Информация в управленческой деятельности

     Во-первых, ситуация, в которой происходит первое знакомство с информацией. Если она  позитивна, восприятие как правило  оказывается более благожелательным, чем информация этого на самом  деле заслуживает, и наоборот, в негативной ситуации псе представляется гораздо  худшим, чем есть на самом деле. Это  правило не распространяется на неординарную информацию, которая оценивается скорее по принципу контраста.

     Во-вторых, на восприятие влияет глубина видения  реальной ситуации. Много знающий  и понимающий человек обычно спокойнее  относится к информации, другим людям  и происходящим событиям, не склонен  их драматизировать или, наоборот, превозносить, и в целом более трезво все оценивает, чем тот, кругозор которого ограничен.

     В-третьих, восприятие информации во многом зависит  от личностных и социальных характеристик  ее источника. К личностным относится, доброжелательность, терпимость, отсутствие комплексов, (по отношению к закомплексованным  людям наблюдается значительная неадекватность восприятия), манера поведения, разговора, внешний вид (респектабельные  люди воспринимаются более благожелательно).

     Близки  к личностным свойствам и «анкетные» характеристики, такие как пол, возраст, национальность, вероисповедание и пр. Социальными характеристиками являются должность, служебное положение, образование, профессия, интересы, идеалы. К тем, у кого эти характеристики иные, обычно относятся настороженно.

     В-четвертых, на адекватность восприятия информации во многом влияют стереотипы, то есть стандартные  наборы упрощенных представлений о  сложных явлениях и объектах окружающей действительности, содержащие их одностороннее  описание, принимаемое за полное. Стереотипы создают основанное на чужом мнении представление о том, с чем человеку еще сталкиваться не приходилось, и этим в определенной степени облегчают ориентацию в окружающей действительности и оценку получаемой информации.

     В то же время, снимая неопределенность существующей ситуации, стереотипы неадекватно отражают, а зачастую значительно искажают реальность, укрепляют консерватизм в сознании и мышлении. Часто старые стереотипы служат основой формирования новых, поскольку в соответствии с психологическим законом предшествования существующая информация определяет усвоение последующей.

     В связи  с этим особо можно выделить «вредные стереотипы»: все пожилые сопротивляются изменениям, не желают рисковать, слабеют  здоровьем; все руководители не думают о работниках.

       Важной характеристикой коммуникации, является ее подверженность различным  помехам. Под помехами понимают  препятствия, возникающие при  формировании, передаче и приеме  информации, которые нарушают коммуникации. Основными коммуникационными барьерами  являются помехи, связанные с   содержанием, формой, средствами  и организацией сообщения. 

     С содержанием  сообщения, связаны помехи из-за неправильного  понимания смысла слов (языковые вербальные), языка жестов (языковые невербальные), системы доказательств (логические помехи), предвзятого отношения к  получателю информации (помехи восприятия).

     С формой сообщения связаны помехи из-за трудности  понимания сообщения, непривычности  формы, несоответствия формы содержанию, интерпретации информации.

     Со  средствами сообщения связаны помехи из-за их малой пропускной способности, запаздывания передачи информации, несоответствия средств характеру передаваемой информации.

     С организацией сообщения связаны помехи из-за плохой обратной связи, запаздывания информации, неудачного подбора партнеров и  выбора времени передачи.

     Так же в организационной коммуникации могут возникать следующие преграды:

• Искажение сообщений. Оно может быть преднамеренным, когда лицо искажает какое-то сообщение с определенной целью. Это может быть фильтрация, т.е. лицо, передающее сообщение что-то специально утаивает от получателя. Сообщение может искажаться из-за несовпадения статусов, уровней.
• Информационные перегрузки. В этом случае преграды могут возникать по причине большого объема информации, невозможности и неумению со стороны менеджера отбирать действительно нужную и важную информацию.
• Неудовлетворенная структура организации. Проблемой многих современных предприятий является неоправданно усложненная структура организации, в которой информация как бы «запутывается» при прохождении по ней, искажается или неправильно трактуется.
• Неудовлетворенный кадровый состав.
• Неудовлетворенный состав рабочих групп.
• Неудовлетворенный способ организации власти и распределения задач.
• Конфликты между различными группами или подразделениями.

     Если  есть преграды в коммуникационном процессе, значит должны существовать пути их преодоления. Таких путей существует несколько (квалифицированные менеджеры, имеющие  большой опыт работы, может владеть  своими собственными секретами преодоления  преград):

1. Регулирование информационных потоков.
2. Управленческие действия. Они включают в себя планирование, организацию, мотивацию, реализацию и контроль.
3. Системы обратной связи. Если они не отработаны, то теряется смысл в самом коммуникационном процессе.
4. Системы сбора предложений. Это могут быть анонимные ящики или анонимные звонки.
5. Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации тоже относятся к информации менеджера.
6. Современные информационные технологии. Оснащение предприятий персональными компьютерами, установка Internet и Intranet, электронная почта, факсы, видеоконференции и т.п.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

5. Заключение.  

     Управление  в организации осуществляется через  людей. Одним из важнейших инструментов в руках менеджера является, находящаяся  в его распоряжении информация. Используя  и передавая эту информацию, а  так же получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его  способности передавать информацию, таким образом, чтобы достигать  наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому  большое внимание.

     Руководители  от 50 до 90% всего времени тратят на коммуникации⁴. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникацию называют связующим процессом.

     Хотя  общепризнано, что коммуникации имеют  огромное значение для успеха организаций, опросы показывают, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей  считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями.⁵

     Согласно  еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен  информацией представляет одну из самых  сложных проблем в организациях.⁶ Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем.

     Глубоко осмысливая коммуникацию на уровне личности, мы должны учиться снижать частоту  случаев неэффективных коммуникаций и, становиться лучшими, более эффективными менеджерами.

     Эффективно  работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях. 

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6. Список использованной  литературы. 

1. Большаков А.С., Михайлов В.И. / Современный менеджмент: теория и практика / 2-е издание / Питер /Санкт-Петербург 2002;
2. Виханский О.С., Наумов А.И. / Менеджмент / Гардарики / Москва 2003;
3. Друкер Питер Ф. / Энциклопедия менеджмента / Вильямс / Москва, Санкт-Петербург, Киев 2004;
4. Лукашевич В.В. / Основы менеджмента в торговле / 2-е издание / Экономика / Москва 1998;
5. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. / Основы менеджмента / Дело / Москва 2002;
6. Метелев С.Е., Иванкин Н.К., Косьмин А.Д. / Менеджмент: теория и практика / Экономика / Москва 2007;
7. Сорокина М.В. / Менеджмент в торговле / учебное пособие / «Бизнес-пресса» / Санкт-Петербург 2004;
8. Цыпкин Ю. / Менеджмент / Юнити / Москва 2001; 
9. Шеметов П.В., Чередникова Л.Е., Петухова С.В. / Менеджмент: управление организационными системами / учебное пособие / Омега-Л / Москва 2008.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7. Приложения.  
 

Приложение 1. 

Работа  информации на предприятии. 
 
 

 
 
 
 
 
 
 

  
 
 
 
 
 

      
 

Приложение 2.  

Система информационного  обеспечения 

управления  организацией.