Документация кадровой службы

     - личная карточка

     Основной  документ по учету персонала предприятия, который заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную  работу.

     Личная  карточка заполняется в одном  экземпляре рукописным или машинописным способом секретарем-референтом или лицом, ответственным за работу с персоналом. Форма Т-2 может заполняться с помощью компьютера, куда предварительно вводятся данные о сотрудниках. Основанием для записи в личной карточке служат паспорт, документы об образовании, военный билет и т.д. в обязательном порядке ставится дата заполнения карточки и личная подпись сотрудника.

     Личная  карточка заполняется после подписания приказа о приеме на работу.

     Образец личной карточки формы Т-2 см. Приложение Г.

     - характеристика

     Официальный документ кадровой документации, который выдаёт администрация, учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

     Характеристика  может быть оформлена на общем  бланке формата А4. Она имеет следующие  реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдаётся характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст подписи; печать. Подписывает характеристику, как правило, руководитель предприятия. Образец характеристики представлен в Приложении Д.

     - автобиография

     Автобиография (греч. autos – сам, bios – жизнь, grapho – пишу), форма биографии, где главным героем является автор.

     Цель  автобиографии – представить  жизнь (или какую-то ее часть) как  некое целое, когда описываемые  события отделены от настоящего неким  временным промежутком и автор  может отнестись к ним более или менее беспристрастно, а сами события успели приобрести в его глазах большую или меньшую осмысленность (Приложение Е).

     - трудовой контракт – документ, фиксирующий соглашения между работником и организацией, в соответствии с которым он обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а организация обязуется обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством, и выплачивать заработную плату.

     В трудовом договоре указываются:

     - место работы (с указанием структурного подразделения);

     -дата  начала работы;

     -наименование  должности, специальности, профессии  с указанием квалификации в  соответствии со штатным расписанием  организации или конкретная трудовая  функция;

     -права  и обязанности работника;

     - права и обязанности работодателя;

     -характеристика  условий труда, компенсаций и  льготы работникам за работу  в тяжелых, вредных и(или) опасных  условиях;

     - режим труда и отдыха (если  он в отношении данного работника  отличается от общих правил, установленных в организации);

     - условия оплаты труда (в том  числе размер тарифной ставки  или должностного оклада работника,  доплаты, надбавки и поощрительные  выплаты);

     - виды и условия социального  страхования, непосредственно связанные  с трудовой деятельностью.

     В трудовом договоре могут предусматриваться условия об исполнении; о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной); об обязанности работника отработать после обучения, а также иные условия.

     Контракт  составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Один экземпляр контракта храниться на предприятии, другой – у работника. Условия договора могут быть изменены только по соглашению сторон в письменной форме⁷.

     Состав  документов, оформляемых при приеме на работу указан в Приложении Ж. 

     1.3 Содержание и порядок  оформления документов, регламентирующих  деятельность персонала  и документов по  учету кадров

     К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести  его утвержденную структуру и штатную численность, штатное расписание (Приложение З), правила трудового распорядка, должностные инструкции (Приложение И), квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.

     Структура и штатная численность персонала оформляются документом за подписью заместителя руководителя организации или руководителя

структурного  подразделения, необходимыми визами, утверждаются первым лицом и содержат перечень наименований структурных подразделений  и должностей. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.

     Правила трудового распорядка утверждаются руководителем и содержат общие  положения, порядок приема, перевода и увольнения служащих, перечень основных обязанностей служащих и администрации; нормативы рабочего времени и его использования, основания для поощрения за успехи в работе и взыскания нарушителям трудовой дисциплины; требования к внутреннему режиму и организации работ. Документ подписывается руководителем кадровой службы, содержит необходимые визы и согласовывается с решением общего собрания (номер протокола).

     Изменения в положение о структурном  подразделении вносятся приказом руководителя организации.

     Каждая  должность, предусмотренная штатным  расписанием, должна быть снабжена должностной  инструкцией, которая составляется на основе Положения о структурном подразделении и квалификационной характеристики и определяет права, обязанности и ответственность сотрудников, начиная с заместителей руководителей подразделений. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений — положениями о них.

     Должностная инструкция может быть индивидуальной (ориентированной на определенную должность  и конкретное лицо) или типовой, разрабатываемой  применительно к группе должностей одного уровня.

     Должностная инструкция и изменения в ней  утверждаются приказом руководителя организации. 

     1.4 Приказы по личному  составу – порядок  их издания, оформления, регистрации

     Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

     Процедура издания приказа по личному составу включает следующие стадии:

• инициирование решения (обоснование необходимости издания приказа);
• сбор и анализ информации по вопросу;
• подготовка проекта документа;
• согласование проекта документа;
• доработка проекта приказа по замечаниям;
• принятие решения (подписание документа);
• доведение (ознакомление) до исполнителей.

     Оформление  приказа: приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется на основании заключенного трудового договора. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса «Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора»⁸.

     При оформлении приказа (распоряжения) о  приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, специальность или должность, по которым будут исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другие). Эти данные берутся из трудового договора. В приказе обязательно должна быть указана дата, с которой работник приступает к работе.

     Табельный номер, проставляемый в приказе, присваивается работнику до оформления приема на работу и не меняется при  любых его перемещениях внутри организации  вплоть до его увольнения.

     При заключении трудового договора на должности, связанные с материальной ответственностью, приказ обязательно визируется в бухгалтерии, а также начальником юридического отдела (юристом).

     Регистрация приказа: подписанный руководителем организации приказ регистрируют и объявляют работнику(ам) под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

     Обычно  приказ изготавливается в одном  экземпляре, который остается на хранении в кадровой службе. Но в тех случаях, когда локальными нормативными актами организации установлено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинники приказов, приказы по личному составу изготавливают и подписывают в двух экземплярах. Для всех других подразделений изготавливаются копии.     
 

     1.5 Подготовка, оформление  и порядок утверждения  должностных инструкций  работников

     Должностная инструкция это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

     Она составляется по каждой штатной должности  организации, несет обезличенный характер и объявляется сотруднику под  расписку при заключении трудового контракта (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).

     Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого  документа и структура текста унифицированы.

     Оформление  должностной инструкции: Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

     Заголовок к тексту должен быть согласован в  падеже-с наименованием документа (как и в других управленческих документах).

     Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.

     Так же формулируют заголовок и в  том случае, если инструкция разрабатывается  как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и  те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).

     Каждый  работник должен быть ознакомлен с  должностной инструкцией под  расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией  ознакомлен (на)", личную подпись  работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

     Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:

     1. Общая часть (общие положения) 

     Содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.

     Квалификационные  требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления служат разделы "Должен знать" и "Должен уметь" Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.