Документация кадровой службы

     Содержание

     Введение 3

     Глава 1  

1. Характеристика ТД Гратис  
2. Состав документации кадровой службы 
3. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров 
4. Приказы по личному составу – порядок их издания, оформления, регистрации 
5. Подготовка, оформление и порядок утверждения должностных инструкций работников 
6. Правовые аспекты приема и высвобождения работников. Задачи менеджера по персоналу при сокращении штатов 

Глава 2 Практическая часть 

2.1 Задача №1 

2.2 Задача №2 

     Заключение 

     Список  использованных источников 

     Приложение А «Образец Заявления о приеме на работу»

     Приложение  Б «Образец приказа по личному  составу»

     Приложение  В «Образец трудовой книжки»

     Приложение  Г «Личная карточка работника»

     Приложение  Д «Образец характеристики»

     Приложение  Е «Образец автобиографии»

     Приложение  Ж «Состав документов, оформляемых  при приеме на работу»

     Приложение  З «Образец штатного расписания»

     Приложение  И «Образец должностной инструкции менеджера по персоналу»

     Приложение  К «Должностная инструкция ТД Гратис»  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Вся управленческая деятельность любой  организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить  к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

     Распорядительная  деятельность органов управления включает, помимо прочих полномочий, решение  вопросов подбора и расстановки  кадров, приёма граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

     Значение  кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления  гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

     Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

     Прежде  всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 102-ФЗ. В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов¹. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

     Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти устанавливает  общие требования к функционированию служб документационного обеспечения  управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, но может использоваться как образец правильного оформления документов и в других организациях².

     Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения – типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения»³. Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.  
 
 
 
 

     1 Теоретическая часть

     1.1 Характеристика ТД Гратис

     Торговый  дом «Гратис» начал свою деятельность в сентябре 1997 года, специализируясь  на оптовой торговле товарами народного  потребления хозяйственного назначения. За годы работы на рынке Алтайского края ТД «Гратис» из небольшой фирмы  вырос в крупную процветающую компанию с развитой бизнес–инфраструктурой и  штатом сотрудников более 100 человек. География  поставок продукции торгового дома расширилась почти на всю территорию Западной Сибири и республику Казахстан.

     За  эти годы ТД «Гратис» установил отношения более, чем с 50 российскими предприятиями и является дистрибьютором и официальным (сертифицированным) партнером таких торговых марок как «Nora-M», «Геркулес», «Волжский инструмент», «Вирпласт», «Чебоксарский агрегатных завод» и др. Прямые поставки с фабрик, а также отработанные логистами схемы грузоперевозок позволяют нашей компании предлагать клиентам самые оптимальные цены по каждой товарной позиции. Вся деятельность ТД «Гратис» направлена на укрепление и развитие розничных предприятий торговли мелкого и среднего бизнеса Алтайского края, Сибири и Казахстана.

     Ежемесячно, увеличивая ассортимент продукции  по таким основным группам, как товары для дома и интерьера, хозяйственные  товары, сантехника, санфаянс, светильники  и светотехника, электроустановочное оборудование, замки и скобяные изделия, герметики, клей, крепежные изделия, садовый инвентарь и техника, бытовая и строительная химия, ручной и электрический инструмент и др. мы достигли того, что на начало 2008 года в торгово-выставочных залах компании было представлено более 25000 наименований товаров.

     Помимо  российских производителей на наших  стендах присутствует продукция  таких стран как Китай, Украина, Болгария, Турция, Польша, Финляндия, Бельгия, Италия, Испания, Германия, Швейцария  и США, как в товарном сегменте «эконом» класса, так и в сегменте «премиум». На сегодняшний день, торгово-выставочные залы торгового дома занимают 200 кв. м., а складские помещения уже более 3000 кв. м.

     Показательно  и то, что в ТД «Гратис» организована доставка по всему Западно-Сибирскому региону, существует многоступенчатая система скидок, возможность наличного и безналичного расчета, а также осуществляется заказ и резервирование товара по телефону, факсу и электронной почте. Весь этот спектр услуг мы, прежде всего, совмещаем с индивидуальным подходом к каждому покупателю.

     О надежности компании всегда говорят  ее клиенты. Среди постоянных партнеров  торгового дома «Гратис» известные  строительные компании края «Жилищная  инициатива», «Горизонт», «Свел-Текс», промышленные предприятия «Алтайвагон», «Алтайкровля», торговые фирмы «Новэкс», «Мария-РА», «Ф-Диск Трейд», «Стройклассика», «Арсенал», «Рамакс», «Строительный Двор», «Гвоздилка», «Прораб», а также ГУВД Алтайского края, Алтайский государственный медицинский университет и мн. др. ТД «Гратис» наладил долгосрочное торговое сотрудничество и со многими районными администрациями и РайПО Алтайского края.

     Последние годы наша компания активно участвует  в специализированных выставках-ярмарках «Строительство. Благоустройство. Интерьер», проводимых в г. Барнауле. В 2005 году ТД «Гратис» занял 1 место в конкурсе, инициированным Алтайской торгово-промышленной палатой в номинации «самые оптовые цены».

     Активное  участие ТД «Гратис» принимает и  в общественной жизни города, оказывая материальную поддержку юным спортсменам, людям с болезнями крови, инвалидам по зрению и финансируя ремонт культурных объектов.

     Мы  не останавливаемся на достигнутых  позициях, идет постоянная кропотливая  работа над увеличением ассортимента, строятся новые планы развития. В 2006 году компания открыла новый торговый центр «Гвоздь программы» на 3-х этажах, которого представлен весь ассортимент товара, необходимого для ремонта и обустройства дома.

     Основными же задачами на ближайшее будущее  компания считает развитие маркетинга и сбалансированной системы продвижения продукции, достижение высокого качества обслуживания и расширение региональных границ сбыта 

     1.2 Состав документации  кадровой службы

     В состав документации кадровой службы входят следующие виды документов:

     - заявление

     Заявление о приеме на работу, на увольнение составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 – это формат листов документов личного дела.

     Для заявления характерны следующие  реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

     Заявление о приёме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приёме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нём устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

     Такие виды заявлений, как заявление о  предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учёбы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно. В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учётом графика отпусков. Образец заявления показан в Приложении А.

     - приказы по личному  составу ( о приеме форма Т-1, увольнении форма Т-8, переводе форма Т-5)⁴

     Приказы по личному составу представляют собой документы, которыми оформляется  приём на работу, увольнение, переводы сотрудников предприятия.

     Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к  тексту такого приказа пишут: "О приёме на работу", "О переводе на другую работу", "Об увольнении", "О предоставлении отпуска", "О поощрении", "О нарушении", "О наложении административного взыскания" и т.п.⁵

     Приказы по личному составу хранятся 75 лет  в архиве предприятия или организации. Образец приказа по личному составу составлен в Приложении Б.

     - трудовая книжка

     Основной  документ, подтверждающий общий, непрерывный  и специальный стаж работы.

     Трудовые  книжки на работников ведутся на предприятии  независимо от формы собственности. В них содержатся следующие сведения о работнике:

     - фамилия, имя, отчество – полностью,  без сокращений;

     - дата рождения (число, месяц, год);

     - образование (указывается на основании  дипломов, справок, сертификатов);

     - профессия, специальность;

     - сведения о работе: приеме, переводе, увольнении;

     -сведения  о награждении и поощрении;

     -сведения  об открытиях и изобретениях, на которые выданы авторские  свидетельства.

     Взыскания в трудовую книжку не вносятся. На титульном  листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она впервые была заполнена. Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа предприятия или написания от руки его наименования. Все записи производятся в точном соответствии с приказами о приеме, переводе или увольнении. Если возникает необходимость внести исправления, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

     В записи об увольнении указывается соответствующая  статья ТК РФ⁶. Образец трудовой книжки см Приложение В.