Информационное обеспечение процесса разработки управленческих решений

1) структуризация, т.е.  выделение информационных элементов, установления отношений между ними, в результате которых выявляется упорядоченная система информации в виде возможных гипотез, «древа целей», «древа ресурсов» и т.д.;

2) характеризация, т.е.  определение системы характеристик,  с помощью которых выявляются полезность решений, вероятность их достижения и т.д.;

3) оптимизация, т.е.  преобразование всей информации  в конечную форму для получения  оптимального решения, его обоснования  и принятия.¹⁰

Каждая стадия состоит  в свою очередь из ряда последовательно  выполняемых процедур, которые связаны между собой прямыми и обратными информационными связями, определяющими интерактивный характер принятия управленческих решений.

Управленческое решение  – это основа управленческой деятельности. Ни одна функция управления, независимо от того, какой орган ее осуществляет, не может быть реализована иначе как посредством подготовки и исполнения управленческих решений.

Из сказанного можно  предположить, что принятие решений, так же как и обмен информацией  – составная часть любой управленческой функции.

Суммируя мнения ряда авторов по определению понятия  управленческого решения, можно  констатировать, что управленческое решение – это процесс целенаправленного  воздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нем, определенной заранее цели и разработанной программе достижения этой цели. В таком случае процесс формирования решения, является процессом принятия решения.

 

1.2. Влияние информации  на разработку управленческого решения

 

Деятельность каждого  предприятия имеет две стороны: внешнюю и внутреннюю. Как указывает большинство авторов внешняя сторона – «это взаимодействие с внешними для предприятия факторами, воздействующими на деятельность предприятия»¹¹. К ним относятся такие, как действующее законодательство, специфические местные условия. Внутренняя сторона – «это то, что находится внутри предприятия и определяет, насколько эффективно налажена работа на нем»¹². В самом общем виде к внутренним факторам можно отнести структуру предприятия, существующие бизнес-процессы и бизнес-операции, используемые в процессе работы предприятия ресурсы.

Внешняя и внутренняя стороны деятельности предприятия  неразрывно связаны, поскольку служат достижению одной и той же цели: повышению эффективности работы предприятия

Основой принятия правильных решение и во внешней, и во внутренней сферах является наличие необходимой для корректного анализа достоверной информации. Получение внутренней информации, как правило, осуществляется на основе управленческого учета, обеспечивающего руководство предприятия данными, необходимыми для анализа текущего положения и принятия управленческих решений. Руководство предприятия получает необходимые данные, если на предприятии существует рационально построенная система управленческой отчетности. Поэтому построение такой системы является первым шагом на пути повышения эффективности работы предприятия.

Из имеющейся литературы и практики следует, что предприятия, на которых хорошо развиты внутренние и внешние стороны деятельности, как правило, создают базы данных, в которых собирается и систематизируется различная информация. Пополнение этих баз осуществляется различными способами – мониторингом прессы, личными контактами, проведением целенаправленных исследований. Задачу систематизации и обработки полученной информации существенно облегчают различные программные средства для автоматизации деятельности предприятия.

Понимая, что точность прогнозирования спроса зависит  от информации, используемой для анализа  и от методов ее обработки, многие российские предприятия стараются получать основную информацию о потребителях и рынке. Как правило, проводится анализ потребителей и конкурентов и выработка стратегии предприятия. Экспертные суждения, интуиция, и опыт сотрудников, а также потребителей могут служить основой для субъективной оценки спроса.

Представляется, что для получения необходимой информации используются различные методы анализа рынка, потребителей, а также конкурентов. На основании полученных данных строятся прогнозы изменения покупательского спроса. Степень точности прогноза спроса, показывает эффективность работы сотрудников и руководства в целом.

Внутренняя сторона  деятельности предприятия является гораздо более прогнозируемой, а  главное – подвластной воле руководства предприятия.

Как указывают исследователи, предприятие не может в большой степени управлять уровнем цены на рынке, поэтому для увеличения получаемой предприятием прибыли основным путем является снижение себестоимости продукции предприятия - т.е. эффективный контроль над издержками.

Первым шагом на пути к установлению такого контроля является создание системы получения оперативной, точной и достоверной информации о деятельности предприятия – системы управленческой отчетности.

Управленческая отчетность представляет собой проблему практически  для всех руководителей предприятий, с которыми работало предприятие – в основном из-за отсутствия соответствующей системы фиксирования, обработки и представления данных, на основе которых принимаются решения. Иногда сведения, получаемые руководством для контроля и принятия решений, формируются из системы налоговой отчетности, наличие которой требуется от всех предприятий по закону. Проблема состоит в том, что эти сведения служат специфическим целям и не отвечают потребностям руководства. Поэтому на многих предприятиях существуют параллельно две системы учета – бухгалтерский и «практический», т.е. служащий обеспечению выполнения повседневных рабочих задач сотрудников и руководителей предприятия. Как правило, такой учет ведется по принципу «снизу-вверх». Сотрудники предприятия для выполнения своей работы фиксируют необходимые им данные (первичную информацию). Когда руководству предприятия нужно получить какие-то сведения о положении дел на предприятии, оно обращается с запросами к менеджерам более низкого уровня, а те, в свою очередь, к исполнителям.

Следствием такого самопроизвольного  подхода к формированию системы  отчетности является то, что, как правило, возникает конфликт между той  информацией, которую хочет получить руководство, и теми данными, которые  могут предоставить исполнители. Причина этого конфликта очевидна – на разных уровнях иерархии предприятия требуется разная информация, а при построении системы отчетности «снизу-вверх» нарушается основной принцип построения информационной системы – ориентация на первое лицо. Исполнители обладают либо не теми видами данных, которые нужны руководству, либо нужными данными не с той степенью детализации.

Большинство руководящих  работников действительно получают отчеты о работе своих отделов, но эти сведения либо излишне пространны. Кроме того, сведения поступают с запозданием. Неточные данные могут быть причиной неверных решений. Точные данные, полученные с запозданием, также теряют ценность.

Из проведенного анализа  научной и практической литературы, можно сделать вывод, что для того чтобы руководство предприятия могло получать необходимые ему для принятия управленческих решений данные, необходимо строить систему отчетности «сверху вниз», формулируя потребности верхнего уровня управления и проецируя их на нижние уровни исполнения. Следует отметить, что лишь такой подход обеспечивает получение и фиксирование на самом низшем уровне таких первичных данных, которые в обобщенном виде смогут дать руководству ту информацию, в которой оно нуждается.

Важнейшими требованиями к системе управленческого учета являются своевременность, единообразие, точность и регулярность получения информации руководством предприятия. Следует согласиться с мнением Г.И. Курчеевой, что эти требования могут быть реализованы при соблюдении ряда простых принципов построения системы управленческой отчетности:

1. Система должна быть  ориентирована на первое лицо.

2. Система должна строиться  «сверху вниз». Руководители каждого уровня должны проанализировать состав и периодичность необходимых им для выполнения своей работы данных.

3. Исполнители должны  иметь возможность фиксирования и передачи «наверх» установленных их руководством данных.

4. Данные должны фиксироваться  там, где порождаются.

5. Информация должна  становиться доступной всем заинтересованным  потребителям сразу же после ее фиксирования.¹³

Очевидно, что эти требования наиболее полно могут быть реализованы  с помощью автоматизированной системы. Однако опыт упорядочения систем управленческой отчетности на различных предприятиях показывает, что установке автоматизированной системы управленческого учета должна предшествовать достаточно большая бумажная работа. Ее выполнение позволяет промоделировать различные особенности управленческой отчетности предприятия и, тем самым, ускорить процесс внедрения системы и избежать многих дорогостоящих ошибок.

На основании всего, сказанного выше можно сделать вывод, что проблема обеспечение процесса принятия решения информацией, которая  отвечает всем требованиям – вполне решаема. В настоящее время эта  проблема решается с помощью использования современной электронно-вычислительной техники, создания различных баз данных, экспертных систем и систем подготовки принятия решений. Подобные способы позволяют довольно просто, а главное быстро собирать, обрабатывать и анализировать существующую информацию. Они также позволяют существенно облегчить процесс принятия решений для руководителей всех уровней. Внедрение описанных выше систем требует достаточно больших вложений, но они, несомненно, с лихвой окупаются.

Наряду со всеми достоинствами  данное решение проблемы имеет и свои сложности. Главной проблемой является необходимость получения новых знаний руководителями для того, чтобы использовать предложенные средства наиболее эффективно, что требует довольно таки много времени.

 

 

 

1.2. Типичные информационные системы в организациях

 

Работа с информацией  сопровождает весь процесс управления. Необходимой предпосылкой принятия правильного решения является оптимальный  объем и качество обработанной информации. При этом необходимо помнить, что  важнейшим условием принятия правильных решений является анализ. Интуитивные же решения допустимы лишь в исключительных случаях.

Информационная система  – это система сбора, хранения, накопления, поиска и передачи данных, применяемых в системе управления. Существуют два подхода к разработке систем информационного обеспечения: функциональный и системный.

Функциональный подход в настоящее время наиболее распространен. В соответствии с ним каждое подразделение самостоятельно организует все операции по сбору и обработке информации, базируясь при этом на собственном документировании, методах формирования информации, каналах связи и архивах.¹⁴

Этот подход обусловлен тем, что процесс подготовки и  обработки информации неотделим  от процессов производства и управления. Работники аппарата управления сами собирают информацию, обрабатывают ее, анализируют результаты, готовят  проекты управленческих решений.

Системы информационного  обеспечения, построенные на основе функционального подхода, называются организационно-функциональными.

К недостаткам функционального  подхода относятся:

- значительное дублирование  информации, что приводит к заполнению  многих лишних форм документов и, следовательно, к дополнительным затратам труда работников управления;

- недостаточная гибкость  системы в условиях оперативности,  что затрудняет использование  возможностей вычислительной техники;

- высокая нагрузка  на звенья управления и каналы связи;

- отсутствие горизонтальных  связей между производителями  и функциональными подразделениями.¹⁵

При системном подходе  система информационного обеспечения  проектируется не под каждую функцию, а под комплекс функций управления, связанных между собой последовательными и параллельными связями на основе единых данных.

Данный подход возможен при обособлении процессов сбора, обработки и передачи информации от процессов производства и управления. Для этого весь процесс управления делится на творческие и технические работы, что связано с его детализацией. Такое разделение труда в процессе управления влечет за собой выделение в отдельную группу категории технических работников аппарата управления.

Системный подход позволяет  централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче информации и использовать при этом индивидуальные ее свойства, выражающиеся в многократности ее использования.

Системы информационного  обеспечения, построенные на основе системного подхода, называются интегрированными.

Запросы на выходные и  первичные данные могут поступать  как из производственных, как и  из функциональных подразделений, в  результате исключаются перечисленные  недостатки функционального подхода.

Системный подход предполагает разделение системы информационного обеспечения на составляющие. Их описание и анализ, а также установление взаимосвязей требуют единообразия форм представления данных, систем показателей и классификации. Интегрированная система управления включается в себя:

- банк данных;

- подсистему планирования, которая обеспечивает все звенья и уровни управления информацией для корректировки долгосрочных планов и содержит механизмы прогнозирования параметров и показателей структуры управления. Подсистема ориентирована на выработку эффективных плановых решений, проведение корректировки показателей, характеризующих отдельные стороны производства, а также предоставление информации на все уровни и во все звенья производственной системы;

- подсистему слежения, обеспечивающую достижение текущего  соответствия между фактически и планируемым состояниями объекта и включающую механизмы слежения за движением материальных и трудовых ресурсов в процессе осуществления производственных операций и совершенствованием производства.