Контроль и регулирование в управлении предприятием

     -наличие: отражены действительно существующие операции;

     -полнота: отражены все реальные операции;

     -арифметическая точность: все операции правильно подсчитаны;

     -разноска по счетам: все операции правильно разнесены по соответствующим бухгалтерским счетам;

     -формальная разрешенность: на каждую операцию получено общее или специальное формальное разрешение;

     -временная определенность: все операции отнесены к надлежащему отчетному периоду;

     -представление и раскрытие данных в отчетности: все данные правильно суммированы и обобщены, соблюдены установленные требования относительно порядка и объема раскрытия информации в отчетности.

     Основная  из современных форм управленческого  контроля - внутренний аудит, под которым понимается регламентированная внутренними документами организации деятельность по контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями специального контрольного органа в рамках помощи органам управления организации (общее собрание участников общества или членов производственного кооператива, наблюдательный совет, исполнительный орган). Руководители среднего звена предприятия «Хлебозавод №6» не имеют достаточного времени проверить это выполнение и своевременно обнаружить недостатки. Внутренние аудиторы помогают им в этом, обеспечивают защиту от ошибок и злоупотреблений, определяют "зоны риска" и возможности устранения будущих недостатков или недостач, помогают идентифицировать и устранить слабые места в системах управления и найти те принципы управления, которые были нарушены. Все эти действия дополняются обсуждениями с высшими органами управления, нужды и предложения которых и определяют процедуры внутреннего аудита (внутренние аудиторы должны обеспечить управляющих любой информацией, касающейся их компетенции). Таким образом, органы управления организацией пользуются услугами внутренних аудиторов как дополнительными ресурсами, помогающими им осуществлять свои функции. Иными словами, внутренний аудит вводят с целью помощи органам управления организации в осуществлении эффективного контроля над различными звеньями (элементами) системы внутреннего контроля. Главная задача отдела внутреннего аудитора - обеспечение удовлетворения потребностей органов управления в части предоставления контрольной информации по различным интересующим их вопросам. В общем же виде функции внутренних аудиторов могут быть представлены следующим:

     а) оценка адекватности управленческих систем - осуществление проверок звеньев  управления и предоставление обоснованных предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению  их эффективности;

     б) оценка эффективности деятельности - осуществление экспертных оценок различных сторон функционирования организации и предоставление обоснованных предложений по их совершенствованию.

     К институтам внутреннего аудита также  можно отнести и ревизионные  комиссии (ревизоров), деятельность которых  регламентирована действующим законодательством  государства.

       В области регулирования рассматриваются вопросы бухгалтерского, статистического и оперативного учета во всех организациях, и предприятие «Хлебозавод №6» в том числе. Большое внимание уделяется разработкам в сфере оперативного учета, обеспечивающего руководство организации информацией для своевременного принятия управленческих решений.

     Акцент  на сфере оперативного учета, позволяющего формировать управленческую отчетность, связан с тем, что правила ведения  бухгалтерского учета, так же как  и правила составления статистической отчетности, регламентируются государством, в то время как правила оперативного учета устанавливаются организацией самостоятельно с учетом ее индивидуальных особенностей деятельности. Так как  вид информации о хозяйственных  средствах и деятельности организации  зависит от способов ее учета, которые могут быть различными, то для определения системы учета и отчетности в организации должна быть установлена учетная политика.

     Учетная политика на Хлебозаводе №6 - это фиксация и использование для каждого объекта учета (хозяйственного средства, операции) из множества различных вариантов ведения учета одного способа, применяемого данной организацией.

     В связи с тем, что бухгалтерский  и оперативный учет являются двумя  различными видами учета, каждый из которых  имеет свои способы регистрации, группировки и обобщения данных, каждый из них может быть описан своей учетной политикой:

     -учетная  политика по ведению бухгалтерского  учета,

     -учетная  политика по ведению оперативного  управленческого учета.

     В настоящий момент предприятием «Хлебозавод  №6» используется программное обеспечение, которое имеет довольно много  готовых программных продуктов, содержащие стандартные формы учетных  документов, справочников, отчетов. Вместе с тем, оперативный учет требует  ведения большого объема аналитической  информации, которая индивидуальна  для данной организации. Учет, систематизация, классификация и обобщение такой  информации не ограничиваются стандартными формами и настройками предлагаемых программных продуктов, в связи  с чем и возникает необходимость  постановки задач по автоматизации  учета на базе готовых программных  продуктов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Гл. 3. Рекомендации по совершенствованию

     реализации  функций контроля и регулирования  на «Хлебозаводе №6» 
 

     3.1 Предложения по  совершенствованию  системы контроля 

     Общие рекомендации:

1. Придать контролю стратегический характер, т. е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать.
2. Цель контроля должна состоять не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед предприятием.
3. Контроль должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно, чтобы собирать нужную информацию.
4. Своевременность. А именно, контроль заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.
5. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.
6. Избыточная сложность контроля ведёт к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией.
7. Экономичность контроля. Поскольку контроль требует непропорционально больших затрат, усилий и средств.
8. Чем более глобальна деятельность предприятия, тем труднее осуществлять функцию контроля. Это надо учитывать.

     Конкретные  рекомендации:

1. Стратегический характер:

     Как? Своевременное информирование администрации  и работников об текущих изменениях и положении на предприятии.

     Для чего? Чтобы осуществлять быстрое  реагирование в ситуациях, которые  снижают активность производства. 

     Каким способом? Проведение собраний, совещаний, «пятиминуток», бесед с работниками.

2. Проводить измерения и оповещать об их результатах:

     Как? Сравнивать прогнозируемые показатели с реальными, чтобы обладать информацией: на что рассчитывает предприятие  и к чему должно стремиться, а  что поддерживать без изменений.

     Для чего? Чтобы контроль на «Хлебозаводе №6» мог выполнить свою истинную задачу, т. е. обеспечить достижение целей  данной организации.

     Каким способом? Работа с бухгалтерскими, оперативными, коммерческими и другими  данными.

3. Руководители данного предприятия должны устанавливать стандарты, измерять результативность и предпринимать корректирующие действия для своей деятельности предприятия:

     Как? Учет себестоимости процедур.

     Для чего? Чтобы сократить время и не тратить на незначительные факторы время и средства.

     Каким способом? Устанавливать стандарты, измерять результативность и предпринимать  корректирующие действия для своей  деятельности предприятия.

4. Необходима доработка своевременности:

     Как? Проводить чаще проверки по всем подразделениям.

     Для чего? Чтобы сократить временной  интервал между проведением измерений  или оценок.

     Каким способом? Дополнительная контролирующая группа или внутренний аудит.

5. Адаптивность:

     Как? Рассмотреть все возможные варианты контроля.

     Для чего? Во избежание кризисных ситуаций и недоразумений.

     Каким способом? Разработка более детального плана.

6. Следует использовать простейшие методы контроля, более экономичные:

     Как? Метод сбора и анализа информации.

     Для чего? С целью экономии.

     Каким способом? Выполнение функций анализа на данном предприятии в виде опроса, эксперимента, наблюдения, совещаний и т.д. Методы, обеспечивающие ежедневные данные о движении финансовых средств, продукции. Методы бюджетирования, анализа рентабельности, анализа составления смет, анализа относительных показателей. Ревизия и аудиторские проверки.

7. Экономичность контроля:

     Как? Использование прогрессивных средств  контроля, которые позволяют сократить  затраты.

     Для чего? С целью экономии.

     Каким способом? Автоматизирование процесса. Или сокращение излишних затрат.

8. Планирование контроля:

     Как? Включение контрольных процедур в план работы заранее. Выверенность процедур.

     Для чего? Во избежание кризисных ситуаций и недоразумений.

     Каким способом? Найти взаимосвязь между  двумя функциями – контроль и  планирование. Разработать план на совещании руководства. 

     3.2 Предложения по  совершенствованию  функции регулирования 

     Теперь  надо кратко осветить отдельные задачи в области регулирования, которые, на мой взгляд, могут возникнуть в будущем. Социальный и организационный  факторы выводятся в число  определяющих. При этом, в центр  современной концепции управления ставится человеческий фактор.

     Предложения по совершенствованию  функции регулирования:

1. Основное внимание в управлении анализируемого мною предприятия должно уделяться повышению уровня удовлетворения материальных и духовных потребностей человека, а также созданию благоприятных условий для работы и реализации творческого потенциала и необходимого развития. Поэтому, я думаю, руководству следует хорошо наладить работу с персоналом.
2. Исходя из этого, все большее значение будет приобретать контроль "психологического климата" в коллективе, межличностных отношений сотрудников, их общения и взаимодействия.
3. Понимание характерных особенностей внутреннего аудита позволит руководителям организации оптимально использовать эту форму контроля при организации эффективного управления, что особенно актуально именно сейчас, на пороге "подъема" и дальнейшего развития отечественных товаропроизводителей в условиях жесткой конкурентной борьбы на рынках.
4. Соблюдение стандарта:

• Следует устанавливать осмысленные стандарты, используемые для оценки деятельности предприятия, чтобы они легко воспринимались сотрудниками.

• Устанавливать более жесткие, но достижимые стандарты.
• Следует избегать чрезмерного давления на сотрудников в процессе проверок.
• Необходимо проводить больше собраний, пятиминуток для расширения двустороннего общения руководства с подчиненными, чтобы своевременно информировать их о каких-либо изменениях и нововведениях, связанных с производством и чтобы учитывать мнения и пожелания всего коллектива данного предприятия.
• Рассмотреть систему вознаграждений.