Информационное обеспечение в управлении предприятием

Главные конкуренты ООО  «Кузя»:

- магазин «Копейка»;

- магазин «Уралочка»;

- магазин «Севен»;

- магазин «Добрый».

Покупателями этого  торгового предприятия являются в основном работающие разного возраста люди (19 - 55 лет), домохозяйки (36-55 лет), студенты и школьники.

 

Таблица 2.1

Основные  поставщики ООО «Кузя» на 2011 г.

\п\п	Ассортиментная группа	Наименование поставщика
1.	Макаронные изделия	ООО «Вавилон» ООО «Вакма» ООо «Росмак» ОАО Новочебоксарская ф-ка «Россиянка»
2.	Молоко и молочная продукция	ОАО “Курский гормолзавод” ОАО “Маслосырбаза “Курская’’
3.	Мясо и колбасные  изделия	ООО “Ядринский мясокомбинат” ООО “Бекон”  ОАО “Курский мясокомбинат” ООО «Вурнарский мясокомбинат»
4.	Пивная продукция	ОАО «Бочкарев» ОАО ПФ “Балтика” ООО «Клинское» и др.
5	Соль, орехи, мука, крупа, мин.вода	ИП Мешков Олег Вадимович; ООО «Орион»
6	Алкогольная продукция	ООО «Гармония», ООО «Гуллвер», ООО «Аврора», ООО «Медианна», ООО «Озон», ООО «Сонет»
7	Снеки, чипсы, компашки, кирьешки	ООО "Курская универбаза"; ООО «Сладкая жизнь»
8	Бакалейная продукция	ООО «Визит», ООО «ТД «Бакалея», ООО «Продторгсервис»
9.	Хлеб и хлебобулочные изделия	ООО “Пищевик” ОАО “Курский хлебокомбинат” ОАО “Хлеб”
10.	Кондитерские изделия	ОАО “Акконд”; ЗАО ф. “Сладкая жизнь” ОАО “Сладко”; ООО «Мир вкуса»; ООО «Сластена»; ООО «Кондитерские изделия»

 

Указанный список поставщиков можно  значительно расширить. Кроме перечисленных  предприятий ООО «Кузя» поддерживает партнерские отношения с посредниками: частными предпринимателями, оптовыми базами. Наличие нескольких поставщиков по каждой товарной группе снижает вероятность возникновения зависимости торговой деятельности магазина от поставщиков, позволяет формировать широкий ассортимент товаров в соответствии со спросом населения.

Внутренняя среда ООО «Кузя» включает в себя: коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения; снабжение и ведение складского хозяйства, и осуществление исследований разработок.

Если продукция поставлена с нарушением сроков, предусмотренных  в контракте, то покупатель должен предъявить претензию, в которой потребовать  у поставщика возмещения убытков  или выплаты предусмотренной  в контракте неустойки (штрафных санкций).

Организационная структура ООО «Кузя» выглядит следующим образом (рис. 2):

 

 

Генеральный директор

Директор магазина

Торговый отдел

Товаровед

Глав бух

охрана

водитель

 

Про-давцы

комплек-товщик товаров

Груз-чик

Ст.кассир

 

Рис. 1. Организационная структура ООО «Кузя»

 

Структура предусматривает линейную подчиненность всех служб. Руководит предприятием директор магазина.

Директор ООО «Кузя» осуществляет оперативное руководство деятельностью общества и наделяется всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. Он действует от имени предприятия, в том числе представляет его интересы, совершает сделки, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками. Должностные обязанности директора магазина:

1. Руководит в соответствии с  действующим законодательством  производственно-хозяйственной и  финансово-экономической деятельностью  предприятия, неся всю полноту  ответственности за последствия  принимаемых решений, сохранность  и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

2. Обеспечивает выполнение предприятием  всех обязательств перед федеральным,  региональным и местным бюджетами,  государственными внебюджетными  социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов.

Главный бухгалтер учитывает поступление  и расходование товара, а также финансовых ресурсов, рабочей силы, готовит отчеты о деятельности магазина и представляет их директору магазина, а также государственным и местным органам. Вспомогательный персонал представлен тремя подсобно–транспортными работниками и двумя уборщиками помещений.

Система управление предприятием является простой и наиболее оптимальной.

ООО «Кузя» осуществляет оперативный учет своей деятельности, ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в установленном порядке и несет ответственность за ее достоверность. Деятельность магазина направлена на удовлетворение спроса и обеспечение населения основными продовольственными товарами повседневного и частого спроса.

Разработка ценовой политики в ООО «Кузя» осуществляется в три этапа:

- сбор исходной информации, который включает в себя оценку затрат производства, объемов производства и реализации продукции, уровень рентабельности продукции;

- формирование ценовой политики: анализ и выбор вариантов ценовых решений, синхронизация ценовой и затратной политики, гибкое маневрирование ценами в пределах нижнего и верхнего возможного их значения с целью оптимизации прибыли, удовлетворения спроса.

Система хозяйственных  связей руководства ООО «Кузя» включает в себя следующие взаимоотношения:

• организацию учета и контроля за соблюдением договорных обязательств;
• применение экономических санкций в случае невыполнения договорных обязательств;
• поиск партнеров и налаживание коммерческих связей с поставщиками;
• организацию хозяйственных связей с поставщиками, включая разработку и представление им заявок и заказов на товары, заключение договоров;
• проверку качества поставляемых товаров.

Кадровое обеспечение  ООО «Кузя» — комплекс действий, направленных на поиск, оценку и установление заранее предусмотренных отношений  с рабочей силой как в самой  компании для дальнейшего продвижения  по карьерной лестнице, так и вне её пределов для нового найма временных или постоянных работников.

 

2.2 Анализ информационного обеспечения управления организацией

 

В документационном обмене ООО «Кузя» в соответствии с организационной структурой задействовано 3 отдела магазина. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

Процесс управления в  ООО «Кузя» корректно рассматривать как сочетание следующих трех режимов принятия решений:

Стратегический уровень предполагает выявление проблемных областей в различных сферах деятельности организации, анализ и прогноз долгосрочных тенденций ее развития; анализ и прогноз общественно-политических тенденций и создание системы уравновешивания различных влияний внешней среды. На данном уровне генерируются методы решения проблем, разрабатываются концептуальные подходы, оптимизируются модели и сценарии развития организации.

На оперативном уровне производится мониторинг и анализ текущего состояния элементов социально-экономической и общественно-политической сфер, формируются планы реализации концепций, моделей и сценариев развития, осуществляется оперативный контроль и корректировка выполнения планов и проектов.

Чрезвычайное управление предполагает одновременно прогнозирование и предотвращение экстремальных ситуаций, создание сценариев их возникновения и развития, непрерывный мониторинг характеристик и показателей потенциально опасных природных, техногенных, социально-политических факторов и обеспечение организационно-технических вопросов осуществления управления в экстремальных условиях.

В ООО «Кузя» отсутствует специальное подразделение, занимающееся документационным обеспечением управления. Функции, связанные с документационным обеспечением осуществляет бухгалтер.

Бухгалтер ООО «Кузя» осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей  корреспонденции и организационно-распорядительных документов, контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном.

Маршруты работы с  входящими и исходящими документопотоками  в ООО «Кузя» представлены в таблице 1.1.

 

Таблица 1.1

Маршруты работы с  входящими и исходящими документопотоками

Электронная работа с входящей документацией	Электронная работа с исходящей  документацией
1. Получение документа	1. Создание проекта документа
2. Экспедиционная обработка	2. Проверка секретарем или менеджером  по персоналу
3. Рассмотрение документа
4. Регистрация	3. Согласование (визирование при  необходимости)
5. Передача адресату (конкретное  подразделение)
6. Рассмотрение руководителем подразделения	4. Подписание руководителем документа
7. Назначение и передача исполнителю	5. Регистрация документа
8. Исполнение документа
9. Контроль за исполнением	6. Направление документа в дело
10. Направление документа в дело

 

 

После ввода электронного образа документа путем сканирования в документную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел.

В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в систему документооборота ООО «Кузя», дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов.

После получения документа  бухгалтер производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением регистрационной учетной карточки на бумажном носителе.

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания исполнительным директором, руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Далее производится согласование проекта документа с заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа на подпись. Зарегистрированный документ, в зависимости от адресата, распечатывается и передается в бумажном виде посредством различных средств коммуникации (почта, электронная почта, факс).

Работа с внутренней документацией в ООО «Кузя» состоит из следующих этапов:

1. Получение указания  на разработку

2. Подготовка проекта  документа

3. Согласование (визирование) 

4. Передача адресату

5. Отметка о доставке

6. Выдача (оформление) резолюций

7. Постановка на контроль

8. Отчет об исполнении

9. Помещение документа в дело, текущее и архивное хранение

Последующее управление первичной обработки входящей деловой корреспонденции включает:

- проверку целостности упаковки  и вложений принятой корреспонденции;

- проверку правильности се адресования;

- вскрытие конвертов (упаковки  посылок, бандеролей) ;

- распределение корреспонденции на регистрируемую и нерегистрируемую;

- простановку штампов с отметкой «Входящий № __» на документах, подлежащих регистрации (учет документов);

- заполнение регистрационных карточек (журналов, книг и т.п.) (регистрация документов).

При составлении описи  дел структурного подразделения  соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся  в опись в соответствии с  принятой схемой систематизации  на основе номенклатуры дел ;

-каждое дело вносится в опись  под самостоятельным порядковым  номером (если дело состоит  из нескольких томов или частей, то каждый том или часть  вносятся в опись под самостоятельным  номером);