Информационное обеспечение процесса разработки управленческих решений

Автоматизированная информационная система базируется на использовании средств и возможностей вычислительной техники, но не сводится к простому использованию компьютеров в управлении. Если простое их использование в управлении – это решение с их помощью отдельных задач управления, что определяется обычно не аккуратностью такого решения, а степенью его подготовленности к реализации в электронном виде, то автоматизированные информационные системы распространяются на все этапы и работы, относящиеся к процессу информационного обеспечения.

Автоматизированная система в отличие от автоматической, подразумевает использование человеческого звена (операторов) в качестве своей органической составной части.

Информация, создаваемая  и используемая в автоматизированных системах, разделяется на несколько  категорий.

1. Информация о структуре  экономического объекта управления  вместе с полным перечнем имеющихся  трудовых и материальных ресурсов. К трудовым ресурсам относятся  рабочие, инженерно-технические  работники, работники управленческого  и вспомогательного персонала. Материальные ресурсы включают в себя основные и оборотные фонды. Основные фонды охватывают средства труда длительного пользования (земля, здания, оборудование). Оборотные фонды состоят из таких предметов труда, потребляемых в процессе производства, как материалы и покупные изделия, незавершенное производство и др., а также финансовых средств, необходимых для нормального хода производства.

2. Технологическая информация  о производстве. Она может быть  представлена в виде графика,  например сетевого, иным способом, определяющим последовательность операций (производственных, транспортных, снабженческих и т.п.), которые необходимы для выполнения некоторого задания. Кроме такой информации, которую иногда называют технологическим маршрутом, используется информация по каждой операции технологического маршрута, дающая оценку времени выполнения данной операции и затрат ресурсов, требующихся для ее выполнения.

Для нахождения оптимальных  управленческих решений технологическая  информация должна быть многовариантной  как по технологическому маршруту, так и по способам и режимам выполнения отдельных операций.¹⁶

Нормативы, входящие в  состав технологической информации, должны задаваться в виде пределов, соответствующих принятым при планировании и предельно допустимым значениям при данной технологии. Если разработка подобных подетальных норм на основании точных технологических расчетов применительно к данному конкретному объекту невозможна, то следует пользоваться оценками, основанными на аналогиях с ранее осуществлявшимися производственными процессами.

Поток документов, которые  можно обобщенно назвать заданиями, включает в себя различного рода директивные  документы, информацию, поступающую  по прямым связям между объектами, не подчиненными друг другу административно, а также результаты анализа будущих потребностей и спроса.

Ограничения на производственную деятельность рассматриваемого объекта  могут накладываться выполняемыми директивными заданиями либо представлять собой естественные границы для  тех или иных ресурсов, например, по фонду заработной платы.

Использование автоматизированных систем информационного обеспечения  позволяет достичь следующих  принципиальных характеристик процесса управления:

- непрерывность планирования  – планирование ведется не  на фиксированный календарный  срок, а на задаваемый срок, называемый интервалом планирования, отсчитываемый вперед от настоящего момента;

- динамичность плана  – возможно проведение корректировок  плана без нарушения его целостности  и взаимосвязанности;

- многовариантность планов  и возможность их оптимизации по изменяемым критериям;

- взаимоувязанность различных  систем планирования (перспективного, долгосрочного, краткосрочного и  текущего) как между собой, так  и с задачами технико-экономического  анализа.

Информационные системы  подразделяются по классу информационной работы. Одни системы не предполагают никаких качественных изменений и сводятся к простой механизации отдельных операций. Другие обеспечивают такую переработку информации, в результате которой привносится новое качество.

В рамках информационных систем применяются различные информационные технологии, т.е. способы получения информационного продукта. Информационные технологии предполагают использование локальных баз и банков данных, экспертных систем, лингвистических баз данных, обмен информацией в рамках корпоративных сетей и др. Банки данных классифицируются по структуре содержащейся информации, по ее назначению и способу доступа.

Информационно-управляющая  система – высший класс информационной системы, она представляется собой  человеко-машинный комплекс технических, программных, информационных и организационных средств, обеспечивающих весь перечень информационных работ, необходимых для принятия оптимальных решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Особенности информационного обеспечения управленческой деятельности в органах государственного и муниципального управления

 

Суммируя вышесказанное, следует отметить, что под информационным обеспечением управленческой деятельности следует понимать «определенную (целенаправленную) деятельность по разработке, организации функционирования и совершенствования информационных систем, направленную на организацию обеспечения субъекта совокупностью сведений в виде систематизированной информации, необходимой ему как субъекту управления для осуществления возложенных на него задач и функций управления»¹⁷.

В идеале, информационное обеспечение в органах государственного муниципального управления, должно предусматривать  обобщенный массив информации о прошлом, настоящем и прогнозируемом будущем. Эта информация должна отслеживать  все относящиеся к проблеме управления события, факты, статистические, аналитические и иные материалы. Таким образом, информационная система обеспечения управленческой деятельности муниципального управления, должна быть ориентирована на пользователя, т.е. информация, которую система обрабатывает, должна служить потребностям тех пользователей, которые ее получают.

Однако, как показывает практика использования информационных систем в органах государственной и муниципальной службы, априорно разработанные постановки задач, которые должны реализовываться этими системами, не всегда точно отражают реальные требования пользователей.

Это вызвано, прежде всего  тем, что пользователь объективно не может представить свою перспективную  информационную потребность.

Низкая эффективность  использования информационных систем в государственном аппарате России  обуславливается недостаточным уровнем исследований управленческого поведения пользователей, что определяет слабость разрабатываемых информационных систем с точки зрения их эффективности в решении именно управленческих задач.

При проектировании информационной системы нужно иметь в виду, что информационные потребности  различны и зависят от их уровня в иерархии и функциональных обязанностей.

Рассмотрим три основных приоритета управленческой деятельности: а) стратегическое планирование, предусматривающее процесс принятия решений применительно к основным целям организации и их последующего достижения с использованием при этом соответствующих информационных ресурсов; б) управленческие контроль – процесс, посредством которого руководители обеспечивают получение ресурсов и их эффективное использование для достижений общих целей организации; в) оперативный контроль – процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

Эти виды управленческой деятельности примерно соответствуют обязанностям руководителей высшего, среднего и низшего звена. Система информационного обеспечения государственного муниципального управления должна обеспечивать соответствующей информацией каждую из вышеперечисленных категорий.

Теоретически процесс  проектирования информационной системы  в этом направлении состоит из пяти этапов.¹⁸

1. Анализ системы принятия  решений. Процесс начинается с  определения всех типов решений,  для принятия которых требуется  информация. Должны быть максимально учтены потребности каждого уровня функциональной среды.

2. Анализ информационных  требований определяется типом  информации, требуемой для принятия  каждого решения.

3. Агрегирование решений.  Решения, для принятия которых  требуется одна и та же или значительно перекрывающая информация, должна быть сгруппированы, интегрированы в одну задачу управления. Это, несомненно, будет способствовать уменьшению количества информации, необходимой управленцу для его работы и, вероятно, облегчит ее понимание. То есть информационная система обеспечения управленческой деятельности должны быть скоординирована и интегрирована с организационной структурой. Учет опыта необходимых решений, принятых одним управленцем или группой, значительным образом оптимизирует сам процесс создания информационной управленческой системы.

4. Проектирование процесса  обработки информации предусматривает  разработку системы для сбора,  хранения, передачи и модификации  информации с последующим использованием  новейших технологий в этом  направлении.

5. Данный этап завершает  процесс создания и воплощения  системы который служит для  оценки получаемой информации  и позволяет распознавать и  корректировать неточности, погрешности,  ошибки. Помимо этого, необходимо  иметь возможность модифицировать  систему в соответствии с ситуациями, чтобы она была гибкой и мобильной.

Информационное обеспечение  государственного муниципального управления должно позволять вводить, обрабатывать, хранить, получать необходимую информацию в зависимости от конкретно принимаемого управленческого решения. При этом, естественно, необходим тщательный отбор из всей информационной совокупности только тех сведений, которые в нужный момент и в нужном объеме требуются для более эффективного управления и нуждаются в постоянном совершенствовании всей системы информационного обеспечения на основе современных информационных технологий, включающих прежде всего заданную последовательность операции анализа, сбора, ввода, передачи, хранения, упорядочения, поиска, обработки, преобразования и распределения информации, производимых в автоматизированной информационной системе на основе использования потенциала и ресурсов программно-аппаратных средств вычислительной техники, хранения и выдачи информации.

Вопросы информационного  обеспечения государственного и муниципального управления занимают особое место в системе управления, поскольку любое поспешное или неверное управленческое решение, принимаемое при недостатке информации, особенно в нештатных, экстремальных ситуациях, может привести к нежелательным последствиям.

Информационное обеспечение  государственного и муниципального управления должно базироваться, прежде всего, на стратегической государственной политике, отражающей общенациональные интересы страны, обеспечивающей ее развитие и международную безопасность.

Необходимо заметить, что на сегодняшний день в субъектах Российской Федерации  необходимая потребность в актуальной, целевой и достоверной информации не соответствует объективной удовлетворенности, в следствие того, что на местах в муниципальном управлении весьма недостаточен уровень компьютеризации и используются устаревшие методы обработки информации.

Немаловажной проблемой  в государственном и муниципальном  управлении является обеспечение полноты, достоверности и качества поступающей  с мест информации. Низкое качество, прежде всего, учетно-регистрационной работы на местном муниципальном уровне отражается на полноте, достоверности и своевременности подготовки, необходимой для управленческой деятельности информации.

Однако стоит также  отметить, что за последнее десятилетие имеются значительные сдвиги в рассматриваемом направлении, этому способствуют принимаемые концепции развития информационных технологий и технологических инфраструктур регионов и страны в целом. И основным звеном стала принятая и реализуемая по настоящее время Федеральная Целевая Программа «Электронная Россия».

Заключение

 

Подводя итог проведенного исследования в части освещения  теоретических основ информационного  обеспечения, следует отметить ряд  факторов:

1. Информация является важнейшим средством организации и регулирования частной и общественной жизнедеятельности, одной из форм закрепления и распространения имеющихся и приобретаемых знаний, действительным инструментом управления.

Информация сегодня  превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации.

В процессе управленческой деятельности ценность информации состоит  в разрешении проблемы неопределенности выбора решения. Исключительная роль информации в современном мире привела к пониманию информации как ресурса или фактора производства.