении номенклатуры необходимо
руководствоваться следующим:
- соблюдать единство в подходе к организации учета, систематизации, описанию, хранению и поиску документов;
- применять индексацию документов, обеспечивающую внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений;
- следить за стабильностью индексов.
Номенклатура дел может быть
индивидуальной, примерной и типовой
[3, стр. 205].
Индивидуальная номенклатура дел
отражает документы конкретной организации.
С целью унификации группировки документов
определенной категории организаций с
однотипным характером деятельности и
составом документов разрабатывается
примерная или типовая номенклатура дел.
Примерная номенклатура дел имеет
рекомендательный характер, типовая
— обязательный. Типовой номенклатурой,
как правило, устанавливается единая индексация
дел для организаций всей системы.
Примерная или типовая номенклатура
дел разрабатывается вышестоящими
органами и является базой для
составления индивидуальных номенклатур
в подведомственных организациях, поэтому
ее обязательно согласовывают с
архивными учреждениями.
При разработке индивидуальной номенклатуры
на базе типовой или примерной
обязательно учитывают специфику
конкретной организации.
Номенклатура дел структурного
подразделения разрабатывается
с привлечением ведущих специалистов
и согласовывается с канцелярией
и архивом организации.
Каждая организация обязана
иметь свою номенклатуру дел независимо
от того, существует ли примерная или
типовая номенклатура дел.
Утвержденные номенклатуры дел
действуют на протяжении многих лет.
В конце каждого года вносятся
изменения, если они были, и номенклатура
дел вновь вводится в действие
с 1 января следующего года.
Ежегодный экземпляр номенклатуры
дел — это документ постоянного
хранения, который включается в раздел
номенклатуры канцелярии (или секретариата).
Номенклатура дел подлежит пересоставлению
и переутверждению лишь в случае коренного
изменения функций и структуры организации.
Выбор классификационной схемы
номенклатуры дел зависит как
от организационной структуры построения
аппарата организации, так и от выполняемых
ею функций, поэтому классификационными
делениями номенклатуры дел могут
быть как внутренние структурные
подразделения, так и управленческие
функции.
В номенклатуру должны включаться все
дела и документы, которые отражают
деятельность организации. Дела общественных
организаций включаются в номенклатуру
дел организации, при которой
они созданы. В номенклатуру включаются
и незаконченные дела, поступившие
из другой организации для их решения,
а также все справочные картотеки
к документам.
Каждый документ характеризуется
рядом признаков.
Одни из них — существенные,
постоянные, другие — несущественные,
временные. Понятно, что для классификации
документов наибольший интерес могут
представить лишь существенные признаки,
они получили название «признаков заведения
дел».
Принято выделять шесть таких признаков:
- номинальный. Основанием для группировки документов по этому признаку служит их название, т. е. в дело объединяются документы одного названия, например протоколы;
- тематический. В этом случае объединяются документы одного содержания, т. е. посвященные одной теме;
- авторский. По этому признаку в одно дело объединяются документы, составленные или одним лицом, или одним учреждением;
- корреспондентский. На каждого корреспондента заводится отдельная папка, в которой группируется вся переписка с отдельным лицом или предприятием;
- географический. Это разновидность корреспондентского признака. В этом случае в одно дело объединяются документы разных корреспондентов, находящихся на определенной территори;
- хронологический. По хронологическому признаку группируются документы за какой-либо определенный период. По этому признаку группируется бухгалтерская отчетность [3, стр. 237].
В некоторых случаях документы
группируются в дела по нескольким
признакам сразу.
- Приведите образец договора
Трудовой договор № _15__
г. _Пенза_(город)_
«_26_» _марта_ 20_13_ г.
- Предприятие (организация) _ЦЦ «Цветкофф»__(наименование)___
в лице _ИП Мишиневой И.А.__(должность, Ф.И.О.)__,
именуемое в дальнейшем "Предприятие", и гражданин ___ Маркова Алена Игоревна___(Ф.И.О.)_____,
именуемый в дальнейшем "Работник", заключили настоящий договор о
нижеследующем.
2. Работник _Маркова Алена Игоревна_(Ф.И.О.)_ принимается на работу
_ЦЦ «Цветкофф»__(наименование структурного подразделения)_
по профессии, должности _флорист_(полное наименование профессии, должности)__квалификации _-_ (разряд, квалификационная категория)__-__
3. Договор является договором по основной работе, договором по совместительству
(нужное подчеркнуть).
4. Вид договора:
- на неопределенный срок (бессрочный);
- на определенный срок ___(причина заключения срочного договора)_____
- на время выполнения определенной работы ____(указать какой)____
5. Срок действия договора.
Начало работы___26 марта 2013г._
Окончание работы__26 марта 2014 г._
6. Срок испытания:
а) без испытания,
б) _2 месяца_(продолжительность испытательного срока)
7. Работник должен выполнять следующие обязанности: _витрина (холодильник) в магазине должна быть чистой, оформленной (связаныны букеты для продажи); соблюдать чистоту рабочего места; аккуратно выставлены, перебраны цветы на продажу; менять воду в цветах каждые 2 дня; внимательно принимать цветы; аккуратно вести документацию; должны быть развешаны все ценники; вежливо и с улыбкой обслуживать клиентов, не хамить и не грубить им____
(Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения по объёму работ, качеству обслуживания, уровню выполнения нормированных заданий, соблюдению правил по охране труда, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости. При совмещении работ, выполнении смежных операций даётся перечень этих работ и их объёмы и другие обязательства.)
8. Предприятие обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную договором заработную плату. __в магазине каждому флористу отведено отдельной рабочее место; каждому флористу выдается униформа (жилет на зимнее время года, и фартук на летнее); чтобы приступить к работе, каждый работник должен расписаться о том, что он ознакомлен с техникой безопасности (перед началом работы проводится лекция по технике безопасности); на обеденный перерыв отводится 1 час, рабочего времени (у каждого обед начинается в разное время, т.к. магазин на обед не закрывается); в позднее время суток (после 22:00 ч.) руководство оплачивает поездку до дома; каждый год 3-е из флористов уезжают в Москву на повышение квалификации (поездка оплачивается руководством)___
(Указываются конкретные меры по организации производственного процесса, оборудованию и повышению квалификации работника и созданию других условий труда.
При предоставлении руководителю структурного подразделения права найма работников на работу в данный пункт договора вносят соответствующую запись.)
9. Обязанность работодателя по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными и опасными условиями труда. ___за работу выполненную вне своих обязанностей выплачивается доплата в зависимости от работы (от 200-1000 руб.)_______________________________________________
10. Гарантии согласно Указу Президента Российской Федерации от 21 апреля 1993 г. №. 471 "О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Российской Федерации" ___________________________________________________________
11. Особенности режима рабочего времени:
- неполный рабочий день ________________________________________
- неполная рабочая неделя ________________________________________
- почасовая оплата _14_ часов в день_(график работы с 7-21:00)_
12. Работнику устанавливается:
- должностной оклад (тарифная ставка ____ руб. в месяц) или _73_руб. за 1 час работы
- надбавка (доплата и другие выплаты) _премия 4% от выручки__(в процентах к ставке, окладу, указать вид доплат, надбавок)__
13. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью:
- основной ___14_______ рабочих дней
- дополнительный __-___ рабочих дней.
14. Другие условия договора, связанные со спецификой труда.
____-____
Предприятие (работодатель)
__ИП
Мишинева И.А._______
(Ф.И.О., должность, подпись)
Адрес:
_г. Пенза, ул. Лененградская 1б, ЦЦ «Цветкофф»_____ |
Работник
__Маркова Алена Игоревна__
(Ф.И.О.,подпись)
Адрес:
_г. Пенза, ул. Рахманинова д. 36, кв. 102_ |
| |
|
| |
|
| |
|
| |
|
Список литературы
- Балашов А.П., «Основы менеджмента»: учеб пособие. - М.: вузовский учебник, 2009. - 288 с.
- Глухов В.В. Менеджмент: Учебник для вузов. 3-е изд.,СПб.: Питер, 2008. – 608 с.
- Ленкевич Л.А. Делопроизводство: Учебное пособие для НПО. – М.: Академия, 2009. – 256 с.
- Теория организации: учебник / Т.Ю. Иванов, В.И. Приходько. - 3-е издание, перераб. И доп. - М.: КНОРУС, 2010. – 432 с.
- Шевчуг Д.А. Конфликты: избегать или форсировать. Издательство: Эксмо, 2009 г. - 674 с.