Информационное обеспечение управления

Главному инженеру подчиняется  инженерно - техническая служба, которая создает условия для функционирования систем кондиционирования, теплоснабжения, санитарно-технического оборудования, электротехнических устройств, служб ремонта и строительства, систем телевидения и связи. В состав службы входят: сантехник, электрик, телемеханик, мастер по ремонту холодильного оборудования, водитель, слесарь, дворник.

Основная функция процесса производства на гостиничном предприятии  – это предоставление услуг клиентам по размещению и питанию. Эта функция  приводится в действие службой приема и размещения гостиницы и службой  питания. Но, для осуществления данной функции необходимо учитывать и  материально-техническую база, оснащенность и комфортабельность номерного  фонда предприятия.

Таким образом, все службы и подразделения гостиницы используются для выполнения главной функции  производственного процесса.

Второстепенные функции, характеризующие коммуникационные связи с внешней средой, реализуются  отделом закупок, который отвечает за приобретение мебели и оборудования, напитков и продуктов питания, расходных  материалов. Служба бронирования номеров  также взаимодействует с внешней  средой, предоставляя гостям возможность  заранее зарегистрировать номер  в гостинице.

Контроль за финансовой деятельностью предприятия осуществляется бухгалтерией предприятия.

Главный бухгалтер осуществляет ведение бухгалтерского учета, поддерживает книги учета и документы бухгалтерской  и статистической отчетности Общества в соответствии с действующим  законодательством.

Кроме того, главный бухгалтер  выполняет основные функции финансового  управления предприятия:

- своевременно предоставляет  финансовые данные требуемого  характера; 

- анализ финансового положения  предприятия, выявления возможностей  повышения эффективности, общее  руководство финансового планирования, составление бюджетов и другое.

 

2.2 Анализ организационной  структуры отеля «7 Небо»

Согласно штатному расписанию в настоящее время в отеле «7 Небо» работает 13 сотрудников.

Таблица 3. Штатное расписание сотрудников гостиницы «7 Небо»

Наименование сотрудников	Количество сотрудников	Количество ставок
1. Директор	1	1
2. Бухгалтер	1	0,5
3.Заведующая гостиницей	1	1
4. Администраторы	2	2
5. Горничные	5	5
6. Уборщицы	3	3

 

 

Распределение должностных  полномочий сотрудников представлено в следующей таблице 4.

Таблица 4. Распределение должностных полномочий сотрудников отеля «7 Небо»

 

Должность	Функции
1.Директор	Текущее управление предприятием, формирование стратегических планов деятельности
2. Главный бухгалтер	Ведение годовой и квартальной  отчетности, делопроизводство, ведение  кадровой документации
4. Заведующая гостиницей	Координация работы гостиницы: распределение заданий между  подчиненными, текущий и итоговый контроль выполнения поручений, контроль соблюдения трудовой дисциплины, ведение  клиентских баз данных
5.Администраторы	Прием и распределение  входящих звонков, выполнение заданий руководителей, обработка заказов, бронирование номеров, встреча, регистрация, размещение и проводы клиентов, оформление текущей документации по бронированию
6. Уборщицы	Уборка номеров, холла  гостиницы.

 

Анализируя распределение  должностных полномочий сотрудников  гостиницы при организации процесса предоставления гостиничных услуг, можно сделать вывод о том, что процесс работы организации  не достаточно структурирован.

Администраторы перегружены  различными должностными обязанностями. Предлагается ввести должность офис-менеджера (секретаря) для приема и распределение  входящих звонков.

Это поможет также без  потерь пережить время отсутствия того или иного сотрудника на рабочем месте.

2.3 Информационные  технологии, используемые в отеле «7 Небо»

Для оптимизации деятельности по обслуживанию туристов в отеле «7 Небо» имеется полный комплект офисной оргтехники, компьютеры как со стандартным, так и со специальным программным обеспечением, а также другое оборудование.

В гостинице «7 Небо» в настоящее время используется система «Меридиан-1» (рис.1), которая позволяют намного улучшить качество и скорость обслуживания, а следовательно увеличить доходы гостиницы.

Решения, которые предлагает эта система в следующих направлениях:

• Состояние номеров, т.е. занят номер или свободен;
• Ф.И.О. гостя, а также другие подробности;
• Уровень обслуживания номера;
• Длительность пребывания гостя в гостиницы и т.д.

Такие установки позволяют  менеджерам гостиницы аккуратно  анализировать текущее состояние  дел в гостинице и сразу  видеть те направления, где необходимо улучшить работу.

Рис.3.1. Гостиничный  сервис «Меридиан 1»

Другими дополнительными  услугами являются Автобудильник; Информационный сервис Голосового Меню; прослушивание номера, если гость оставил там ребенка одного и попросил последить за ним; а также наличие жидкокристаллического дисплея на телефоне, показывающего время и дату.

В отеле «7 Небо» установлена мини АТС, которая поддерживает функции управления станцией: on-line тарификация звонков с одновременной проводкой соответствующих сумм на счет гостя, отключения телефона в номере по превышению депозита.

Кроме того, отель «7 Небо» сегодня предоставляет возможность бронирования своих услуг через всемирную компьютерную сеть Internet. Это позволяет потенциальным клиентам из разных стран мира использовать свои персональные компьютеры для резервирования мест в гостинице. Этот способ бронирования доступен самому широкому кругу клиентов - деловым туристам, отдыхающим, офисам корпораций, иностранным гостям - всем, кто имеет возможность выхода в Internet. При резервировании номеров в гостиницах посетителю сайта - потенциальному клиенту предоставляется общая информация об отеле, фотографии номеров различных категорий, описание дополнительных услуг, а также список расположенных в непосредственной близости от отеля мест культуры и отдыха. Забронировать номер можно, отправив заявку на E-mail: gorlicahotel@mail.ru.

Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс 22 28 29 30 31 1 2 3 23 4 5 6 7 8 9 10 24 11 12 13 14 15 16 17 25 18 19 20 21 22 23 24 26 25 26 27 28 29 30 1 27 2 3 4 5 6 7 8

Чтобы забронировать  номер: Выберите на календарике желаемые даты заезда и выезда Нажмите кнопку Посчитать, чтобы отобразить стоимость Выберите категорию номера и кликните ссылку Забронировать

Рис.3. Бронирование номера через Internet

Для бронирования номера нужно  ввести необходимые данные (фамилия, дата приезда и отъезда, число  и тип номеров, контактный адрес  и телефон) и отправить заявку, которая затем будет обработана, введена в компьютер гостиницы, а клиенту будет выслано подтверждение  его бронирования. Обычно это делается по электронной почте, но по желанию  клиента многие гостиницы могут  прислать подтверждение по факсу  или по почте.

К числу дополнительных возможностей резервирования через Internet относятся:

- возможность просмотра плана номера и плана гостиницы;

- возможность заказать дополнительные услуги;

- возможность ознакомиться с планом города и способами как достичь гостиницы из аэропорта или центра города (автобус, такси).

Таким образом, информационная система в отеле «7 Небо» позволяет справляться с большими объемами заказов, четко отслеживать каждого туриста, значительно сокращает процесс бронирования-подтверждения, анализа оперативной ситуации по наличию мест в гостинице.

 

 

 

 

Заключение

Ускорение научно-технического прогресса предъявляет все более  высокие требования к информационному  обеспечению органов управления. Эффективность этого вида деятельности, ставящего своей целью подготовку и обоснование управленческих решений, во многом предопределяет эффективность  управления в целом. Начав со справочно-информационной работы, подразделения информирования руководящих работников перешли  к серьезному анализу и обобщению  информации, выработали методологию  и технологию обработки информационных материалов. Сейчас эти подразделения  выполняют функции квалифицированных  консультантов, помогают руководителям  сформировать новые варианты, обосновать или опровергнуть имеющиеся аргументы, осуществлять поиск различных решений.

Повышение эффективности  использования информационных систем достигается путем сквозного  построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить  дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации.

Информационное обеспечение  предполагает: распространение информации, то есть представление пользователям  информации, необходимой для решения  управленческих, научно-производственных и других вопросов, возникающих в  процессе деятельности; создание наиболее благоприятных условий для эффективного распространения информации.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями  управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

• краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
• удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
• точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Глубокий и тщательный анализ является необходимой предпосылкой принятия управленческих решений. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы.

 

 

Список использованных источников

1. Афанасьев С. В., Ярошенко В. Н. Эффективность информационного обеспечения управления. - М.: Экономика, 1987.
2. Баззел Р. Д., Кокс Д. Ф., Браун Р. В. Информация и риск в маркетинге. - М.: Экономика, 1993.
3. Борисова Р. А., Перчик В. Ф., Фридман Б. А. Информационное обеспечение управленческих решений за рубежом. - К.: УкрНИИНТИ, 1974.
4. Гаузнер Н. Теория “информационного общества” и реальности капитализма. // Мировая экономика и международные отношения. №10, 1985.
5. Герчикова И. Н. Менеджмент: Учебник. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1995.
6. Зурковски П. Информационный бизнес: взгляд изнутри. // Мировая экономика и международные отношения. №8, 1990.
7. Поппель Г., Голдстайн Б. Информационная технология - миллионные прибыли: Пер. с англ. - М.: Экономика, 1990.
8. Русинов Ф., Журавлев А. Конкурентоспособность: образование, информационный потенциал, принятие управленческих решений. // Консультант директора, №2(14), январь 1996.
9. Советский энциклопедический словарь / Гл. Ред. А.М.Прохоров. - 3-е изд. - М.: Советская энциклопедия, 1985.
10. Фалмер Р. М. Энциклопедия современного управления, т. 4 М.: Финансы и статистика, 1992.