Информационное обеспечение менеджмента

Приоритетные направления  деятельности ООО «Пегас-М» в 2009 году:

• развитие мультимедийных технологий и их использование в проекте,
• увеличение числа предлагаемых сервисов и улучшение функционала уже существующих,
• повышение посещаемости сайта,
• привлечение новых партнеров.

 

2.2 Анализ системы документооборота

Сегодня уже многие пришли к мысли, что культура работы с  документами - это часть производственной культуры, а та, в свою очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка. Поэтому система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея понятна любому руководителю.  Руководитель теряет много времени от неправильно или несвоевременно оформленных документов, от неверных управленческих решений или от невозможности быстро найти нужный документ.

 Все документы,  которые обращаются в системе документооборота, в ООО «Пегас-М» разделяют следующим образом:

1. Входящие
2. Исходящие
3. Приказы
• по основной деятельности
• по личному составу
4. Внутренние
• финансовые
• служебные

Затраты на работу с документами  складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Секретарем организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику изменения потока документов, после внедрения в организации с 2008 год локальной сети, электронной системы контроля поручений.

 

Анализ структуры документооборота

 

Наименование   документа	Количество документов		Темпы роста, %
	с сентября 2007 по сентябрь 2008	с сентября 2008 по апрель 2009	в 2008-2009 к 2007-2008
Входящие	124	203	163
Исходящие	254	312	122
Приказы в том числе: - по основной деятельности - по личному составу	386   207 112	348   186 124	90   89 110
Внутренние в том числе: - финансовые - служебные	1574   973 449	1097   573 224	69   58 49
Итого в год:	1952	1612	82
В среднем за день	15	10	66
Выручка от реализации, тыс.р.	7663	11315	148

 

Из таблицы, где представлены технико-экономические показатели видно, что выручка от реализации возрастала из года в год на 148 процентов, а общее количество документов в организации сокращалось до уровня 82 процентов от предыдущего года. Ниже на рисунке эти изменения наглядно представлены.

 

Рис. 3. Изменение выручки от реализации и общего количества документов.

 

При более подробном  рассмотрении последней таблицы, где  анализируется структура документооборота видно, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов.

Использование локальной  сети позволяет обмениваться сообщениями  между сотрудниками организации  в виде электронной почты. Это  как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов.

 

2.3 Анализ материально-технического обеспечения

Оснащение различной  техникой, позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Обеспечить руководителя как можно быстрее необходимой ему достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует различные технические средства для принятия управленческих решений.

1. Телекоммуникационная связь (телефон, факс, пейджер, почта, электронная почта, локальная сеть, глобальная сеть Интернет)
2. Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)
3. Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс)
4. Информационные системы (телевидение, газеты, журналы)

Посредством этих технических  средств руководитель принимает  в короткое время обоснованные и правильные решения. Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности персонала, способность его использовать все возможности современных технических средств.

В ООО «Пегас-М» установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в несколько отделов и выполнять следующие функции:

1. внутренние телефонные звонки
2. перевод входных звонков из города на другие внутренние номера
3. при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.

Ниже в таблице представлена характеристика телефонной сети ООО «Пегас-М».

Характеристики работы телефонной сети

 

Характеристика	2007	2008	2009
Количество городских номеров	2	3	4
Количество внутренних номеров	6	7	8
Количество звонков в день	40	70	80

 

В то время, когда в  обществе есть электронная почта  Интернет, многие сотрудники продолжают использовать факс. В организации  находится два факса: в тех. отделе и отделе контент-менеджеров. Использование факса иногда нельзя трактовать как недостаток, так как у получателя факса может не быть электронной почты.

Появление локальной  сети в 2008 году и дальнейшее её развитие положительно повлияло на работу персонала ООО «Пегас-М». Сократились затраты времени и средств так как локальная сеть позволяла:

1. Быстро производить переустановку программного обеспечения
2. Сократить расходы на приобретение CD-ROMов, принтеров, жестких дисков
3. Посылать и получать электронную почту
4. Сократить обслуживаемый персонал

Сеть построена по топологии звезда. Эта самая затратная  топология сети, когда к каждому  отдельному компьютеру тянется витая пара. В тоже время эта топология имеет большие преимущества:

1. Надёжность в целом
2. Устойчивость к повреждениям
3. Лёгкость обслуживания
4. Простота изменения

В результате анализа  материально-технического обеспечения мы определили, что в организации есть все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно снизить управленческие затраты.

3. Совершенствование информационного обеспечения менеджмента

3.1 Основные направления совершенствования

Взаимодействие между  информационными технологиями и  организациями очень комплексно и подвержено влиянию большого числа  факторов, включая структуру организации, стандартную технику эксплуатации, политику, культуру, окружающую среду и решения управления.

Менеджеры должны сознавать, что информационные системы могут заметно изменять жизнь в организации. Они не в  состоянии успешно проектировать  новые системы или управлять существующими системами без понимания организации. Менеджеры решают, какие системы будут построены, что они будут делать, как они будут выполнены и т. д. Однако иногда эти результаты – чистая случайность и могут быть удачи и неудачи.

В настоящее время сформировался  взгляд на организацию как на сложную  открытую социальную систему, механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения  и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода.

Один из подходов, названный моделью конгруэнтности («соответствия») организационного поведения, основан на общей системной модели, предложенной Дэвидом Надлером (Devid Nadler, 1993). Считается, что организации, представленные в виде систем, состоят из взаимозависимых составных частей. Изменение в одной составной части системы приводит к изменениям в других ее составных частях. При этом система генерирует энергию, чтобы двигаться к состоянию равновесия. Наконец, чтобы продолжать существовать, организация как открытая система должна поддерживать благоприятные взаимоотношения по входам и выходам с внешним окружением.

 

Основные входные элементы, поступающие в систему организационного поведения, связывают ее с внешним  окружением. К ним относятся:

1. ограничения, требования и возможности;
2. ресурсы;
3. история данной организации.

Четвертым и, по-видимому, самым важным входным элементом  является стратегия.

Выходные элементы включают в себя: характеристики работы организации, характеристики работы групп, индивидуальные характеристики, которые вместе определяют общую эффективность деятельности.

Внутри организации  существуют четыре взаимозависимых  компонента (внутренние элементы)²:

• задачи;
• структуры и системы;
• культура;
• люди.

 

Стратегия представляет собой набор ключевых решений относительно соответствия имеющихся ресурсов предоставленным возможностям, ограничениям и требованиям внешнего окружения в контексте истории организации и в соответствии с ее видением и миссией.

Видение – описание «желаемой реальности», выражающее основные ценности, обозначающее необходимые и достаточные изменения. Видение включает две компоненты:

• Сформулированное описание предназначения организации, позволяющее понять, это предназначение, заинтересованным в деятельности организации группам.
• Эмоциональный призыв, заключенный в видении мотивационный импульс, с которым люди готовы согласиться.

 

Миссия – квинтэссенция  видения, его «сухой остаток».

 

Задачи являются важнейшей  частью организации. Они состоят  из видов работ, которые необходимо выполнять, и характеристик их выполнения, а также количества и качества услуг или товаров, которые производит организация.

Организационные структуры  и системы включают в себя формальные системы и организационные механизмы, такие, как системы бизнес-процессов, линии подотчетности, информационные системы, механизмы мониторинга и контроля, должностные инструкции, формальные системы оплаты и вознаграждения и т. д.

Организационная культура включает в себя ценности, ритуалы, источники власти, приверженности, нормы, неформальные взаимоотношения, которые влияют на то, «как здесь делаются дела».

Люди привносят свои разнообразные навыки, знания и опыт, различные личностные качества, ценности, отношения и поведение. В период быстрых изменений основной причиной, вызывающей стресс, является стремление привести индивидуальные потребности в соответствие с формальными и неформальными структурами и системами организации, а также с ее культурой.