Информационное обеспечение менеджмента

Федеральное агентство  по образованию Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение

Высшего профессионального образования

“Ярославский государственный университет им. П.Г. Демидова”

Кафедра управления и предпринимательства

 

“УТВЕРЖДАЮ”

Зав. кафедрой

д. э. н., профессор

Разумов И. В.

________________

“__” _______ 2009г.

 

Курсовая работа

“Информационное обеспечение менеджмента”

 

 

Научный руководитель

Кудрявцева Т. Ю.

________________

“__” _______ 2009г.

 

студент группы МН-31в

Молчанов П. С.

_______________

“__” _______ 2009г.

 

 

 

 

 

2009 г.

Содержание

Введение..............................................................................................................3

1. Информация и информационные системы. Этапы их развития и типы.....................................................................................................................5
1. Информационные системы.....................................................................5
2. Основные этапы развития информационных систем...........................9
3. Типы информационных систем............................................................15
2. Анализ информационного обеспечения менеджмента ООО «Пегас-М»………….......................................................................................................20
1. Общая характеристика объекта исследования....................................20
2. Анализ системы документооборота.....................................................22
3. Анализ материально-технического обеспечения................................25
3. Совершенствование информационного обеспечения менеджмента.....................................................................................................27
1. Основные направления совершенствования.......................................27
2. Внедрение автоматизированных информационных систем..............39
3. Улучшение сетевой организации предприятия...................................43

Заключение........................................................................................................49

Список использованной литературы..............................................................51

Введение

 

Для принятия эффективных  управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики  предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная нами тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационное обеспечение менеджмента – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Цель данной курсовой работы - становление качественного информационного обеспечения подразделений всех уровней, так как это основа эффективного управления предприятием. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший (если не единственно возможный) путь.

Исходя из поставленной цели курсовой работы, в исследуемой организации необходимо решить взаимосвязанный комплекс задач, позволяющие построить информационную систему, построенную на основе модели реально существующих и взаимодействующих бизнес-процессов всех структурных подразделений, а не отдельных групп пользователей.

Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «Пегас-М». Необходимо оценить уже достигнутые результаты, определить круг нерешённых задач и произвести расчёты экономической эффективности от предпринимаемых мероприятий.

При анализе существующей проблемы используются методы системного, структурного и факторного анализа  из учебника Савицкой «Анализ хозяйственной деятельности».

В дальнейшем приводятся реальные предложения по улучшению  информационного обеспечения организации  и проводится расчёт экономической  эффективности.

1. Информация и информационные системы. Этапы их развития и типы

1.1 Информационные системы

 

Для наиболее эффективного управления работой предприятия  необходимо иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии и возможность оперативного реагирования на изменения ситуации. Для этого руководитель предприятия и другие ответственные лица должны постоянно иметь свежую и достоверную информацию. Возникает необходимость организации управления работой предприятия таким образом, чтобы обеспечить быструю и надежную связь между различными служащими для их наиболее четко слаженного взаимодействия.

Предъявляемые современными условиями требования к системам управления могут быть удовлетворены лишь при помощи современных средств автоматизации управления. Опыт показывает, то в наше время для решения этих задач не обойтись без помощи компьютерной техники, позволяющей в наиболее удобной форме хранить и представлять пользователям интересующую их служебную информацию. Для наиболее слаженной работы различных служб предприятия компьютеры удобно объединять в т.н. локальные вычислительные сети, позволяющие осуществлять связь между различными пользователями этой сети, находящимися на некотором расстоянии друг от друга (обычно, в разных помещениях одного здания). Однако такие сети требуют для своей работы соответствующего программного обеспечения, необходимого для обеспечения работ вообще подобной сети и отражающего специфику работы данного предприятия. Кроме того, к такому программному обеспечению предъявляются такие требования как удобство доступа к необходимой информации, простота в обращении и защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, а также, защита от порчи различного рода программными вирусами.

Компьютерные сети, периферийное оборудование и программное обеспечение  вместе являются составными частями  информационной системы.

В самом обобщенном виде информационная система - это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем  влияет два фактора:

1. уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии,

2. люди и существующая в организации культура.

 

Последний фактор является определяющим, поскольку именно от  него будет зависеть первый. Действительно, усложнение  информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Например, на малой фирме с ограниченным кругом задач, где в ходу простые и неформальные  отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных ИС. И наоборот, в больших организациях с сильно разветвленной структурой такие системы являются жизненной необходимостью. Основная задача ИС для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации.

 

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

1. большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;
2. исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;
3. исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.

 

Рис. 1. Схема передачи информации¹

 

В разряд ИС входят также  и  источники  информации. Это  могут быть различные справочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках. Но самый большой объем  данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет.

Федеральная служба компьютерных сетей США 24 октября 1995 года дала следующее определение термину Интернет:

Интернет относится к глобальной информационной системе, которая:

1. логически связана между собой адресным пространством на  основе Протокола Интернет (IP) или его производных;

2. способна поддерживать связь с помощью протокола TCP/IP или его производных и/или совместимых с ним;

3. предоставляет, использует или делает доступным публично  или для ограниченного круга лиц высокий  уровень  услуг  связанных  с коммуникациями и смежными видами деятельности описанными выше.

Это - формальное определение. В более упрощенном виде Интернет можно описать так: это глобальная компьютерная сеть, отдельные части которой субсидируются различными государственными учреждениями. Эта сеть поддерживает огромное количество информационных потоков. Так как Интернет есть ни что иное, как объединение местных сетей, то говорить о некоем органе управления в нем нельзя - все в Сети равны между собой.

Итак, из выше сказанного мы узнали, что такое информационная система, какими особенностями обладает управленческая информация, а также  какие существуют источники информации.

1.2 Основные этапы развития информационных систем

 

Понятие ИС (информационных систем) на протяжении своего существования  претерпело значительные изменения. История  развития ИС и цели их использования на разных периодах представлены в таблице.

 

Изменение подхода к использованию информационных систем

Период времени	Концепция использования  информации	Вид информационной системы	Цель использования информационной системы
1950 - 1960 гг.	Бумажный поток расчетных документов	ИТ обработки расчетных документов на электромеханических бухгалтерских машинах	Повышение скорости обработки документов . Упрощение процедуры обработки  счетов и расчета зарплаты
1960 - 1970 гг.	Основная помощь в подготовке отчетов	Управленческие ИТ для производственной информации	Ускорение процесса подготовки отчетности
1970 -1980 гг.	Управленческий контроль реализации (продаж)	Системы поддержки принятия решений. Системы для высшего звена  управления	Выработка наиболее рационального  решения
1980 - 2000 гг.	Информация - стратегический ресурс, обеспечивающий конкурентное преимущество	Стратегические ИТ. Автоматизированные подразделения	Повышение конкурентоспособности предприятия

 

 

 

1. В 50-е гг. была осознана роль информации как важнейшего ресурса предприятия, организации, региона, общества в целом; начали разрабатывать автоматизированные ИС разного рода. Первые ИС были предназначены исключительно для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов. Вначале, когда появилась возможность обработки информации с помощью вычислительной техники, был распространен термин «системы обработки данных» (СОД), этот термин широко использовался при разработке систем радиоуправления ракетами и другими космическими объектами, при создании систем сбора и обработки статистической информации о состоянии атмосферы, учетно-отчетной информации предприятий и т.п. По мере увеличения памяти ЭВМ основное внимание стали уделять проблемам организации БД (БД). Это направление сохраняет определенную самостоятельность и в настоящее время и занимается в основном разработкой и освоением средств технической и программной реализации обработки данных с помощью вычислительных машин разного рода. Для сохранения этого направления по мере его развития появились термины «базы знаний», «базы целей», позволяющие расширить толкование проблемы собственно создания и обработки БД до задач, которые ставятся в дальнейшем при разработке ИС.
2. 60-е гг. знаменуются изменением отношения к ИС. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.

Рассмотрев ИС этого  поколения, мы выявили их основные черты:

• техническое обеспечение систем составляли маломощные ЭВМ 2-3 поколения;
• информационное обеспечение (ИО) представляло собой массивы (файлы) данных, структура которых определялась той программой, в которой они использовались;
• программное обеспечение специализированные прикладные программы, например, программа начисления заработной платы;
• архитектура ИС - централизованная. Как правило, применялась пакетная обработка задач. Конечный пользователь не имел непосредственного контакта с ИС, вся предварительная обработка информации и ввод производились персоналом ИС.

Однако они не были лишены недостатков: