Исследование и разработка предложений по совершенствованию системы управления в организации ООО «Новый Свет»

3. Простой некоторых транспортных  средств.

Для того чтобы избавиться от этих недостатков, необходимо выявить  их причину, которая заключается  в неудовлетворительной работе экономистов  и сотрудников отдела материально-технического снабжения.

Отдел материально-технического снабжения состоит из двух человек: начальника отдела и инженера по снабжению, обязанностью которых и является снабжение автобазы всеми необходимыми материалами. Они не справляются, выполняя эту работу, т.е. решением данной проблемы будет являться расширение штата  отдела.

Причиной низких финансовых показателей является неудовлетворительная работа экономистов. В организации  работает два экономиста: ведущий  экономист, который занимается общим  экономическим планированием на предприятии и многими другими  вопросами, которые являются все-таки более масштабными и поверхностными. И экономист по труду, который  осуществляет работу по совершенствованию  организации труда, форм и систем заработной платы, материального и  морального стимулирования, а также  разрабатывает проекты перспективных  и годовых планов по труду и  заработной плате предприятия. Таким  образом, такая функция, как расчет себестоимости оказываемых услуг  ни на кого не возложена.

Можно выделить две причины  простоя транспортных средств: недостаток некоторых видов запасных частей; неполная загруженность вследствие отсутствия работы.

В условиях рыночной экономики  необходимо, чтобы влияние этих факторов было минимальным или вообще отсутствовало.

Руководителем ООО «Новый Свет» является директор.

Директор назначает на контрактной основе своих заместителей и главного бухгалтера.

К непосредственным обязанностям Директора общества относится:

Руководство в соответствии с действующим законодательством  производственно-хозяйственной и  финансово-экономической деятельностью  организации.

Организация эффективно ведёт взаимодействия всех структурных подразделений, направление их деятельности на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов.

Анализируя организационную структуру ООО «Новый Свет» можно сделать следующий вывод: организационная структура спроектирована неэффективно, так как не полностью отвечает задачам, целям и факторам, от которых зависит успешная деятельность предприятия.

В качестве основных недостатков  организационной структуры управления ООО «Новый Свет» можно выделить:

1. Перегрузка высшего  руководства. Директор ООО «Новый Свет» имеет в своем непосредственном подчинении 9 человек.

2. Неэффективная работа  отдельных подсистем предприятия  (отсутствие финансово-экономического  отдела).

3. Недостаточно четкое  распределение ответственности.  Отсутствие утверждённых руководителем  должностных инструкций. Работники  фактически не знают, что конкретно  от них требуется, а работа  их носит разнородный характер. То есть, менеджер может выполнять  функции грузчика и т.д. С  одной стороны это хорошо, так  как отсутствие одних заменяется  другими, но с другой стороны  это снижает уровень ответственности.

4. Низкий уровень качества  исполнения управленческих решений.

5. Отсутствие гибкости. Необходимо  отметить, что одной из основных  проблем организационной структуры ООО «Новый Свет» является отсутствие гибкости. Предприятие не в состоянии быстро подстраивать свою деятельность в соответствии с изменчивостью окружающей среды. Необходимо проводить постоянный анализ внешней среды на предмет анализа конкурентов и поиска новых клиентов для предоставления услуг компании.

6. Отсутствие ориентации  на перспективу. Будущее развитие  предприятия требует со стороны  высших руководителей все большего  внимания стратегическим задачам,  независимо от характера предприятия  и рода его деятельности. И  в то же время до сих пор  многие руководители высшего  ранга продолжают основное время  уделять оперативным вопросам, а  их решения, которые будут иметь  влияние и в далекой перспективе,  основываются на простой экстраполяции  текущих тенденций на будущее.  Высший руководитель (или их группа) должен осознавать, что его важнейшая  обязанность заключается в том,  чтобы сделать предприятие способным  разработать и реализовать стратегическую  программу с той полнотой, которую  позволяет юридическая и экономическая  самостоятельность предприятия.  Обеспечение такой способности  почти всегда связано с преобразованиями  организационных форм, а также  с введением новых или измененных  коренным образом процессов принятия  решений.

Степень совершенства организационных  структур проявляется в четкости системы управления организацией и  высоких конечных результатах ее деятельности. Оценка эффективности  управления может быть произведена  по уровню реализации заданий, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых  управленческих решений.

В конечном счете вся работа по проектированию структуры управления сводится к выработке направлений  по совершенствованию действующей  организационной структуры, повышению  эффективности работы аппарата управления.

 

 

 

 

 

 

 

Предложения по совершенствованию  организационной структуры управления в организации ООО «Новый Свет»

3.1 Совершенствование организационной структуры управления ООО «Новый Свет»

Процесс управления хозяйственной  деятельностью в организации  связан с принятой ею организационной  структурой управления, которая предопределяет весь цикл управления. Основные действия, связанные с организационной  структурой,-- создание отделов и  служб, определение сферы управления, распределение прав и обязанностей,-- основаны на той или иной теории организации, в соответствии с которой  организация рассматривается спроектированной для достижения предписанных целей.

Основной характеристикой  организации, как мы уже знаем, является формальная организационная структура  управления организации, т.е. сознательно  установленный состав подразделений, иерархия должностей, совокупность должностных  инструкций, внутриорганизационных  положений, руководств и т.д.

Организационная структура  зависит от внешней среды организации. Она строится в соответствии со стратегическими  целями организации, определяется характером производственного процесса, особенностями  применяемой технологии. Поэтому  она не является неподвижной, раз  и навсегда заданной, может и должна меняться. Организатор должен уметь  почувствовать необходимость реорганизации  и быть готовым к ее проведению.

Организационная структура  управления, несмотря на то, что является статичной частью системы управления, вследствие динамичности самой системы  управления также должна развиваться. Этот процесс не должен быть стихийным, и его следует осуществлять целенаправленно. Предполагается, что можно получить всю необходимую информацию и  повысить ее эффективность путем  заранее спланированного изменения  в комбинациях отдельных элементов  организации, в их внутренних структурах, во взаимосвязи отдельных элементов  технологии управления.

Организационная структура  управления обладает рядом особенностей, отличающих ее от технической системы. Основные из них следующие:

* наличие человека (человек  принимает решения);

* многоцелевой характер (многокритериальность);

* многосвязность элементов  (сложная система взаимодействия).

Изменения в управленческих структурах, связанные с изменениями  целей организации, в основном определяются двумя группами факторов.

 Во-первых, факторами,  отражающими необходимость формирования  или удержания конкурентных преимуществ  на соответствующих целевых рынках, а также развитием НТП и  возможностями использования его  результатов для повышения эффективности  организации.

 Во-вторых, возможными  формами и методами совершенствования  самих структур. Такие возможности  предусматривают:

* совершенствование структур  за счет внутренних резервов, включая децентрализацию, делегирование  полномочий на более низкие  уровни. Линейные структуры превращаются  в более плоские за счет  сокращения числа уровней управления  с одновременным укрупнением  функций и сокращением подразделений  на одном иерархическом уровне;

* замену механистических  структур на адаптивные. Такой  переход является наиболее радикальной  формой реорганизации структур, но для этого нужен сильный  лидер с командой;

* интегрирование (создание) различных форм адаптивных структур  внутри механистической структуры,  например, путем создания венчурных  инновационных отделов, бизнес - центров, бригадных структур, проектных групп и др.;

* создание конгломератных  структур. В этом случае высшее  руководство сохраняет за собой  только финансы. Большинство конгломератов  возникает за счет внешнего  слияния компаний;

* формирование структур  будущего (модульные и атомистические  организации), обеспечивающих общую  направленность на массовую экономику  при одновременной возможности  производства и выпуска нестандартных  продуктов, ориентированных на  индивидуальный заказ и обслуживание  отдельного потребителя. Внедрение  этих структур может быть реализовано  при переходе от индустриальной  фазы организации производства  с информационной.

Совершенствование организационной  структуры управления приобретает  форму поиска альтернативного решения  между централизацией и децентрализацией властных функций. Желание найти  приемлемое соглашение между централизованным и децентрализованным управлением  приводит к необходимости создать  такую систему управления, которая  характеризуется централизованной разработкой совершенствования  предприятия и хозяйственной  политики с децентрализованным оперативным  управлением.

Для усиления функции управления используют: группы нововведений, программно-целевой  подход, матричные структуры. Но наибольшее внимание заслуживает использование  концепции стратегических хозяйственных  подразделений организации при  проектировании организационных структур управления.

3.2. Основные направления  совершенствования организационной  структуры

Совершенствование организационной  структуры предприятия, в соответствие с изменившимися условиями является одной из важнейших задач управления.

Основными направлениями, способствующими  совершенствованию организационной  структуры управления ООО «Новый Свет» можно назвать следующие:

1. Переориентация ОСУП  в соответствии с происходящими  на предприятиями бизнес-процессами  и с учётом состояния внешней  среды.

2. Повышение уровня ответственности  персонала путём разработки должностных  инструкций и закрепления линейных  связей.

Для повышения эффективности  ОСУП необходимо разработать должностные  инструкции, которые позволят на локальном  уровне закрепить обязанности разных работников и в дальнейшем контролировать их исполнение.

Отсутствие утверждённых должностных инструкций снижает  уровень ответственности за выполняемую  работу. Отсутствие должностных инструкций делает организационную структуру  и структуру управления предприятием не эффективной, так как фактически не установлены элементы обязанностей и ответственностей, которые обязательны  для установления нормальных связей между структурными единицами.

организационная структура  предприятия приносила положительные  результаты, необходимо создание массы  нормативной документации на каждое рабочее место (элемент структуры). Должностные инструкции - это основа организации работ на конкретном рабочем месте.

Должностная инструкция представляет собой локальный организационный  документ, в котором определены задачи, функции, основные права, обязанности  и ответственность работника  при осуществлении им трудовой деятельности согласно должности, занимаемой в соответствии с трудовым договором.

3. Повышение качества  исполнения управленческих решений  (повышение профессионализма в  управлении) через совершенствование  системы обучения и повышения  квалификации сотрудников предприятия.

Важная роль в совершенствовании  ОСУП должна отводиться повышению качества исполнения управленческих решений, которое  прямым образом зависит от уровня образованности сотрудников фирмы. В бизнесе существует два вида знаний и умений - функциональные и  психологические. Первые охватывают области  финансов, маркетинга, логистики и  так далее, вторые относятся к  сферам лидерства, творчества, ведения  переговоров, управления временем и  др. Соответственно, современные системы  обучения и повышения квалификации ориентированы именно на эти два  основных направления.

Функциональные навыки сотрудники приобретают благодаря специалистам в соответствующей области, имеющим  необходимое образование и опыт работы. Обучение психологическим навыкам - прерогатива профессиональных психологов.