Информационное обеспечение процесса разработки управленческих решений

 

Национальный  Открытый Институт России

г. Санкт-Петербург

 

 

 

 

Дисциплина «Разработка  управленческих решений»

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

Студента (-ки) группы Г-104С/2в

 

Загирбековой Инны Хайбуллаевны

 

Тема: Информационное обеспечение  процесса разработки управленческих решений

 

 

 

                                                        Проверил____________________

 

                                                        Дата________________________

                                                                              

                                                                   Оценка______________________

 

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2011

 

 

Оглавление

 

 

Введение	3
Глава 1. Теоретические предпосылки информационного обеспечения разработки управленческих решений	5
1.1. Информация в контексте разработки управленческих решений	5
1.2. Влияние информации на разработку управленческого решения	11
1.3. Типичные информационные системы в организациях	16
Глава 2. Особенности информационного обеспечения управленческой деятельности в органах государственного и муниципального управления	22
Заключение	26
Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Принятие решений –  одна из наиболее ответственных функций, выполняемая руководителем в процессе управления. От управленческого решения зависит эффективность управления и производства. Принятие решений является задачей руководителя, которая решается в процессе управления. Более того, принятие эффективного управленческого решения обязательно для выполнения всех управленческих функций.

Управленческие решения  – разработанный и принятый, формально  зафиксированный проект социальных изменений. Всякое управленческое решение  есть акт осуществления управленческого  воздействия, средство выражения и  способ регулирования управленческих отношений.

Информационные технологии уже сегодня являются мощным инструментом повышения эффективности принятия управленческих решений, служат существенным фактором, определяющим их конкурентоспособность.

Актуальность выбранной  темы работы определяется тем, что принятие эффективных управленческих решений во многом зависит от того, какое место в этом процессе занимает информационное обеспечение, позволяющее разрабатывать обоснованные рациональные управленческие решения. Поэтому одним из элементов рационализации управленческого труда является повышение информационной культуры руководителей и, как прямое следствие этого, более высокое качество информационного обеспечения их деятельности. Это становится возможным и эффективным при информационном подходе к управлению, которое предполагает усиление роли всевозможной и, в первую очередь, значимой и актуальной информации в деятельности руководителей.

Цель исследования состоит  в том, чтобы на основе методов  научного поиска, сравнительного изучения, анализа и обобщения теории и практики применения информационного обеспечения в организациях, выявить систему информационного обеспечения принятия эффективных управленческих решений.

При написании данной работы были использованы научные материалы  по вопросам повышения эффективности принятия управленческих решений и их использования в управлении предприятием.

Вся работа основана на современных  научных знаниях с использованием практических материалов и аналитических  документов в сфере информационного  обеспечения управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические предпосылки информационного обеспечения разработки управленческих решений

 

1.1. Информация в контексте разработки управленческих решений

 

Перед тем, как приступить к рассмотрению особенностей информационного обеспечения необходимо дать понятие термину «информация».

Как представляется из научной  литературы, информация служит определяющим фактором для управления организацией, а для его эффективного и успешного управления, необходима достоверная информация о ее деятельности. Она служит фундаментом для формирования любых документов (докладов, отчетов, предложений и т.п.), которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей (определение стратегических целей и задач организации, координация действий подразделений в достижении общих целей и т.п.), опираются на информацию.

Что же такое информация? Как соотносятся данные и информация?

Как указывают В.В. Годин  и Н.К. Корнев, информация – «это сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.п.), которые уменьшают существующую в отношении его степень неопределенности, неполноту знаний, отчужденности их от создателя и ставшие сообщениями (выраженные на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанные на материальном носителе), воспроизводимые путем передачи людьми устным, письменные или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.).»¹ Из этого определения следует, что:

а) информация – это  не любые сведения, она имеет в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределенность;

б) информация существует вне ее создателя, это отчужденное  от ее создателя знание, отражающее действительность в мышлении человека;

в) информация стала обобщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков;

г) сообщение может  быть записано на материальный носитель (т.е. оно является формой передачи информации);

д) сообщение доступно для воспроизведения без участия  автора, оно передается в каналы общественной коммуникации.

Отсутствие информации вызывает информационную потребность – осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.

В теории менеджмента, когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств. Информация достоверна, если она не искажает типичного положения дел². Информация адекватна, если с помощью полученной информации об объекте, процессе или явлении создается их образ определенного уровня соответствия³. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений⁴. Информация выражена кратко и четко, если она не содержит в себе ненужных сведений⁵. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена⁶. Информация своевременна (оперативность информации), если она не потеряла актуальность и несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений⁷.

Кроме этих свойств информации можно оценить и ценность –  меру расширения совокупности сведений, которыми располагает потребитель  информации при ее получении и интерпретации, степень снижения ее неопределенности.

От указанных качественных характеристик информации непосредственно  зависит эффективность управления и управленческой деятельности.

Как указывает М.Н. Деревянских  «организация массива информации складывается по определенным признакам совокупность всех видов информации, используемой органами управления для выработки управляющего воздействия»⁸. Цель создания данного массива – повысить эффективность управления за счет рациональной систематизации информации, правильного ее распределении по уровням управления в соответствии с характером решаемых задач. Информационный массив должен обеспечивать:

- прямое обращение  потребителей к хранимой информации  и возможность многократного  ее использования;

- наиболее полное удовлетворение информационных потребностей органов управления на всех уровнях;

- оперативный поиск  и выдачу информации по запросу;

- предохранение информации  от искажения;

- защиту от несанкционированного  доступа к информации.

Кроме того, в литературе отмечается, что информация должна быть организована в определенный поток. Под информационным потоком подразумевается целенаправленное движение информации от источников до потребителей⁹. Рационализация потоков информации имеет целью исключить дублирование информации, минимизировать маршруты ее прохождения и обеспечить рациональный обмен информацией между органами управления. Информационный поток характеризуется адресностью (наличием источника и потребления информации), режимом (регламетом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации. По режиму передачи информация может подразделяться на поступающую потребителю принудительно, в нерегламентируемые срок и по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую.

Так же информация подразделяется по объему. Объем информации – количественная характеристика, измеряемая с помощью  условных единиц информации (биты, слова, сообщения, знаки, буквы, листы и  др.). Объем информации используется для определения информационной загруженности органов управления, принятия решений по автоматизации управленческих процедур.

Ценности получаемой информации зависит от точности задачи, т.к. правильно поставленная задача предопределяет необходимость конкретной информации для принятия решения. Для принятия управленческого решения необходимо знать:

- какая исходная информация  необходима для принятия решения;

- в каких информационных  документах оформляется решение;

- какими средствами  доводится исходная директивная  информация до объекта управления, исполнителей;

- какая информация о ходе и результатах выполнения решения должна даваться органу управления с различных участков управляемого объекта;

- кто обязан давать  эту информацию, в какое время  и при каких условиях;

- каким образом оформляется информация, какими средствами передается, по каким каналам;

- кому предназначена  информация, в каком объеме и  ассортименте она передается  для различных звеньев субъекта  управления, руководителей различных  уровней;

- пути и средства  обеспечения своевременного получения и надежности информации, контроля за ее прохождением, проверки достоверности;

- место, методы и  технические средства, люди, предназначенные  для работы с информацией, получаемой  от объекта управления, способы  хранения, переработки и использования, кто использует информацию;

- лица, принимающие на  основе полученной информации  новые решения или корректирующие  старые;

- формы директивной  или регулирующей информации, периодичность  ее передачи, получатели и исполнители,  сроки доведения до исполнителей.

Ответственность и значимость последствий принимаемых управленческих решений требуют выработки менеджерами  строгой последовательности действий и обоснований их подготовки, их реализации.

Для успешной работы организации  руководитель должен постоянно делать правильный выбор из нескольких возможностей – это и есть решение, т.е. выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. Основным требованиям для принятия эффективного решения является наличие адекватной и точной информации.

Менеджеры принимают  решения в различных условиях определенности, риска и неопределенности. Решения, принимаемые при наличии полной информации, относятся к классу решений в условиях определенности.

В условиях риска реализация альтернативы может привести к разным исходам, вероятность наступления которых известна. В этом случае должен быть собран значительный материал, а решающее правило может быть найдено в рамках теории полезности.

В условиях неопределенности факторы, влияющие на наступление того или иного исхода, до конца не известны. Исход зависит от того, какое состояние внешней среды является истинным.

Принятие управленческих решений – заключительная стадия менеджмента. Однако решения могут приниматься и на промежуточных этапах управления, выступая в роли связующих процессов. Например, при разработке стратегии, планировании, тактическом и оперативном управлении следует принимать решения, превращая их в документы, регулирующие деятельность сотрудников организации.

Независимо от стадии управления, решения выглядят как воздействие на определенный объект управления и должны отвечать определенным требованиям: обоснованность, четкость формулировок, реальность осуществления, экономичность, эффективность.

Процесс принятия решений  включает в себя следующие стадии: постановка задачи, формирование вариантов решений, выбор оптимального решения, принятие решения. Решение принимается на основе информации, которая в процедуре принятия решения проходит три фазы: