Документация кадровой службы

     В этом же разделе отдельным пунктом  перечисляют законодательные, нормативные  и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.).

     2. Функции 

     Формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.

     В этом же разделе отмечаются особенности  подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок  исполнения отдельных поручений.

     Состав  функций в конкретной должностной  инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа 

     3. Должностные обязанности 

     В этом разделе устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.

     4. Права 

     Закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела "Права" напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.

     Четкая  формулировка прав работника позволяет  сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

     5. Ответственность 

     Раздел "Ответственность" раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия  своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. "Функции" и "Должностные обязанности", в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.

     6. Взаимоотношения (связи по должности) 

     В разделе "Взаимоотношения (связи по должности)" регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.

     Для повышения качества должностной  инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и  периодичность предоставления (а  также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.

     Должностная инструкция ТД Гратис (прил. 10)

     Основные  требования к тексту должностной  инструкции - это полнота определения  задач, четкая формулировка функций  и обязанностей. Если в должностной  инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и  обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения.

     При составлении должностных инструкций можно взять за основу соответствующие  типовые документы. Их разрабатывают  для отдельных категорий служащих однотипных учреждений. Наличие типовых  инструкций существенно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностная инструкция является документом, регламентирующим правовое положение работника в конкретной организации, то ее необходимо составлять для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

     Несмотря  на то, что должностная инструкция - документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут  быть включены и иные разделы.

     Порядок утверждения должностной инструкции: Должностная инструкция утверждается руководителем учреждения или другим уполномоченным на это должностным лицом. Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью учреждения и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения учреждения.

     Должностная инструкция вступает в силу с момента  ее утверждения руководителем учреждения или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в  соответствии с настоящими методическими рекомендациями.

       Требования должностной инструкции  являются обязательными для работника  с момента его ознакомления  с инструкцией под расписку  и до перемещения на другую  должность или увольнения, о чем  делается запись в соответствующей  графе листа ознакомления. 

     1.6 Правовые аспекты  приема и высвобождения  работников. Задачи  менеджера по персоналу  при сокращении  кадров

    Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании  заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

    Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику  под роспись в трехдневный  срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

(в ред.  Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

    При приеме на работу (до подписания трудового  договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

(часть  третья в ред. Федерального  закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

     Высвобождение персонала — вид деятельности, предусматривающий комплекс мероприятий по соблюдению правовых норм и организационно-психологической поддержке со стороны администрации при увольнении сотрудников.

     Планирование  высвобождения или сокращения персонала  имеет существенное значение в процессе кадрового планирования. Вследствие рационализации производства или управления образуется избыток кадровых ресурсов. Своевременные перемещения, переподготовка, прекращение приема на вакантные рабочие места, а также осуществление социально-ориентированного отбора кандидатов на увольнение (в зависимости от возраста, стажа работы, семейного положения и количества детей, возможности получения работы на внешнем рынке труда и т.п.) позволяют регулировать внутриорганизационный рынок труда в процессе планирования сокращения персонала.

     Планирование  работы с увольняющимися сотрудниками базируется на несложной классификации  видов увольнений. Критерием классификации  в данном случае выступает степень  добровольности ухода работника  из организации. По этому критерию можно выделить три вида увольнений:

• увольнение по инициативе сотрудника (в отечественной терминологии — по собственному желанию);
• увольнение по инициативе работодателя (в отечественной терминологии — по инициативе администрации);
• выход на пенсию.

     1 Относительно беспроблемным с  точки зрения организации (если  абстрагироваться от последующих  проблем по найму и адаптации  новых сотрудников) является уход  работника по собственной инициативе. Этот переход в большинстве  случаев рассматривается самим сотрудником позитивно. Его профессиональная деятельность и социальная среда либо не изменяются существенным образом, либо сотрудник практически готов к подобным изменениям. Поэтому необходимость поддержки со стороны администрации, как правило, мала.

     2 Увольнение по инициативе администрации  — чаще всего вследствие сокращения  персонала или закрытия организации  — является неординарным событием  для любого сотрудника. Многие  люди, столкнувшись с необходимостью  увольнения, испытывают страх, подавленность, растерянность. Проблемы, неизбежно возникающие при закрытии организаций или сокращении персонала, становятся, как никогда, актуальными и для нашей страны.

     3 Увольнение из организации вследствие  ухода на пенсию характеризуется  рядом особенностей, отличающих его от предыдущих видов увольнений. Во-первых, выход на пенсию может быть заранее предусмотрен и спланирован с достаточной долей точности по времени. Во-вторых, это событие связано с весьма специфическими изменениями в личной сфере. В-третьих, значительные перемены в образе жизни человека весьма наглядны для его окружения. Наконец, в оценке предстоящего пенсионирования человеку свойственна некоторая раздвоенность, определенный разлад с самим собой. Поэтому процесс выхода на пенсию, а также нахождение человека в новой социальной роли являются в цивилизованных странах объектом достаточно пристального внимания. Это внимание исходит как от государства, так и от организации, где человек трудился и вносил свой вклад в общее дело. Свое конкретное выражение работа с сотрудниками предпенсионного и пенсионного возраста находит в проведении определенных мероприятий. 
 
 

     2 Практическая часть

     Задача 1. Среднесписочная численность предприятия составляет 3600 человек. В течении года принято 98 человек, уволилось по собственному желанию 36 человек, за нарушение трудовой дисциплины – 15 человек, по другим причинам – 62 человека. Рассчитать коэффициенты оборота кадров по приему и увольнению, а также коэффициенты текучести и стабильности кадров.

     Решение:

1. Коэффициент оборота кадров по приему

     

     

2. Коэффициент оборота кадров по выбытию

     

     

3. Коэффициент текучести кадров

4. Коэффициент стабильности

К стаб = 1 – (К об приб + К об выб)

К стаб = 1 – (0,027+0,031) = 0,942

Ответ: К об пр=0,027; К об выб=0,031; К тек=0,014; К стаб=0,942.

     Задача 2. Объем выпуска продукции возрос на 8%, численность работников – на 4%,  заработной платы – на 5%. Определить изменение производительности труда и средней заработной платы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     Кадровые  документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта, события, явления, связанного с трудовыми правоотношениями между работником и работодателем (приём, перемещение, увольнение и проч).

     Нормативно-правовая база, регулирующая особенности оформления документов по трудовым правоотношениям, включает Гражданский и Трудовой кодексы, указы Президента, постановления Правительства и Госкомстата Российской Федерации.

     К основным документам, регулирующим трудовые правоотношения, можно отнести заявления, приказы по личному составу, трудовые книжки, автобиографии, характеристики, трудовые контракты и прочие документы.

     Кадровая  документация сопровождает весь процесс  взаимодействия между работодателем  и работником, начиная с момента  подачи заявления о приёме на работу и заканчивая выдачей трудовой книжки после увольнения работника.

     При приёме нового работника он, как  правило, пишет заявление о приёме на работу, затем на него оформляется  трудовой контракт, приказ по личному  составу, затем он подаёт в отдел кадров трудовую книжку, автобиографию, характеристику с прежнего места работы (не обязательный документ) и некоторые другие документы.