Информационные технологии и информационные системы в управлении

Введение

 

Переход к рыночным отношениям в экономике  и научно-технический прогресс чрезвычайно  ускорили темпы внедрения во все  сферы социально-экономической жизни  российского общества последних  достижений в области информатизации. Термин «информатизация» впервые появился при создании локальных многотерминальных  информационно-вычислительных систем и сетей массового обслуживания.

Информатизация в области управления экономическими процессами предполагает, прежде всего, повышение производительности труда работников за счет снижения соотношения стоимость/производство, а также повышения квалификации и профессиональной грамотности занятых управленческой деятельностью специалистов. В развитых странах проходят одновременно две революции: в информационных технологиях и в бизнесе, взаимно помогая друг другу.

          В данном реферате рассматривается  влияние современных информационных  технологий на организацию и  методы менеджмента, здесь сделан  упор на основные способы эффективного  управления при помощи информационных  технологий.

Информационные технологии существовали давно, поэтому на современном этапе, с развитием компьютеров и  средств связи начали появляться различные вариации: «информационные и коммуникационные технологии», «компьютерные информационные технологии» и др. В настоящей работе под информационными технологиями будем понимать современное звучание, то есть интеграцию компьютеров, электроники и средств связи.

Конечно существует множество определений данному термину, например:

Информационная технология – системно организованная для решения задач  управления совокупность методов и  средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств  вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью  которого информация предлагается клиентам.

В настоящий момент английское слово  «менеджмент» известно почти каждому  образованному человеку. В упрощенном понимании менеджмент – это умение добиваться поставленных целей, используя  труд, интеллект, мотивы поведения людей. Менеджмент – «управление» - функция, вид деятельности по руководству  людьми в самых разнообразных  организациях. С точки зрения Гарвардской  школы бизнеса, понятия «менеджер» и «лидер» не идентичны. Главное  качество лидера – четкое видение  цели, которая представляется лишь в весьма туманных очертаниях или  не видится вовсе. Основное же качество менеджера, управляющего – эффективно, с наименьшими потерями, реализовать  увиденную цель.

        Цель данного реферата выяснить, как и какими методами при   автоматизации и с передовыми  технологиями в управлении –  менеджерам и компаниям в целом  достичь эффективного руководства  и стабильной конкуренции на  рынке. 

        Итак, где же  стык между информационными технологиями  и менеджментом?

Менеджеру все время приходится принимать решения в условиях большой неопределенности: инфляция, пляшущий валютный курс, изменение  налоговых и правовых условий работы, да и конкуренты не дремлют. Над менеджером постоянно висит вопрос «что, если?». Компьютеры могут быстро и хорошо просчитывать варианты и давать, таким образом, ответы на всевозможные вопросы подобного типа. В этом, пожалуй, одно из главных преимуществ компьютера над человеком.

Но это не означает, что теперь вместо менеджеров все решения будут  принимать компьютеры. Поэтому компьютеры выступают в роли консультантов, соответствующие информационные системы  называются системами поддержки  принятия решений, а принятие решений  остается за менеджером.

Спектр воздействий информационных технологий на менеджмент чрезвычайно  широк, и автор не ставит своей  целью описать все аспекты. В  данной работе практически не затронуты  вопросы общего назначения (Windows, MS Office, Internet). Основное внимание уделено описанию возможностей информационных технологий в бизнесе и их влиянию на организации и роль менеджеров.

Информационные технологии обладают следующими свойствами, которые полезны  для экономиста-менеджера:

• помогают преодолевать пропасть между экономикой и математикой;
• являются самыми эффективными носителями современных методов решения экономических задач;
• способствуют согласованию экономических процедур с международными требованиями;
• подключают к единому информационному пространству – экономическому и образовательному.

  Актуальность вопросов информатизации  всех сфер общественно-экономической  жизни вполне очевидна. Потребность  в разработке и применении  эффективных и адекватных реальной  действительности компьютерных  программ и технологий сегодня  возрастает. Внесение порядка в  хаос и свободу рынка – первая  и пока не до конца осознанная  необходимость субъектов предпринимательской  деятельности. И здесь компьютерная  технология незаменима, поскольку  она дает возможность оптимизировать  и рационализировать управленческую  функцию за счет применения  новых средств сбора, передачи и преобразования информации. Реформа методов управления экономическими объектами повлекла за собой не только перестройку организации процесса автоматизации управленческой деятельности, но и распространение новых форм реализации этой деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

1. Информационные технологии и  информационные

системы в управлении

 

Информационные технологии в настоящее  время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу  реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических  операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области.

Рассмотрим, что такое информационные системы  и как они связаны с информационными  технологиями.

Управление  – важнейшая функция, без которой  немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление  связано с обменом информацией  между компонентами системы, а также  системы с окружающей средой. В  процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или  не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему  и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой системе управления экономическим  объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической  информационной системой.

  Экономическая  информационная система – это  совокупность внутренних и внешних  потоков прямой и обратной  информационной связи экономического  объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки  информации и выработке управленческих  решений.

Автоматизированная  информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств  и специалистов, предназначенную  для обработки информации и принятия управленческих решений. 

Таблица 1

Классификация информационных технологий

 

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ	По способу реализации в ИС	Традиционные
		Новые информационные технологии
	По степени охвата задач управления	Электронная обработка данных
		Автоматизация функций управления
		Поддержка принятия решений
		Электронный офис
		Экспертная поддержка
	По классу реализуемых технологических  операций	Работа с текстовым редактором
		Работа с табличным процессором
		Работа с СУБД
		Работа с графическими объектами
		Мультимедийные системы
		Гипертекстовые системы
	По типу пользовательского интерфейса	Пакетные
		Диалоговые
		Сетевые
	По способу построения сети	Локальные
		Многоуровневые
		Распределенные
	По обслуживаемым предметным областям	Бухгалтерский учет
		Банковская деятельность
		Налоговая деятельность
		Страховая деятельность
		Другие

 

Таким образом, информационная система может быть определена с технической точки  зрения как набор взаимосвязанных  компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений  и управление в организации. В  дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также  помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.

Информационные  системы содержат информацию о значительных людях, местах и объектах внутри организации  или в окружающей среде. Информацией  мы называем данные, преобразованные  в форму, которая является значимой и полезной для пользователей. Данные, напротив, являются потоками сырых  фактов, представляющих результаты, встречающиеся  в организациях или в физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую  пользователи могут понимать и использовать.

По источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и внутреннюю. Внешняя информация состоит из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства.

Все виды информации, необходимой для управления на предприятии, представляют собой  информационную систему. Система управления и система информации на любом  уровне управления образует единство. Управление без информации невозможно.

Три процесса в информационной системе производят информацию, в которой нуждаются  организации для принятия решений, управления, анализа проблем и  создания новых изделий или услуг  — это ввод, обработка и вывод. В процессе ввода фиксируются  или собираются непроверенные сведения внутри организации или из внешнего окружения. В процессе обработки  этот сырой материал преобразуется  в более значимую форму. На стадии вывода обработанные данные передаются персоналу или процессам, где  они будут использоваться. Информационные системы также нуждаются в  обратной связи, которая является возвращаемыми  обработанными данными, нужными  для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

Существуют  формальные и неформальные организационные  компьютерные информационные системы. Формальные системы опираются на принятые и упорядоченные данные и процедуры сбора, хранения, изготовления, распространения и использования  этих данных.

Неформальные  информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных соглашениях  и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что является информацией или как она будет  накапливаться и обрабатываться. Такие систе6мы необходимы для жизни  организации. К информационным технологиям  они имеют весьма отдаленное отношение.

Хотя  компьютерные информационные системы  используют компьютерные технологии, чтобы переработать непроверенные  сведения в значимую информацию, существует ощутимое различие между компьютером  и компьютерной программой, с одной  стороны, и информационной системой – с другой. Электронные вычислительные машины и программы для них  – техническое основание, инструментальные средства и материалы современных  информационных систем. Компьютеры обеспечивают оборудование для хранения и изготовления информации. Компьютерные программы, или  программное обеспечение, являются наборами руководств по обслуживанию, которые управляют работой компьютеров. Но компьютеры – только часть информационной системы.

Можно в  качестве аналогии привести здания. Здания построены с помощью молотков, гвоздей и дерева, но они сами по себе не делают дом. Архитектура, проект, установка и все решения на пути к созданию элементов – это  тоже части дома. Компьютеры и программы  – это только инструменты и  материалы, но они сами по себе не могут  производить нужную для организации  информацию. Чтобы представить информационные системы, нужно понять проблемы, для  которых они разработаны, определить их архитектуру, составляющие и организационные  процессы, которые приведут к этим решениям. Сегодняшние менеджеры  должны объединять компьютерную грамотность  с системной информационной грамотностью.

С позиции  делового видения информационная система  представляет собой организационные  и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, в ответ  на вызов, посылаемый окружающей средой. Рассмотрим это выражение, потому что  оно подчеркивает организационную  сторону и природу управляющих  информационных систем. Понимать информационные системы – это не означает быть грамотным в использовании компьютеров, менеджер должен более широко понимать сущность организации, управления и  технологий информационных систем и их возможность обеспечить решение проблем в деловой окружающей среде.

С ростом технической мощи ИТ, компьютеры начали не просто облегчать работу человека, а позволяют выполнять то, что без ИТ было невозможным. В связи с тем, что менеджеру приходится принимать решения в условиях большой неопределенности и риска, новые возможности информационных систем очень быстро начинают находить применение в бизнесе.