Информация в управленческой деятельности

     Кодирование. Отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. , а соответственно, подбирается подходящий способ ее передачи: устный, письменный, с по мощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

     Передача информации. Если последняя важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а по возможности дублировать этот процесс по нескольким, не злоупотребляя однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может «захлестнуть».

      Главный принцип правильной организации передачи информации предусматривает прохождение ее по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. Возможны следующие способы передачи информации:

     - перенос,  пересылка, перевозка, передача  устно;

     - передача  по телефону;

     - передача  по радио;

     - передача  по телевизору;

     - передача  по телетайпу;

     - передача  по телеграфу, телефаксу;

     - автоматизированная  передача с помощью средств  сигнализации и т.д.

     Преобразование  информации. Предполагает аналитико-синтетическое изучение ее содержания и подготовку новой формы (вторичной) информации. Цель преобразования – придать информации вид, удобный для дальнейшего использования: обработки, передачи, хранения.

        Преобразованием  информации  заняты все группы служащих  в соответствии с разделении  труда и должностными обязанностями.  В результате деятельности руководителей, специалистов и технических исполнителей по преобразованию информации осуществляется подготовка и реализация очередного акта воздействия субъекта на управляемый объект, чем поддерживается и сохраняется стабилизация системы управления.

        Обработка информации. Это совокупность различных действий, производимых над имеющейся информацией и приводящих к тому или иному изменению ее вида или характера представления. Здесь нередко объединяется ряд отдельных элементов для получения качественно нового сообщения, новой по содержанию информации.

        Хранение информации. Оно заключается в ее передаче во времени, связанной с обеспечением неизменности состояний материального носителя информации. Для ускорения поиска хранимая информация систематизируется по классификационным признакам. Существуют специально оборудованные хранилища информации (архивы), а также различные устройства (картотеки) и аппараты с банком данных (компьютеры).

        Использование информации. Означает ее применение для решения управленческих задач в соответствии с целью воздействия. Пригодной для применения в процессе управления может быть любая достоверная информация с учетом ее вида, материального носителя, степени обработки, методов сбора и передачи.

        Уничтожение информации. Уничтожению (разрушению материального носителя и содержащих в нем сведений) информация подвергается в случаях ее устаревания или после многократного использования. Возможные варианты техники уничтожения информации: сожжение, измельчение путем резки, стирание и др.

     Отправитель информации всегда ждет, чтобы получатель каким-то образом на нее отреагировал и донес до него эту свою реакцию, иными словами, установил бы обратную связь, то есть направил сигнал, которым бы подтверждал факт получения сообщения и степень понимания, или непонимании его смысла.

     В идеале обратная связь должна быть осознанной, а потому планироваться заранее; облекаться в форму, соответствующую  данной ситуации, возможности восприятия партнером; устанавливаться без  промедления в ответ на конкретный сигнал, особенно если об этом просят, а также быть доброжелательной. Сигналами  сознательной обратной связи при  устной передаче информации бывает уточнение, перифраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут  быть достаточно слабыми, за реакцией партнеров необходимо специально наблюдать.

     Устойчивая  обратная связь позволяет существенно  повысить надежность обмена информацией  и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, искажающих смысл.

     Особое  внимание менеджер должен уделять построению на предприятии информационных систем. (Приложение 2)

     Информационные  системы могут быть простыми. В  этом случае происходит доставка информации от места ее возникновения до места  потребления. Такая информация может  поступать по телефону или через  сигнализации как одноразовое сообщение, она свойственна низшей ступени  управления (например: рабочее место – мастер).

     Более распространены сложные системы  информации, соответствующие сложности  производства и организационной  структуре управления, которые охватывают и линейное управление, и функциональные службы предприятия.

     Информационные  системы различаются:

1. По обработке информации:

• Централизованные

• Децентрализованные

2. По степени охвата информацией:

• Комплексные (охватывают весь комплекс служб предприятия)
• Локальные (предназначены для определенных функций управления)

     В последнее  время при построении информационных систем стали выделять бэк-офисную  и фронт-офисную  информацию.

     Бэк-офисная  информация – это такая информация, доступ к которой имеют только сотрудники предприятия (все или  из определенных подразделений).

     Фронт-офисная  информация – это такая информация, доступ к которой имеют все  желающие, например клиенты организации.  
 

    2.3 Восприятие человеком информации.  

    Восприятие  человеком информации связывается  из двух взаимосвязанных процессов  – отбора и систематизации полученных сведений.

    В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не требующей внимания и не нужной информации. Здесь важным является опыт человека, знание проблем, по которым  поступила информация, ее психологическое  состояние, настроение, здоровье, отношение  к происходящему и др. По этим же причинам может быть и потеря информации.

    В процессе систематизации информации человек  «обрабатывает» воспринятое. Это быстротекущая, многогранная и сложная работа его  головного мозга. Человек логически  обрабатывает информацию, используя  при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (как положительные, так и  отрицательные).

    В практической работе менеджеры часто сталкиваются с такими явлениями как слухи  и дезинформация.

    Слухи возникают и распространяются весьма быстро, вследствие недостатка или  несвоевременности получения официальной  информации. Таким образом, люди стремятся  объяснить себе и окружающим сложившуюся  ситуацию, высказывают догадки и  выдвигают версии.

        Вероятность оправдания слухов  зависит от их содержания, уровня  интуиции их распространителей,  а главным образом от степени  осведомления людей. 

    Пример: Как использовать слухи.

    «Как  только я выявил каналы распространения  слухов в конторе, я быстро понял, как  их использовать.

    Я периодически организовывал  утечку информации и  узнавал о реакции  на нее по каналам  обратной связи в  этот системе, перед  тем как принимать  решения или изменять что-то в своих  действиях. Так я  выявил возможную  реакцию людей. Если она оказывалась  благоприятной, я  выполнял намеченное, если нет – заново обдумывал план действий. Я, случалось, выжидал  с нововведениями, давал новостям ход  на еще одной волне  слухов, или же действовал по прежнему плану, но более осторожно.

    Примерно  раз в неделю я  спрашивал своего секретаря: «Что новенького, Сара»? Зная, что меня не интересуют личные дела сотрудников, а  нужны только сведения, относящиеся к  делам, Сара не однажды  выдавала интересные и важные для меня новости. Как-то раз  она предупредила меня, что на следующем  совещании один из управляющих собирается предложить реорганизацию, в результате которой  мой отдел перейдет в его подчинение. Он был из породы «создателей империи», а я должен был  стать одной из его жертв.

    Загодя  получить предупреждение – значит загодя вооружиться для  отпора, поэтому я  спокойно спланировал  свою контрстратегию. Я обратился к  «создателю империи», с предложением передать его отдел в  мое подчинение. Он так мучался, объясняя, почему этого нельзя делать, что даже не дошел до вопроса, относительно моего отдела. Потом я попросил Сару сообщить по каналам распространения слухов, что если этот руководитель отстанет от моего отдела, я сделаю то же самое по отношению к нему. Мы с ним ни разу не разговаривали с глазу на глаз и вслух не признавались в существовании конфликта. Однако по каналам распространения слухов ко мне пришел ответ: «Мир», и наши отношения оставались мирными все время пока он и я работали в этой организации». ¹ 

    Дезинформация возникает, как правило, сознательно  и целенаправленно. Ею пользуются в  конкурентной борьбе для того, чтобы  скрыть настоящее положение дел  на предприятии.  
 

    3. Коммуникации в  управлении  

     Один  из профессоров Гарвардского Университета как-то попросил студентов написать «портрет» процесса коммуникации. Большинство  студентов нарисовали менеджера, который  что-то пишет или говорит. Кто-то изобразил сбоку «облачка» со словами, другие - листы бумаги, вылетающие из пишущей машинки. «Нет, - сказал преподаватель  – никому из вас не удалось справиться с заданием». Он объяснил, что процесс  коммуникации, или, проще говоря, общение, предполагает, что менеджер, прежде всего «делится», а не «пишет»  или «говорит».²

     На  обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку, как общение. В менеджменте  коммуникация – это обмен информацией  между людьми. На основе этого обмена руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятые решения до работников организации.

     Коммуникация  может иметь место лишь, если общающиеся люди понимают друг друга, т.е. у них  имеется общий социальный опыт или  они говорят на одном языке.

     Пример: Случай, который произошел с известной фирмой «Дженерал Моторс». Эта фирма выпустила на латиноамериканский рынок новую модель автомобиля, и назвала его «Чеви Нова». Модель на рынке успеха не имела. Пытаясь понять, в чем дело, фирма проводила маркетинговые исследования, и, к своему ужасу, установила, что слово «нова» на испанском языке означает «она не едет».

     Само  понятие «коммуникация» (от лат. Communicatio – сообщение, связь, путь сообщения, а это слово, в свою очередь, произошло от communico – делаю общим, связываю, общаюсь) означает смысловой аспект социального взаимодействия.

     Эффективная коммуникация – коммуникация, способствующая достижению целей участников общения. Она предполагает выяснение следующих  вопросов:

Каковы средства коммуникации и как правильно  ими пользоваться в процессе общения?

• Как преодолеть коммуникационные барьеры непонимания, и сделать коммуникацию успешной?
• По словам одного из экспертов, эффективная коммуникация заключается в следующем: «Взаимодействие двух индивидов предполагает, что они как бы меняются местами, стремясь взглянуть на мир глазами собеседника, предугадать реакцию визави. Взаимодействие подразумевает взаимную игру, обоюдное взаимопонимание. Цель взаимодействия – ментальное слияние с другим человеком, способность предчувствовать, предсказывать и вести себя в соответствии с общими потребностями: своими и другой стороны». ³

 
 

    4. Преграды и помехи в информационной коммуникации и пути их преодоления. 

     К помехам  относятся предвзятости и стереотипы, то есть устойчивые ошибочные или упрощенные мнения по поводу людей и ситуаций. Ими могут «страдать» обе стороны, поэтому после обмена информацией необходимо удостовериться в том, насколько она понята партнером.

     Прежде  всего, помехой обмену информации выступают  особенности ее восприятия человеком. Восприятие представляет собой активную полусознательную деятельность по приему и переработке значимых элементов  информации. Его субъективный характер предполагает возможность полного или частичного искажения или потери последней. Наибольшая опасность этого имеет место на стадии отбора информации, где формируются первые впечатления о ней, и наименьшая — на стадии оценки, где можно все спокойно взвесить и разложить «по полочкам».

     На  восприятие оказывают влияние следующие  основные обстоятельства: