Информация в управленческой деятельности

План 

1. Введение 
2. Информация в управленческой деятельности
1.      2.1 Виды информации 
1.      2.2 Информационное обеспечение
1.      2.3 Восприятие человеком информации
3. Коммуникации в управлении
4. Преграды и помехи в информационной коммуникации и пути их преодоления
5. Заключение.
6. Список использованной литературы.
7. Приложения. 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Введение. 

    Важнейшей формой взаимодействия людей выступает  общение. Люди обмениваются информацией, то есть вступают в коммуникационный процесс на самых разных уровнях и используя различные виды коммуникаций. Они общаются в группах, выступают на собраниях /«летучках», «планерках»/, читают корреспонденцию, пишут письма, составляют записки и отчеты, общаются по телефону, по факсу, электронную почту, просматривают и пишут сами видеоленты, делают рекламу и т.д.

    Способность к общению всегда относилась к  числу наиболее существенных человеческих качеств. Общение лежит в основе практически всего, что мы делаем. Менеджмент – это та сфера человеческой деятельности, где общение играет определяющую роль. От того насколько  грамотно построено общение, зависит  результативность переговоров, степень  взаимопонимания с партнерами, сотрудниками, удовлетворенность сотрудников  своим трудом, морально-психологический  климат организации. Практически все  проблемы бизнеса тем или иным образом связаны с общением –  процессом передачи идей, мыслей, чувств, доведения их до понимания другими  людьми. Менеджеры расходуют на различные  виды общения в среднем 80% своего рабочего времени.

    Понимание процессов передачи информации, закономерностей, существующих в этих процессах, выработка  навыков эффективного взаимодействия с людьми необходимы менеджеру любого уровня.

     Сейчас  мы столкнулись с настоящим  изобилием средств коммуникации, совершенно невообразимых для  людей эпохи Первой Мировой  Войны. В связи с таким коммуникационным  бумом возникла проблема оптимизации  информационного обмена в организациях. Коммуникации в сфере менеджмента  стали объектом самого пристального  внимания ученых и специалистов  в учреждениях, государственных  органах управления, больницах, университетах и научно - исследовательских институтах. Ни в одной другой сфере психологи, специалисты по отношениям между людьми и по теории менеджмента, сами менеджеры не работали так упорно, как совершенствуя коммуникации в наших крупнейших учреждениях.

    Тем не менее, оказалось легче изловить единорога, чем «подчинить» коммуникации. О коммуникациях говорят так  много, что в общем гуле не удается  уловить что-либо вразумительное по этому поводу. Вместе с тем совершенно очевидно, что эффективность передачи информации все сокращается. Поэтому  опытный руководитель уделяет особое место информации и коммуникации в своей деятельности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Информация в управленческой  деятельности. 

    Термин  «информация» имеет латинское происхождение, и дословно означает разъяснение, изложение, осведомление. Информация понимается как некоторая совокупность сведений об окружающем нас материальном мире.

    Информация- это осмысленные, упорядоченные  данные, сведения об определенном событии, факте, явлении или ситуации.

    Событие – это то, что произошло (не обязательно  достоверно) или могло произойти.

    Факт  – то, что действительно произошло.

    Явление – событие, в котором обнаруживается сущность чего-нибудь.

    Ситуация  – совокупность обстоятельств, обстановка.

    В управленческой деятельности информация представляет собой совокупность сведений о состоянии  управляющей и управляемой подсистем, а так же окружающей среды.

    Иногда  информацию ошибочно отождествляют  с данными. Главное различие здесь  в том, информация – это не просто данные, а нечто большее: осмысленные, упорядоченные сведения.

    Например: Вывешенные на витрине банка курсы иностранных валют представляют для прохожего не более чем набор данных – ни о чем не говорящих цифр. Для человека же, который собирается обменять свои деньги и осмысливает увиденные цифры – это ценная информация, на основе которой он может принять то или иное решение.

    Управленческая  информация должна обладать следующими качествами: достоверностью, полнотой, своевременностью, доступностью и реализуемостью.

    Достоверность означает, что получаемая информация должна быть истинной, хорошо обоснованной, полученной из надежного источника, точной.

    Полнота информации определяется ее достаточностью, подробностью, необходимой для принятия обоснованного управленческого  решения.

    Своевременность информации означает, что она должна быть получена и реализована тогда, когда это необходимо для управления.

    Доступность информации характеризуется возможностью ее получения, понятностью для менеджера, соответствием принятым стандартам и обозначениям.

    Реализуемость информации говорит о возможности  ее практического использования  в действительных ситуациях.

    Информационная  деятельность менеджера требует  от него четкой организации процесса сбора, анализа и обработки информации, причем он должен уметь определять важность или второстепенность поступающей  информации. Опытный менеджер так  же должен уметь упорядочивать коммуникации и обмен информацией в рамках предприятия и фирмы.

    На предприятии  работу с информацией можно представить  в виде схемы. (Приложение 1) 

    Управляющая система получает от управляемой  системы информацию о состоянии  заданных  ею технико-экономических  параметров в процессе производственной и финансово-хозяйственной деятельности. На основе полученной информации управляющая  система (менеджмент) вырабатывает команды  управления и передает их в управляемую  систему для исполнения.

    Важно, чтобы на каждом этапе информация не искажалась, а оставалась ясной  и достоверной. 

    Передаче  информации в организации могут  мешать помехи, слухи, личные взаимоотношения  между людьми, искаженное самомнение членов коллектива, власть авторитета или чье-то лидерство. Последнее часто давит на исполнителей и не дает им раскрыться. 
 

    2.1 Виды информации.  

        Информация, используемая в процессе  управления торговлей, может быть  классифицирована по различным  признакам.

        По содержанию различают торгово-оперативную,  бюджетно-статистическую, нормативную,  организационную, социальную и  научно-техническую.

        Торгово-оперативная информация характеризует выполнение основных хозяйственных функций торговой организацией (закупку товаров, состояние товарных запасов, объем продажи товаров и т. п.).

        Бюджетно-статистическая информация отражает сведения о потреблении определенных товаров отдельными группами населения и др. Такая информация представляет интерес для прогнозирования и оценки деятельности отрасли на макроуровне.

        Нормативная информация включает  научно обоснованные нормы и нормативы, отражающие различные процессы, происходящие в торговле.

        Организационная информация необходима для организации управления товародвижением и товароснабжения, для организации торгово-технологического процесса, а также хозяйственного обслуживания и работы аппарата управления торговой организации.

        Социальная информация образуется в процессе социологических исследований, а также в оперативной кадровой работе. Она включает данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива торговой организации.

        Научно-техническая информация представляет собой совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства

     В зависимости  от характера и направлений реализации всю необходимую для менеджмента  информацию можно условно разделить  на следующие виды:

• Ознакомительная информация – служит для сообщения сведений общего характера. Получение ее не влечет за собой каких-либо немедленных мер. Например, это могут быть данные о политической ситуации, уровне жизни населения и т.д.
• Справочная информации так же не требует непосредственной реакции менеджера. От ознакомительной она отличается большей структурированностью и конкретикой. Скажем, справочник по черным металлам, правовые акты и т.д.
• Целевая информация ориентирована на решение вполне определенных управленческих задач и требует соответствующей реакции менеджера. Например, информация о падении цен.
• Ситуационная информация определяется обстановкой, в которой действует организация. Примерами такой информации могут служить сведения, необходимые организации для заключения сделки, выхода на новый рынок и т.д.
• Расчетная информация  необходима для осуществления определенных вычислений. Например, для определения показателей работы предприятия, проведения кредитных операций и т. д.
• Учетная информация требуется для ведения учета в организации. Она используется при составлении отчетов, сведений для налоговых органов и т.д. 
• Контрольная информация нужна для постоянного или эпизодического контроля внешних подразделений организации. Например, дочерних предприятий филиалов, а так же отслеживания проводимых мероприятий, например реализации контрактов.
• Аналитическая информация поступает в организацию, как правило, по запросу и содержит данные по анализу интересующих менеджера фактов, процессов или явлений. Это, например аналитические обзоры конъюнктуры определенных рынков, динамики курсов валют и т.д.
• Планирующая информация – это данные, необходимые для планирования деятельности организации, например, сведения по внешним заказам, нормативные документы и т. д.
• Руководящая информация представляет собой обязательные для выполнения указания органов государственного и муниципального управления, требования собственника организации и т. д.

     По  месту образования и направлению  информационных потоков принято  различать входящую, исходящую и  внутреннюю информацию.

        Входящая информация охватывает сведения, поступающие в торговую организацию. Например, документы, сопровождающие грузы, поступающие в торговую организацию, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления, законодательные акты.

        Исходящая информация – это информация, поступающая от торговой организации. Например, реклама, заявки на поставку товаров.

        Внутренняя информация образуется в данной торговой организации и используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы регистрации, карточки учета товаров и др.

        По степени преобразования различают  первичную и производную информацию.

        Первичная информация используется в том виде, в котором была получена.

        Производная информация – это информация, полученная путем переработки первичной информации.

        По времени хранения информацию  подразделяют на хранящуюся определенный  срок и хранящуюся постоянно.

        По степени использования выделяют  информацию однократного и многократного  использования. 
 

    2.2 Процесс обмена информацией.  

     Движение  информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

        Сбор информации. Рассмотрим применяемые методы сбора информации. К ним можно отнести:

     - изучение  документов, графиков, номограмм т.  д.;

     - использование  справочной и нормативной документации;

     - чтение  специальной литературы, периодических  изданий;

     - просмотр  кинофильмов, телепередач и т.  п.;

     - прослушивание  записей с магнитных носителей;

     - подсчет,  взвешивание, размер;

     - беседы  с работниками, опрос информаторов;

     - запись  данных со счетчиков;

     - снятие  информации с запоминающих устройств.

        Всякий управленческий цикл начинается  со сбора информации и заканчивается  получением и выдачей управленческой  информации в виде решений.