Информационное обеспечение в управлении предприятием

 

Эффективность анализа  может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации — оперативность. Повышение оперативности информации в ООО «Кузя» достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д. Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

Методология совершенствования  управления бизнес-процессами охватывает весь диапазон действий по улучшению работы предприятия (отдельных его подразделений) начиная от постепенной модернизации и заканчивая полным перепроектированием всей структуры. Цель методологии - преобразование предприятия таким образом, чтобы оно в наибольшей степени удовлетворяло требованиям информационной эры, идеологии управления с точки зрения бизнес-процессов.

К основным мероприятиям, направленным на повышение конкурентных позиций ООО «Кузя» относятся:

- повышение маркетинговой ориентации ООО «Кузя», т.е. изучение спроса покупателей, подборка и своевременное обновление товарного ассортимента в соответствии с ним;

- проведение мониторинга  конкурентов, цен на товары  конкурентов (создание и постоянное обновление банка данных о конкурентах: товарах, ассортименте, ценах, методах ведения ими конкурентной борьбы и др.):

- совершенствование ценовой  политики (установление цен исходя  из уровня цен конкурентов,  с учетом конъюнктуры рынка  отдельных товаров, гибкое маневрирование ценами);

- проведение сегментации рынка товаров и услуг (разработка комплекса маркетинговых мероприятий по привлечению и удержанию различных групп потребителей).

Основной задачей также  является пропаганда общественной значимости и полезности деятельности. Прежде всего, необходимо сменить устаревшие вывески на более современные и яркие.

В целях улучшения  работы ООО «Кузя» целесообразно  разработать более совершенную, удовлетворяющую партнеров и покупателей, ценовую политику, то есть выработать определенную стратегию ценообразования, которая будет отвечать на вопросы, как должно вести себя предприятие в тех или иных сегментах рынка, чтобы с помощью эффективной ценовой политики привлечь большее количество покупателей к продаваемым товарам.

Система мониторинга, созданная на предприятии, обеспечивает менеджмент:

- фактическими данными  о размерах оборотных активов  по видам продукции и подразделений; 

- информацией о времени  задержек поставок и платежей;

- результатами анализа  отклонений от установленных  нормативов.

Сейчас мониторинг оборотных  активов предприятия реализован в Excel. Данные поступают из «1С:Предприятие 7.7» и отчетов подразделений  об исполнении установленных норм. По результатам анализа формируются  ежедневный, декадный и месячный отчеты о состоянии оборотных активов. На основании этой информации принимаются решения о привлечении кредитов, изменении условий работы с поставщиками и покупателями.

Руководству предприятия  надлежит принять срочные меры по стабилизации финансового положения предприятия. Такими мерами должны стать:

- инвентаризация состояния  имущества с целью выявления  активов "низкого" качества (изношенного оборудования, залежалых  запасов материалов; дебиторской  задолженности, нереальной ко  взысканию) и уточнение реальной  величины имущества предприятия;

- совершенствование организации  расчетов с покупателями (в условиях  инфляции, как правило, выгоднее  продавать продукцию быстрее  и дешевле, чем ожидать более  выгодных условий ее реализации);

- сокращение чрезмерных  запасов товарно-материальных ценностей и, как следствие, уменьшение оттока денежных средств.

Исследование системы  документационного обеспечения  управления персоналом ООО «Кузя» выявило, что для совершенствования системы  ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

В этот комплекс должны входить  следующие документы:

- положение о функциональной  службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- должностные инструкции  секретаря и инструкция менеджера  по персоналу по ведению делопроизводства.

Из проведенного анализа  следует, что на 2013 г.:

- необходимо издать  внутренние нормативные документы,  на базе которых бухгалтер может осуществлять свою работу;

- следует организовать  централизованное оформление документов  бухгалтером, знающим требования  делопроизводства.

В ООО «Кузя» на 2013 год разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. В 2011 г. контрольные карточки не заводились и не велся предупредительный контроль. В связи с присутствием контрольных сроков на 2013 г. начата вестись проверка хода исполнения документов, исполнители начали получать предварительные предупреждения о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах начали составятся.

Руководство ООО «Кузя» планирует заниматься отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого не должны быть случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения.

Отсюда следует, что  необходимо разработать систему  регистрации входящих и исходящих  документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Необходимо разработать  номенклатуру дел, начать формировать  документы в дела и организовать архив предприятия.

Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера  по персоналу необходимо организовать их работу в соответствии с правилами работы служб ДОУ.

При этом нужно разработать  комплекс нормативных и организационных  документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность  и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

Компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована  как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.

Поэтому автором проекта  предлагается программа и план для  совершенствования системы документационного обеспечения ООО «Кузя», представленный в таблице 2.2.

 

Таблица 2.2

План-график мероприятий  по совершенствованию системы ДОУ 

Мероприятия	Ответственный	Сроки выполнения
1. Разработка должностных инструкций  секретаря и инструкция менеджера по персоналу по ведению делопроизводства	Менеджер по персоналу	01.2013
2. Разработка Положения о функциональной  службе ДОУ	Менеджер по персоналу	02.2013
3.Создание инструкции по делопроизводству	бухгалтер	02.2013
4. Внедрение системы электронного документооборота	Директор	03.2011-04.2013

 

1. Должностная инструкция - это документ определяющий правовое  положение работников фирмы. В  ней устанавливаются задачи и  функции работников, их права,  обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции, закрепленной в УСОРД.

2. Положение о функциональной  службе - это документ предназначенный  для нормативно–правовой регламентации  деятельности службы и определяющий  ее роль и место в системе  управления организации.

Положение должно разрабатываться  руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение является приказ директора ООО «Кузя».

Положение должно быть разработано в соответствии с требованиями УСОРД. Оно составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов.

3. Для регламентации  ведения делопроизводства, составления  и оформления документов в  ООО «Кузя» необходимо создание  инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Правила составления  и оформления документов.

3. Составление и оформление  основных видов документов.

4. Организация документооборота.

4.1. Порядок движения  и обработки входящих документов.

4.2. Порядок движения  и обработки исходящих документов.

4.3. Порядок движения  и обработки внутренних документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения  документов.

7. Систематизация документов.

7.1. Разработка номенклатуры дел.

7.2. Формирование дел.

8. Подготовка документов  к архивному хранению.

8.1. Экспертиза ценности  документов.

8.2. Описание документов  постоянного и временного (свыше  десяти лет) сроков хранения.

8.3. Обеспечение сохранности  дел.

8.4. Передача дел в  архив.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс  в ООО «Кузя». Любой сотрудник  при работе с документами сможет руководствоваться конкретными  и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению  делопроизводства должна быть оформлена  на общем бланке ООО «Кузя», подписана  секретарем–референтом и утверждена приказом директора.

Комплекс организационно–нормативных документов, подготовленный по представленной методике, будет способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию данного структурного подразделения.

4. Наиболее разнообразны  и многофункциональны информационные  технологии, предназначенные для  хранения информации, организации  к ней доступа и выполнения  справочно-информационной работы. Наиболее  простая технология, не требующая  специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование – это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов. Наиболее широко известна и распространена программа Fine Reader, способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации, доступа  к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз  данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Кузя»:

1) через регламентацию  документационного обеспечения;

2) на основе использования  современных информационных технологий.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной  документации (СЭД) следует подходить  исходя из потребностей организации. Для  начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации: