Информационное обеспечение процессов управления на предприятии

• конфиденциальное сообщение может прочитать постороннее лицо;

• сообщение распечатывается только в одном цвете;

• имидж факсовой распечатки низок;

• подписи и бланки писем могут быть легко подделаны.

Электронная почта (E-mail). Преимущества E-mail:

• при достаточно хорошей телефонной линии и качестве услуг интернет-провайдера обеспечивается высокая оперативность;

• ответ на послание может быть получен немедленно после его получения;

• относительно низкая стоимость коммуникации. Впрочем, затраты на этот тип коммуникаций могут быть различными в зависимости от времени суток и скорости модема;

• сообщение фиксируется и может храниться в любом виде;

• сообщение готово к размножению и передаче;

• автоматически фиксируются дата отправки, адресат и тема;

• возможность редактировать и корректировать послание;

• автоматическая одновременная рассылка по базам данных;

• оперативный обмен информацией внутри фирмы;

• возможность отвечать в интерактивном режиме;

• возможность знакомиться с информацией в удобное время.

Недостатки E-mail:

• требуется дорогостоящее ПК-оборудование;

• обязательное наличие телефонной связи;

• обязательное подключение к Интернету;

• невозможность пользования телефоном во время работы в Интернете;

• трудности входа в Интернет при плохой телефонной линии;

• прерывание связи телефонной или на сервере;

• возможность заражения вирусом через E-mail;

• получение нежелательной рекламы;

• возможность утечки конфиденциальной информации.

Электронный офис. Техника не только изменила вид и эффективность  корпоративного офиса. Для эффективной  работы сотрудникам уже не нужно  находиться в традиционной корпоративной среде. Среди таких работников:

• мобильные специалисты, которые проводят большую часть своего времени за пределами офиса;

• пользователи телекоммуникационных систем, работающие на дому;

• работники небольших или домашних офисов, которые сегодня могут себе позволить то новейшее офисное оборудование, которое не так давно было доступно лишь крупным корпорациям.

Обмен информацией между компьютерами. Устройства обмена информацией позволяют  пользователю:

• устанавливать соединение с другими компьютерами;

• обмениваться информацией с другими пользователями посредством электронной почты;

• работать над одной и той же задачей совместно с коллегами, сообща пользоваться одними и теми же периферийными устройствами и подключаться к глобальным информационным сетям.

2 глава основной части

Анализируя вышеизложенное и сопоставляя  с имеющимся на предприятии потенциалом, а именно:

• Наличие в каждом подразделении компьютера и телефона (полное отсутствие сетевого окружения), обмен данными происходит почти вручную, телефонные переговоры и передача данных на цифровых носителях (флеш накопитель) либо на бумаге;
• Экспедиторы при доставке продукции кондитерского цеха либо товара, записывают данные вручную, передавая их из рук в руки, так же осуществляются звонки с сотовых и стационарных телефонов для передачи предварительной информации.
• В каждом подразделении и на сотовых телефонах экспедиторов и руководителей подразделений имеется интернет, но используется на 1% либо не используется вовсе.

 

2.1 Рассмотрение возможности применения  теоретических аспектов информационного обеспечения процессов управления на предприятии.

На основании полученной информации собранной в ходе ознакомления можно  сделать выводы, что методология  управления маркетингом на предприятии  мною не применима, так как я не являюсь руководителем и не имею права, что-либо менять в сложившемся порядке предприятия.

Предприятие слажено и функционирует  достаточно прибыльно соответственно, менять что-либо или модернизировать руководство не собирается.

Осознавая это и принимая во внимание имеющиеся условия необходимо было создать план проект который можно было предложить руководству данного предприятия для решения видимых проблем учитывая имеющиеся ресурсы. При этом минимизировать затраты при осуществлении проекта, а желательно сократить расходы на связь.

Денежные затраты на коммуникации играют существенную роль в жизни  организации. Например, хотя и трудно бывает подсчитать стоимость неудач в сфере коммуникаций, такие неудачи  часто имеют долго ощутимые потом  последствия, определить точный размер ущерба от которых трудно. Однако несомненно, что неэффективные коммуникации порождают ошибки, неверное понимание, плохое исполнение и негативные эмоции.

Коммуникативное обеспечение необходимо как для внутренних, так и для  внешних контактов.

 

2.2 Создание план-проекта его представление и реализация.

Для начала была осуществлена инвентаризация имеющегося оборудования для обмена, хранения и обработки информации.

• 1 компьютера, 1 стационарный телефон, 2 принтера, 2 сотовых телефона, 1сканет, 1 ксерокс и точка интернет доступа находятся в офисе предприятия.
• 1 компьютер, 1 принтер, 1 стационарный телефон, 2 сотовых телефона и точка интернет доступа в кондитерском цеху предприятия.
• 1 стационарный и 1 сотовый телефон на автомобильной стоянке.
• 1 компьютер, 1 принтер, точка интернет доступа и стационарный телефон в каждом магазине предприятия.
• у каждого экспедитора сотовые телефоны.

Основываясь на имеющихся  данных и полученных знаний из теоретической части в план проекта входило создание мобильной и эластичной структуры  обмена информации и связи между объектами.

Необходимо было так же учитывать  другие аспекты, такие как законность и целесообразность.

Собрав эти данные, был осуществлен сбор информации для решения данной задачи с учетом имеющихся характеристик.

Имея некоторые знания, полученные в ходе теоретического ознакомления с предметом и наработки в  практической области, были обработаны данные собранные на форумах интернет сайтов с решением приблизительно аналогичных задач.

Так же было найдено и включено в проект распоряжение Председателя Правительства Российской Федерации   В. В. Путина от 17 декабря 2010 г.  № 2299-р об утверждении плана перехода на свободное программное обеспечение (приложение г), что способствует сокращению расходов на программное обеспечение, учитывая тот факт что лицензионное программное обеспечение от компании Майкрософт (приложение в) и сопутствующие им программы в среднем стоят порядка 30 – 50 тысяч рублей на 1 компьютер, а такое программное обеспечение как Линукс (приложение в) распространяется бесплатно а некоторые разновидности модернизированные или одобренные стоят в сравнении с продуктом Майкрософт сущие копейки.

История данных продуктов и экскурс  по ним заложен в приложениях.

Понимая что данная информация о  законности и дешевизне продукта Линукс он был взят за основу проекта. Изучая возможности данного программного обеспечения, был выявлен ряд положительных сторон использования данного продукта.

Астериск программа АТС 

Связь нового поколения разрабатываемая  и совершенствующаяся на протяжении десятилетия.

Ознакомившись с отзывами пользователей  и предложением на рынке данного  продукта, было понятно что данная программа наиболее подходит для  осуществления проекта.

 Так как  аналоговой АТС,  сталкивает с такими проблемами:

 при переезде в новый офис  меняется телефонный номер, и  часть клиентов теряется из-за  этой оплошности;

 сотрудники тратят огромное  количество времени на записывание  данных клиента, на разговоры  не по делу

 часто возникают спорные  ситуации с клиентами, которые решаются по принципу «клиент всегда прав». Даже если он не прав.

ощутимые затраты на междугородные  звонки.

Что такое IP-телефония?

IP-телефония – это новая разработка, объединившая в себе телефонию  и интернет. Если раньше два  этих мира существовали отдельно и решали разные задачи, то теперь, объединившись, они работают гораздо эффективнее. Можно сказать, что обычная телефония эволюционировала и стала на порядок лучше. Способствовало этому изобретение шлюза – устройства, которое преобразует голосовой сигнал в цифровые пакеты.

Если сказать в двух словах, IP-телефония  – это связь через интернет. Схема передачи сигнала выглядит примерно так:

Голос – цифровой пакет – архив  – цифровой пакет - голос

Например, вы звоните  из Томари в Южно - Сахалинск. Ваш голос приходит на шлюз, оцифровывается, сжимается. Заархивированные пакеты «летят» по IP-сети на шлюз в Южно - Сахалинске, распаковываются и преобразуются обратно в голосовой сигнал.

 Как вы видите, междугородный  оператор в звонке не задействован, поэтому и стоимость IP-звонка будет куда ниже обычного.

 Кстати, звонок с телефона  на телефон – это лишь одна  из немногих возможностей, которые  нам дает IP-телефония. Так, используя  IP-связь можно легко звонить  с компьютера на телефон, с  телефона на компьютер, с веб-сайта на телефон, а также построить виртуальную частную сеть между удаленными филиалами вашей фирмы.

 В отличие от аналоговой  телефонии, где голос передается  как есть, у IP-связи есть масса  преимуществ. Оцифровка звука  позволяет делать то, о чем  раньше только приходилось мечтать.

 А именно:

 Записывать все разговоры,

 Следить за разговорами в  режиме онлайн со своего компьютера,

 Контролировать телефонную  нагрузку на сотрудников,

 Детализировать вызовы и  формировать отчеты по разным  параметрам,

 Защитить разговоры от прослушки.

 При этом качество связи  находится на высшем уровне: ни  помех, ни чужих разговоров  во время звонка вы не услышите.

Качество связи улучшается постоянно!

Первые версии решений IP-телефонии  не отличались высоким качеством: незначительно искажался голос, голосовые пакеты терялись в пути и голос «пропадал», абоненты ощущали задержку звука.

 Сегодня же технологии IP-телефонии развиты настолько  хорошо, что все эти проблемы  уже не актуальны. Улучшилось  кодирование голоса, потерянные  пакеты восстанавливаются, задержка звука не заметна для человеческого уха (не превышает 250 миллисекунд). Два человека могут разговаривать между собой по телефону и даже не догадываться, что соединение осуществляется с помощью IP-телефонии. 

 Благодаря постоянному совершенствованию телефонных серверов, развитию интернета и частных сетей качество IP-связи постоянно улучшается.

Asterisk– гибкая программная АТС 

 Главными преимуществами программной  АТС Asterisk являются гибкость и  безопасность. Эта программа с  открытым исходным кодом представляется собой модульную коммуникационную платформу, работа которой не зависит от телефонных и IP-сетей.

 С помощью Asteriskможно создать  гибкую мультифункциональную АТС,  узел связи или call-центр.

Astirisk устанавливается на операционные системы Linux, Mac OS X, FreeBSD, Sun Solaris, OpenBSD и поддерживает основные протоколы VoIP. Для нормальной работы Asterisk можно использовать как аналоговое, так и цифровое телефонное оборудование. Очень удобны в использовании IP-телефоны. Внешне они очень похожи на традиционные аппараты, но отличаются рядом расширенных возможностей:

 Индикация присутствия/отсутствия  абонентов,

 Легкая переадресация вызовов  на любой телефон,

 Голосовая почта (быстрый  доступ к сообщениям),

 Возможность участвовать в телефонных конференциях,

 Использование текстовых сообщений,

 Подключение телефонной гарнитуры  и др.

 Кроме того, при использовании  IP-телефонов офис не опутан  проводами.

 Благодаря тому, что программа  Asterisk распространяется свободно, она  используется огромным количеством людей по всему миру.

 Компании, отказывающиеся от  использования связи Asterisk, поступают,  как минимум, необдуманно. Гибкость  программной АТС открывает для  бизнеса такие возможности, которые  многим коммерческим проектам  пока могут только сниться…

  IP-телефония на базе Asterisk–  современный маркетинговый инструмент

 Даже при переезде в другой  офис за вашей компанией останется  постоянный номер. Вы не потеряете  ни одного клиента.

Запись всех вызовов решает сразу  две проблемы: вам не придется подолгу удерживать клиента на телефоне, пока вы ищете ручку и листочек, и главное – все споры будут решаться справедливо, а не только в пользу клиента. Ведь в любой момент можно будет найти в базе данных нужный разговор и прослушать его.

Asterisk можно интегрировать с CRM-системами. Благодаря этой функции ваши клиенты почувствуют заботу и внимание со стороны вашей компании. Только представьте, разговор начинается не с сухого «Здравствуйте, вы позвонили в клинику N», а «Здравствуйте, Мария Ивановна! Как ваше сердце, не шалит?»

 При этом данные о клиентах  никогда не попадут в публичный  доступ, потому что хранятся в  базе данных в зашифрованном  виде. Защита конфиденциальных данных  – важное слагаемое доверия  к вашей компании.

 

 Безусловно, ваши клиенты  оценят то, что вы возьмете их расходы на связь на себя, подключив бесплатный номер 8-800 и активировав функцию «Обратный звонок».

 Функция «Очередь звонков»  поможет удержать на линии  каждого позвонившего клиента.  Вы сможете установить приоритеты, и наиболее важные особы будут перемещаться вперед очереди. Пока клиенты ждут на линии, они смогут насладиться приятной музыкой или прослушать полезную информацию.

 Вы можете создать голосовое  меню, благодаря которому клиенты  быстро найдут необходимого специалиста.