Информационное обеспечение управления

 

Порядок формирования определяет подход к анализу состава информации. Организация информации в значительной степени предопределяет порядок  ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Четкая организация  банков данных позволяет более полно  обосновать направления движения, интенсивность  потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения .

Таким образом, система информационного  обеспечения - это совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных  потоках сведений. Эта система  включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.

Необходимо отметить, что  важнейшим направлением является исследование движения информации, то есть анализ информационного  потока, обеспечивающего связи, необходимые  в производственной системе (между  структурными подразделениями аппарата управления), и ее контакты с внешней средой (учреждениями и организациями). Обеспечение рациональных связей между источниками и приемниками информации и путей ее циркуляции является одним из непременных условий эффективного функционирования системы управления. Относительное постоянство взаимозависимостей структурных подразделений позволяет выбирать рациональную структуру путей движения информации и наиболее эффективные технические средства для каждого канала связи.

Таким образом, поток информации - движение информации от источника  к получателю, направление которого задается адресами источника и получателя информации.

Потоки характеризуются  количеством информации, находящейся  в системе и обрабатываемой в  единицу времени. Данные могут обрабатываться и перемещаться: поточно, по мере возникновения; с регулярной периодичностью, когда  информация накапливается, после чего обрабатывается и перемещается через  заранее установленные интервалы  времени; нерегулярно по мере возникновения  отдельных информационных совокупностей.

Вид движения информации и  сроки ее поступления в управляющую  систему должны быть согласованы  во времени с циклом производства и обеспечивать возможность своевременного вмешательства в ход производства.

Руководители, которым для  успешного осуществления управленческой деятельности необходима как информация из внешней среды, так и разнообразная  внутрифирменная информация, должны соблюдать принципы систематизации информационных потоков, а именно:

обеспечение полноты и  достоверности учета всех сторон хозяйственной деятельности, достижение неразрывных связей между оперативным, статистическим и бухгалтерским  учетом;

минимизация информационного  шума и ограничение информационной избыточности лишь требованиями надежности;

обеспечение неразрывной  связи между внешней и внутренней информацией и принятием решений  на всех уровнях иерархии управления.

1.2 Информационные  системы и технологии в организации  управленческой деятельности предприятия

Информационные технологии организации служат стратегическим целям бизнеса, используются для  управления деятельностью структур и объектов, финансовыми, информационными, материальными потоками, рабочими местами  и коллективами людей.

Спрос на информацию и информационные услуги в сфере экономики и  управления обеспечивает развитие, распространение  и все более эффективное использование  информационных технологий (ИТ). Создание современных технологий немыслимо без использования разнообразных технических средств и в первую очередь компьютеров.

Стратегические цели информационных технологий — обеспечить развитие бизнеса, его управляемость и  качество, конкурентоспособность, снижение стоимости выполнения бизнес-процессов.

Информационная технология — это системно-организованная последовательность операций, выполняемых над информацией  с использованием средств и методов  автоматизации. Операциями являются элементарные действия над информацией. К типовым технологическим операциям относят: сбор и регистрацию информации, ее передачу, ввод, обработку, вывод, хранение, накопление, поиск, анализ, прогноз, принятие решений (Рис. 1) . Средства и методы автоматизации включают технику, программы, способы и подходы в организации информации, информационных систем и технологий, в обслуживании пользователей.

Технологии различаются  составом и последовательностью  операций, степенью их автоматизации (долей  машинного и ручного труда), надежностью  их выполнения. Надежность реализуется  качеством выполнения основных операций и наличием разнообразного их контроля. Кроме того, организация информационных технологий определяется рядом факторов и критериев. Главные из них – объемы информации, срочность и точность ее обработки, структурные и предметные особенности объекта, управления, соответствие временным регламентам взаимодействия производственных процессов и их элементов.

Для удобства проектирования и управления технологические операции объединяют в процедуры или этапы  обработки и преобразования, т.е. в более укрупненные элементы технологического процесса. Например, процедура сбора и регистрации  первичной информации включает ее доставку, сбор, передачу регистрацию на машинном носителе или бумаге, ввод в систему, контроль ввода. При этом должны быть обеспечены достоверность, полнота  и своевременность процедуры. Особенность  процедуры в ее низкой степени  автоматизации, так как может  присутствовать клавиатурный ввод, который  отличается большими трудозатратами и  ошибками.

Рис. 1 – Состав процедур и операций информационной технологии

Процедура передачи информации включает кроме самой передачи операции ввода данных в систему, в сеть, преобразования из цифровой формы в  аналоговую и наоборот, операции вывода сообщений, контроль ввода и вывода, защиту данных. Отличается эта процедура  способами передачи (почта, каналы связи, транспортные средства), разнообразием средств передачи, организацией процесса передачи. Высокая степень автоматизации этой процедуры достигается дорогими способами, но технология в целом становится более эффективной.

Процедуры обработки информации являются главными в информационных технологиях. Остальные процедуры  носят вспомогательный характер. Процедуры обработки включают: операции ввода информации в систему, ввода, обработки, вывода результатов, отображения  результатов и их контроля. Все  операции выполняются автоматически.

Обработка отличается разнообразием  видов и форм представления информации: символы, текст, таблицы, базы данных, изображения, сигналы и т.д. Принципы, методы и  средства организации информации порождают  разнообразие современных технологий. Например, технологии мультимедиа, нейрокомпьютерные  технологии, распределенные и сетевые  технологии и др. Результатом процедур обработки является информационное обслуживание пользователей для  различных аспектов управления.

В составе процедуры выполняются  операции хранения, запроса, поиска данных, контроля поиска, выдачи информации, формирования или отображения сообщения, контроля выдачи и отображения.

Процедура анализа, прогноза, принятия решений — это наиболее сложная, интеллектуальная процедура  выполняется человеком на базе подготовленных данных, знаний, их моделей, правил работы со знаниями и моделями, альтернативных решений.

Процедуры обработки могут  различаться в зависимости от форм и видов представления данных. Организация обработки цифровой, символьной, текстовой, табличной информации, в виде баз данных, сигналов, речи, звуков, документов, изображений имеет свои особенности и специфику, которые должны быть известны пользователю-экономисту. Варианты видов обработки показаны на рис. 2. В экономической деятельности наиболее распространено цифровое и буквенное отображение информации в различных вариантах и сочетаниях: документы, тексты, таблицы, файлы, базы данных и др. В информационных технологиях экономической деятельности, так же как в телевидении, кино-, мультимедийных технологиях, широко используются изображения, речь, звуки, сигналы и т.д.

 

Рис. 2 – Обработка  информации и ее виды

 

2. Анализ деятельности  отеля «7 Небо»

2.1 Краткая характеристика  отеля «7 Небо»

Отель расположен в пяти минутах ходьбы от исторического  центра города, жемчужиной которого является Астраханский кремль. Поблизости находятся  различные торговые, культурные, развлекательные  и административные учреждения (в  том числе офисы крупнейших российских компаний). Поэтому комфортабельный  отель «7 небо» оптимально подойдет как для гостей, прибывающих в  Астрахань с рабочим визитом, так и для желающих поближе  познакомиться с достопримечательностями  нашего старинного города.

В отеле «7 небо» представлены 44 номера следующих категорий: стандартные  – одноместные, двухместные и  трехместные, люкс, полулюкс и люкс для молодоженов. Гостиничные номера с уютной обстановкой и видом  на живописную набережную рассчитаны на посетителей с различными материальными  возможностями. В каждом имеется  все необходимое для удобства гостей: сплит-система, телефон, бесплатный Wi-Fi, телевизор, холодильник, набор столовых принадлежностей, душ/ванна, фен, комплект полотенец, тапочки, набор гигиенических и косметических средств. Предусмотрены услуги прачечной и бесплатная стоянка для гостей со своим автотранспортом. Завтрак уже включен в стоимость проживания.

К услугам гостей на территории отеля представлены бильярдная, кафе-бар, конференц-зал. В витражном кафе «7 небо», рассчитанном на 60 мест, можно устроить свадьбы, корпоративы, юбилеи, фуршеты, романтические вечера, кофе-брейки. Разнообразие блюд и напитков, непринужденная атмосфера, открывающиеся виды на город располагают к приятному времяпрепровождению. Конференц-зал на 80 мест оборудован всей необходимой техникой для проведения деловых встреч, конференций, совещаний.

Во время  проживания в Отеле Гостю следует:

• своевременно вносить оплату за проживание и оказанные услуги

• соблюдать правила пожарной безопасности

• использовать все предметы и оборудования номера Отеля только по назначению

• при повреждении или утрате имущества Отеля незамедлительно сообщить в службу приема и размещения

• в случае повреждения имущества возместить стоимость нанесенного ущерба Отелю

• соблюдать тишину после 23.00

Обязанности Отеля:

• Обеспечивать заявленное Отелем качество предоставляемых услуг

• Предоставлять полную информацию об услугах, оказываемых Отелем, форме и порядке их оплаты, размещать информацию в номере "Папка Гостя", и/или в "Службе приема и размещения" Отеля.

• Предоставить по первому требованию Гостя "Книгу отзывов и предложений", которая находится в "Службе приема и размещения" Отеля.

• Незамедлительно рассматривать требования и жалобы Гостей.

Структура органов управления предприятия представлена директором.

Организационная структура  гостиницы представляет собой систему  взаимодействия всех служб и подразделений. Во главе ее стоит директор МУ. Директору  гостиницы подчиняются:

1. Административная служба;

2. Главный инженер.

Директору гостиницы и  административной службе подчиняются: служба номерного фонда, служба приема и размещения, финансовая служба, служба питания.

Служба номерного фонда  занимается решением вопросов связанных  с бронированием и размещением  по номерам гостей, а так же отправка их домой. Обеспечивает обслуживание в  номерах, поддерживает необходимое  санитарно-гигиеническое состояние  номеров и уровень комфорта жилых  помещений, занимается оказанием бытовых услуг. Состав службы: заведующий хозяйственной частью, швея, уборщица, прачка, швейцар.

От службы приема и размещения зависит первое впечатление гостя. Задача руководителя данной службы контролировать весь процесс приема и размещения гостя. В состав службы входят: старший  администратор, дежурная по этажу, горничная.

Финансовая служба решает вопросы финансового обеспечения  гостей, получает отчеты от кассиров с  каждой торговой точки, включая службу питания, киоски и спортивно-оздоровительный  центр, и состав дополнительной службы.

Финансовая служба ведет  единый финансовый учет предприятия (доходы от торговых точек, учет расходов и  доходов, ведение операций по учету  оплачиваемого рабочего времени  и др.). Состав службы: старший бухгалтер, менеджер по услугам. Дополнительная службы: парикмахер, маникюрный мастер, магазины, киоски.

Служба безопасности выполняет  функцию поддержания порядка  и безопасности в гостинице. При  этом в гостинице выполняют эти  обязанности сторонняя организация.

Служба питания включает в себя кафетерий, бар, подразделения  по обслуживанию банкетов, а так  же пищеблок (кухню). Обеспечивает гостей услугами питания. Состав службы: шеф-повар, повар, официанты.

Административная служба отвечает за организацию правления  всеми службами гостиничного комплекса, решает финансовые вопросы, вопросы  кадрового обеспечения, занимается созданием и поддержанием необходимых  условий труда для персонала  гостиницы, контролирует соблюдение установленных  норм, правил по охране труда, по технике  безопасности, по противопожарной и  экологической безопасности