Информационные технологии и информационные системы в управлении

Другое финансовое воздействие  информационных технологий заключается  во внутренних затратах управления. Согласно теории организации фирмы зависят  от затрат организаций, стоимости контролирующих и руководящих служащих. Поскольку  размеры фирмы растут, затраты  организации повышаются, потому что  владельцы должны расходовать все  больше усилий на контроль за служащими. Информационные технологии, уменьшая затраты на приобретение и анализ информации, дают возможность организациям снижать затраты фирмы, потому что  с их помощью менеджерам проще  наблюдать за большим числом служащих.

Исследование поведенческой теории нашло несколько доказательств, что информационные системы автоматически  преобразовывают организации. Исследователи  изучали запутанные связи, с помощью  которых организации и информационные технологии взаимно влияют друг на друга, и оценили то, что информационные технологии могут изменять иерархию принятия решений в организациях, снижая затраты на приобретение информации и расширяя ее использование.

Имеется возрастающая взаимозависимость  между деловой стратегией, правилами  и процедурами, с одной стороны, и информационным программным обеспечением систем, оборудованием, базами данных и передачей данных – с другой. Изменение в одном из этих компонентов  часто требует изменений в  других компонентах. Эта связь становится критической, когда планируется  управление на перспективу. То, что  бизнес хотел бы делать через пять лет, часто зависит от того, что  системы будут способны делать. Увеличение доли на рынке, движение в сторону  повышения качества или удешевления  производства при выпуске новых  изделий и при увеличении производительности труда служащих все более зависят  от видов и качества информационных систем в организации.

Еще одно изменение в связи информационных систем и организаций следует  из возрастающей степени интеграции и области действия системы и  приложений. Построение систем сегодня  затрагивает большую часть организации, чем это было в прошлом. В то время как ранние системы производили  в значительной степени технические  изменения, которые влияли на часть  персонала, современные системы  вызывают управленческие изменения (кто  владеет информацией) и установленные  изменения «сущности».

Если изменилась технология в организации (например, программное обеспечение), это изменение влияет на три других компонента. Могут быть кадровые перестановки, изменение методов работы, преобразование структуры организации.

Информационные системы могут  стать мощными инструментами  для создания более конкурентоспособных  и эффективных организаций. Информационные технологии могут использоваться, чтобы  перепроектировать организации, трансформируя  их структуру, область действия, средства сообщения и механизмы управления работой, трудовыми процессами, изделиями и услугами. Опишем некоторые из главных возможностей преобразования организаций, которые сделали доступными информационные технологии.

Отделение работы места расположения.

В настоящее время стало возможным  организовать глобальную работу в отдельных  рабочих местах. Информационные технологии, такие, как электронная почта, Интернет и видеоконференции, создают хорошую  координацию географически рассеянных сотрудников в различных странах  и регионах. Совместная бригадная  работа через тысячи километров стала  реальностью, поскольку проектировщики могут работать над проектом нового изделия вместе, даже если они расположены  на различных континентах.

Информационные системы с сетевой  структурой дают возможность компаниям  координировать их географически распределенные подразделения как виртуальные  корпорации (или виртуальные организации), иногда называемые организациями с  сетевой структурой. Виртуальные  организации используют сети, чтобы  связать людей, имущество и идеи, соединяя с поставщиками и клиентами, чтобы создавать и распределять новые изделия и услуги без  ограничения традиционными организационными границами или физическим расположением. Одна компания может пользоваться возможностями  другой компании без физического  соединения с ней. Например, одна компания могла бы отвечать за конструкцию  изделия, другая за сборку и производство и третья за администрацию и продажи.

Увеличение гибкости организаций.

Современная технология передачи данных предоставила многим организациям работу более гибкими способами, повышая  способности этих организаций реагировать  на изменения в рынке. Информационные системы могут придавать большим  и маленьким организациям дополнительную гибкость, чтобы преодолеть некоторые  ограничения, вытекающие из их размеров. Маленькие организации могут  использовать информационные системы, чтобы приобрести часть сил и  возможностей больших организаций. Они могут координировать действия типа выполнения заказов или слежения за инвентарем, имея небольшой кадровый состав клерков и менеджеров. Большие  организации могут использовать информационные технологии, чтобы достигнуть части маневренности и чувствительности маленьких организаций.

Реорганизация трудовых процессов.

Использование информационных технологий в бизнесе позволило  заменить процедуры ручного труда на автоматизированные действия в трудовых и технологических процессах. Электронные трудовые процессы уменьшили стоимость эксплуатации во многих компаниях, заменяя бумажные документы и установившуюся практику ручного труда.

Информационные технологии реорганизуют процесс управления, обеспечивая  мощные новые возможности помощи менеджерам в стратегии, планировании и управлении. Например, стало возможно получать информацию для менеджеров относительно организационного выполнения вплоть до уровня определенных изделий  из любой организации в любое  время. Новая интенсивность информации делает возможными точное планирование, предсказание и контроль. Распределяя  информацию через электронные сети, новый менеджер может эффективно связываться с тысячами служащих и даже управлять обширными целевыми группами.

Заключение

Использование современных информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной  за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

• повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных;
• улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур;
• снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации;
• изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях;
• обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления;
• руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов;
• повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом;
• гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации; и многое другое.

Важно отметить, что автоматизация  — не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной  структуры предприятия и его  бизнес-процессов.

Автоматизация дает значительно больший  эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений.

Изменения, возникающие под влиянием информационных технологий, настолько  всеобъемлющи, что возникает естественный вопрос: «Что же собственно происходит?»  Совершенно очевидно, что информационные технологии при всей своей революционности  не отменили производственного процесса, не ликвидировали конкурентов и  не отняли у человека право принимать  решения. Объект управления – фирма  не перестала существовать, даже если она стала виртуальной, внешнее  окружение продолжает существовать и даже возросло, необходимость находить решения слабоструктурированных задач  осталось. Скорее можно говорить об интенсификации всех процессов в  информационном веке. Изменился инструментарий в управлении фирмой, но зато настолько  сильно изменился, что повлиял на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль.

 

 

Список использованных источников:

 

 

 

1. Щиборщ К.В. «Интегрированная система управления промышленных предприятий России», Менеджмент в России и за рубежом, выпуск 4, 2000.

 

 

2. В.А. Грабауров / Информационные технологии для менеджеров. – М.:                        Финансы и статистика, 2001.

 

3.    Афанасьев С. В., Ярошенко  В. Н. Эффективность                       

информационного обеспечения управления. - М.: Экономика,                               1987.

 

4.   Баззел Р. Д., Кокс Д. Ф., Браун Р. В. Информация и риск в    

маркетинге. - М.: Экономика, 1993.

 

5.   Русинов Ф., Журавлев А.  Конкурентоспособность: образование, 

     информационный потенциал,  принятие управленческих решений. 

     // Консультант директора, №2(14), январь 1996.

 

 

6.   Фалмер Р. М. Энциклопедия современного управления, т. 4 М.:      

      Финансы и статистика, 1992.

7.   Компьютерный журнал для  пользователей Hard ‘n’ Soft  №7 июль 2002.                                                     

8.   Международный компьютерный  еженедельник Computer World Россия 18       марта 2003 №10 (363).