Контроль как функция менеджмента

Таким образом, субъектами контроля в организациях являются менеджеры, однако субъектами контроля могут выступать и государственные  органы.

     Итак, контроль - это часть управленческой  деятельности, то есть функция  менеджера, задачей которой является  количественная и качественная  оценка и учёт результатов  работы организации. 

 

1.2. Виды контроля

 

В практике управления используются различные  виды контроля. В основном их можно  разбить на четыре группы:

· по времени  осуществления;

· по степени  охвата;

· по срокам проведения;

· по форме  осуществления.

 Рассмотрим первую группу, к которой относятся виды контроля, различаемые по времени осуществления. В неё входят:

· предварительный  контроль;

· текущий  контроль;

· заключительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется до начала фактических работ по всем видам ресурсов. Основным средством предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего объектом контроля является деятельность подчинённых. Его цель - исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа выполнена.

Он, во-первых, дает руководителю информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем; во-вторых, за счет оценки качества выполненной  работы способствует совершенствованию  мотивации эффективности деятельности персонала.

Во второй группе - по степени охвата наблюдаемых  явлений и процессов контроль делится на:

· общий (полный, сплошной);

· выборочный.

Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса.

Выборочный контроль получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно используются методы статистического контроля качества.

 

Суть  данного метода заключается в  том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы  продукции, а выводы делаются по всей партии.

В третьей  группе, выделяющейся по установлению рациональных сроков проведения, различают  следующие виды контроля:

· систематический;

· периодический;

· разовый.

Систематический контроль организуется в отношении наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо зависят от степени важности процесса.

В обычной, повседневной производственно-хозяйственной  деятельности используются преимущественно периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу. К этой же группе относится статистическая отчетность.

Особое  место в управлении принадлежит разовому контролю. Он, как правило, проводится специализированными функциональными органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта или всей производственно-хозяйственной деятельности.

Четвёртой, заключительной группой является группа контроля, отличающаяся по форме осуществления. В ней выделяют следующие виды контроля:

· финансовый контроль;

· административный контроль;

· технический  контроль.

Финансовый контроль проводится путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям.

 При  этом в центре внимания находятся  такие показатели, как уровень  прибыли, издержки производства  и их отношение к чистым  продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др.

Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке - как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. В то же время административный контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием.

 

Технический контроль используется для проверки производственных параметров. Он необходим для своевременного устранения технических неполадок, проверки состояния оборудования.

 

         1.3 Эффективность контроля

 

Контроль - это процесс обеспечения эффективной  работы на основе владения информацией  об уровне достижения, запланированных  результатах и своевременной  коррекции возникающих отклонений от первоначального плана. В процессе управления контроль выполняет важнейшие  социальные функции повышения устойчивости и эффективности самого управления, стабилизации ситуации. Контроль выступает  центральным моментом в процессе принятия и реализации решений - он завершает один из циклов реализации управленческих решений и открывает  новый, образуя основу «спирали»  общественного развития.

Эффективность контроля зависит от:

· принятых теоретических подходов к контролю как функции управления, то есть назначения, роли, целей функций  контроля в системе управления;

· принятых методик организации функции  контроля;

· системности  и комплексности осуществления  функций контроля;

· инструментальной основы функции контроля, степени  её точности и допустимой погрешности;

· полноты  анализа, причин отклонений.

Все эффективные  системы контроля имеют общие  характеристики. Их значимость варьируется  в зависимости от конкретной ситуации, однако мы можем с уверенностью сказать, что если контроль соответствует  некоторым требованиям, то его эффективность  значительно повышается.

Итак, контроль должен быть:

· действенным;

· гибким;

· систематическим;

· комплексным;

· экономичным;

· гласным;

· своевременным;

· понятным.

 

Рассмотрим  каждую характеристику эффективного контроля.

Действенность. Выявленные в результате контроля нарушения, изъяны, ошибки, промахи в деятельности предприятия (организации) должны оперативно устраняться.

 

Гибкость. Эффективные контрольные механизмы должны предотвращать последствия неблагоприятных изменений и учитывать преимущества новых возможностей.

Очень немногие современные организации работают в условиях стабильной внешней среды  и не нуждаются в гибкой системе  контроля. Сегодня даже самые механистические  структуры требуют механизмов контроля, которые можно скорректировать  в соответствии с изменением ситуации и обстановки.

        Систематичность. Контроль должен проводиться не от случая к случаю, а постоянно. Кроме этого все виды и процедуры контроля, осуществляемые в организации, должны быть связаны в единую взаимозависимую целостность.

Комплексность. Контроль должен охватывать не один или несколько показателей плана, а все показатели, все направления деятельности предприятия (организации). Реализация контрольной функции в организации всегда должна быть единым комплексом, а не набором случайно связанных или вообще несвязанных процедур.

Экономичность. Эффективная система контроля должна оправдывать издержки, связанные с ее созданием и применением. Чтобы минимизировать эти затраты, менеджерам следует использовать как можно меньше контрольных механизмов, то есть внедрять только те методики и способы, которые действительно необходимы для достижения намеченных результатов. Выгоды, приносимые контролем, должны быть выше затрат на его проведение. Гласный. Результаты контроля должны быть известны исполнителям.

Своевременность. Механизмы контроля должны своевременно привлекать внимание менеджера к отклонениям, чтобы он мог предупредить их серьезное влияние на работу подразделения. Даже самые ценные сведения обесцениваются, если поступают с опозданием. Следовательно, эффективная система контроля должна обеспечивать своевременную информацию.

Понятность. Механизмы контроля, непонятные для тех, кто ими пользуется, бессмысленны. По этой причине иногда возникает необходимость упростить систему контроля. Применение системы контроля, которую трудно понять, нередко приводит к дополнительным ошибкам, недовольству сотрудников и к тому, что люди их просто игнорируют.

Самым главным  фактором повышения эффективности  контроля, а значит, и изменения  характера управления является развитие партнёрства –

управления, осуществляемого на основе участия  всех членов организации 

или группы в управлении. Для такого совместного  управления характерно внедрение и  развитие самоконтроля.

Эффективность самоконтроля зависит от авторитета руководителя, стиля управления, целей  и социально-психологической атмосферы  организации.

 

 

1.4 Характеристики эффективного контроля

 

 Поведение людей не  единственный  фактор,  определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою  истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей  организации,  он  должен  обладать несколькими важными свойствами.

 Контроль является эффективным, если он имеет стратегический  характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок,  прост  и экономичен.

  Конечная  цель контроля состоит не  в  том,  чтобы  собрать  информацию, установить стандарты и выявить  проблемы,  а  в  том,  чтобы   решить  задачи, стоящие  перед   организацией.  Проведение  измерений   и  оповещений  об   их  результатах важно только как  средство достижения цели.

 Контроль  можно  назвать  эффективным  только  тогда,  когда организация   фактически   достигает   желаемых   целей   и   в    состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат ее выживание  в будущем.

   Для того  чтобы  быть  эффективным,  контроль  должен  соответствовать контролируемому   виду  деятельности.  Он  должен  объективно   измерять   и оценивать то, что действительно важно.

    Для того чтобы контроль был эффективным, он должен быть своевременным.

Своевременность контроля заключается не  в  исключительно  высокой  скорости или частоте  его  поведения,  а  во  временном  интервале  между  проведением  измерений  или  оценок,  который  адекватно  соответствует   контролируемому  явлению.

Помимо  этой важнейшей целью контроля  остается  устранение  отклонений прежде,  чем  они  примут  серьезные   размеры.  

 Таким   образом,   система эффективного  контроля – это система, которая дает нужную информацию  нужным людям до того, как разовьется кризис.

 Если  нечто  непредвиденное   можно   спрогнозировать,   то   контроль становится ненужным.  Контроль, как и план, должен быть достаточно гибким  и приспосабливаться  к  происходящим  изменениям.   Незначительные   изменения планов редко  бывают,  сопряжены  с  необходимостью  серьезных  изменений  в системе контроля.

  Как правило, наиболее эффективный контроль-это простейший  контроль  с точки зрения тех целей,  для которых он  предназначен.  Простейшие  методы контроля требуют меньше усилий и более экономичны. Но самое важное  состоит в том, что, если  система контроля слишком сложна и люди,  взаимодействующие с ней, не понимают и не поддерживают её, такая система контроля  не  может быть эффективной.  Избыточная  сложность ведёт к беспорядку,  являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией.

Для того  чтобы быть  эффективным, контроль  должен  соответствовать   потребностям   и   возможностям   людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих её.

 Очень  редко   стремятся   достичь   при   помощи   контроля   полного совершенства   в    работе    организации,    поскольку     прогрессирующие усовершенствования    и    улучшения    на    последних    этапах    требуют непропорционально больших затрат усилий и средств.   Когда организации  осуществляют  свой  бизнес  на  зарубежных  рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности.

    Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого организации и  за  границей.  Особенно  важно  не  возлагать  на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем,  которые  от них не зависят.

 

Характеристики эффективного контроля:

 

1.Стратегическая  направленность контроля, т.е. отражение  общих приоритетов организации  и поддержание их.

2.Ориентация  на результаты. Конечная цель  контроля состоит не в том,  чтобы собрать информацию, установить  стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В  итоге контроль можно назвать  эффективным только тогда, когда  организация фактически достигает  желаемых целей и в состоянии  сформулировать новые цели, которые  обеспечивают ее выживание в  будущем.