Классическая административная школа управления

     Хорошее счетоводство — простое и ясное, дающее точное представление о работе предприятия и ее условиях — является могущественным средством управления.

     Необходимо  известное посвящение в эту функцию, как и в остальные. Заметное безразличие  к ней в крупных промышленных школах свидетельствует о том, что  люди не дают себе полного отчета в  ее важном служебном значении.

6. Административная  функция 

 

     Ни  на одной из пяти предыдущих функций  не лежит задача выработки общей  программы работы предприятия, подбора  его рабочего состава, координирования  усилий, гармонизации действий. Эти операции не составляют принадлежности технической функции, ни тем более функций коммерческой, финансовой, страховой или учетной. Они образуют особую функцию, которая обычно обозначается именем управления и свойства и границы которой — мы сказали бы — определяются довольно неудовлетворительно.

     Предвидение, организация, координирование  и контроль составляют в обычном понимании бесспорную область управления.

     Так же ли бесспорно относится сюда и  распорядительство? Нет, не обязательно: распорядительство можно было бы изучать и отдельно. Но А. Файоль решил включить его сюда по следующим соображениям:

     1. Подбор и формирование персонала  и создание социального организма  предприятия, входящие в задачи управления, в высокой степени связаны с распорядительством.  

     7

     2. Большинство принципов распорядительства  являются принципами управления. Управление и распорядительство тесно сплетены между собой.                                     

     Даже  с простой целью облегчения исследования для А.Файоля интересно было сгруппировать в одно эти два вида операций.

     3. Эта группировка, сверх того, имеет  ту выгоду, что создает очень  важную функцию, достойную того, чтобы привлечь и сосредоточить на себе внимание общества по крайней мере в той же степени, как это имеет место в отношении технической функции.

     Итак, Файоль предлагает следующее определение:

     УПРАВЛЯТЬ — значит предвидеть, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать;

     предвидеть, то есть учитывать грядущее и вырабатывать программу действия;

     организовывать, то есть строить двойной — материальный и социальный — организм предприятия;

     распоряжаться, то есть заставлять персонал надлежаще  работать;

     координировать, то есть связывать, объединять, гармонизировать  все действия и все усилия;

     контролировать, то есть заботиться о том, чтобы все  совершалось согласно установленным правилам и отданным распоряжениям.

     При таком понимании управление не является ни исключительной привилегией, ни лично присваиваемой обязанностью начальника или директоров предприятия; это функция, разделяемая между головой и членами социального тела, подобно другим существенным функциям.

     Административная функция ясно отличается от пяти других существенных функций.

     Важно не смешивать ее с правлением.

     Править — значит вести предприятие к его цели, стремясь извлечь возможно большие выгоды из всех ресурсов, которыми оно располагает; значит обеспечить действие шести существенных функций.

     Управление же является лишь одной из шести функций, действие которых должно быть обеспечено правлением. Но в роли крупных директоров оно занимает такое значительное место, что иногда может казаться, будто роль эта исключительно административная.

     8

    Заслуга Файоля заключается в том, что  он разделил все функции управления на общие, относящиеся к любой сфере деятельности, и специфические, относящиеся непосредственно к управлению промышленным предприятием.

    Файоль  рассматривал управление как особый вид деятельности, чего никто до него не делал. Он считал, что собственно управленческая деятельность должна стать особым объектом исследования. Файоль определил, что деятельность по управлению включает в себя пять обязательных общих функций: предвидение (планирование), организацию, распорядительство, координирование и контроль.

    Файоль  понимал, что управленческая деятельность может отличаться в зависимости от размера предприятия (организации), уровня в управленческой иерархии и т. п. Однако несмотря на это, она обязательно должна включать в себя все пять перечисленных выше функций. Для каждой функции Файоль сформулировал правила и технику их осуществления.

    Предвидение (планирование). Оно выражается в разработке программы действий предприятия по техническим, финансовым, коммерческим и другим операциям на перспективу (например, пять, десять лет) и на текущий период (год, месяц, неделю, сутки). Предвидению Файоль уделял особое значение. По его мнению, предвидение составляет наиболее существенную часть управления. «Предвидеть — ... означает исчислять будущее и подготавливать его; предвидеть — это уже почти действовать».

    Основное  место в предвидении отводится  разработке программы действий, под  которой он понимал «конечную  цель, руководящую линию поведения, этапы предстоящего пути и средства, которые будут пущены в ход». Картина будущего не всегда может быть четко представлена, зато ближайшие события могут быть проработаны достаточно детально.

    Для разработки программы действий необходимо знание:

• ресурсов предприятия (денежный капитал, недвижимость, оборудование, материалы и сырье, трудовые ресурсы, величина производственной мощности, конъюнктура рынка и т. д.);
• ведущих направлений развития предприятия;
• возможных   изменений   внешних  условий,   сроки наступления которых нельзя определить заранее.
• Составление необходимой программы, по мнению Файоля, требует от руководящего персонала:
• искусства управлять людьми;
• известного нравственного мужества;
• большой активности;
• достаточной устойчивости;
• известной компетенции в производственной области;
• наличия достаточного опыта в делах.

9 

    Организация. Под организацией работы предприятия Файоль понимал обеспечение его всем необходимым для работы. Файоль  различал материальную и социальную организацию. Материальная организация включает в себя обеспечение предприятия необходимыми материалами, капиталом, оборудованием. Социальная организация включает обеспечение предприятия людьми. Социальный организм должен быть способен выполнять все операции, необходимые для осуществления производственного процесса на предприятии.

    Управление  людьми (социальный организм) включает следующие обязанности:

• установление   программы   действий;   определение задач, целей и потребностей предприятия и установление соответствия между ними и материальным и социальным организмами;
• наблюдение за выполнением программы;
• осуществление руководства предприятием компетентным и энергичным руководителем;
• правильный подбор административного аппарата;
• точное определение функций;
• согласование усилий для выполнения намеченной работы;
• ясное, отчетливое и точное формулирование решений;
• поощрение ответственности и инициативы;
• справедливое вознаграждение за труд;
• предупреждение ошибок и недоразумений;
• обязательное соблюдение дисциплины;
• подчинение личных интересов интересам предприятия;
• единство распорядительства;
• всеобщий контроль;
• борьба со злоупотреблениями в регламентации, с бюрократическим  формализмом,  бумажной  волокитой и т.д.

    Все указанные обязанности являются справедливыми, и для настоящего времени.

    Построенный социальный организм требуется привести в действие. Эта задача выполняется с помощью функции распорядительства.

    Распорядительство.  Целью распорядительства является  извлечение наибольшей  пользы и  выгоды  из подчиненных руководителю работников в интересах предприятия в целом.

    По  Файолю, руководитель, исполняющий  функцию распорядительства, должен придерживаться следующих правил:

• знать в совершенстве подчиненных ему работников;
• увольнять неспособных работников;
• хорошо знать условия, связывающие предприятие и служащих;
• подавать положительный пример;
• производить  периодическое  инспектирование  социального организма предприятия;

10

• проводить   совещания   с   ведущими   работниками предприятия с целью согласования единства направлений и усилий;
• стремиться к тому, чтобы среди персонала предприятия господствовали активность и преданность;
• не уделять мелочам много внимания в ущерб решению важнейших вопросов.

 

    Координирование. Его главной целью является достижение соответствия и согласованности между различными частями предприятия путем установления рациональных связей в производстве. Эти связи носят самый разнообразный характер: по содержанию они могут быть техническими, экономическими, организационными; по иерархическому признаку — связи между различными ступенями управляемого объекта. Кроме того, сюда относятся связи между собственно производством, с одной стороны, и распределением, обменом и потребителем — с другой.

    Управление  предприятием через функцию координирования призвано рационально организовать все эти связи на основе их изучения и совершенствования.

    Контроль.  Задачей контроля является  проверка  исполнения в соответствии с принятой программой. Контроль должен осуществлять контролер, отвечающий следующим  требованиям:   компетентность,   чувство  долга, , независимое положение в отношении к контролируемому объекту, рассудительность и такт. Он обязан  воздерживаться  от вмешательства в управление и исполнение дел.  Контроль должен осуществляться вовремя и иметь конкретные последствия.

    Файоль  выделял еще шестую — административную функцию, которая отличается от пяти других функций управления. Административная функция оказывает воздействие только на персонал предприятия. При этом Файоль предостерегал от возможности смешения административной функции с понятием «правления». Под правлением он понимал движение предприятия к поставленным целям на основе наилучшего использования всех его ресурсов. Правление предполагает использование всех шести сформулированных функций.

    Управление  Файоль рассматривал в качестве шестой функции, действие которой должно быть обеспечено правлением. Вместе с тем он не ставил знака равенства между административной функцией и правлением.

    Файоль рассматривал предприятие как замкнутую систему управления. Основное внимание он уделял внутренним возможностям (условиям) повышения эффективности деятельности предприятия за счет совершенствования процесса управления. Файоль сформулировал принципы (законы, правила), которые, по его мнению, применимы к любой административной деятельности. При этом Файоль отмечал, что принципы далеко не всегда требуют жесткого исполнения. Они гибки и подвижны, и их применение зависит от меняющихся обстоятельств, от состава работников и т. д.

11

Классификация принципов управления

     Органом и инструментом административной функции служат лишь образования социального порядка. В то время как прочие функции оперируют материалом и машинами, административная функция воздействует только на персонал.

     Здоровье  и хорошее функционирование социального  образования зависят от известного числа условий, которые почти  безразлично обозначаются то именем принципов, то — законов или правил. Я предпочитаю термин принципы, не связывая, однако, с ним идеи суровой строгости. В административном начале нет ничего негибкого и абсолютного; все в нем вопрос меры. Почти никогда не приходится применять один и тот же принцип в тождественных условиях: надо учитывать различные и меняющиеся обстоятельства, различие и смену людей и много других переменных элементов.

     Стало быть, принципы должны быть гибки и  применимы при всяких запросах. Надо уметь ими оперировать. Это трудное  искусство, требующее вдумчивости, опыта, решительности и чувства  меры.

     Чувство меры — производное такта и опыта — одно из важнейших качеств администратора.