Диагностика функций управления в организации

Основная задача - это понять, какие процессы в компании существуют, что с ними не так и только после этого следует приступать к их изменению и совершенствованию. Не стоит приступать к внедрению системы бюджетирования, постановке управленческого учета, изменению системы мотивации сотрудников, если вы не разобрались в основе операционной деятельности компании - ее бизнес-процессах. 

  

Диагностика организационной структуры

Организационная структура компании - это ее основа, скелет организации. Она должна отражать логику функционирования организации и соответствие стратегическим направлениям ее развития. Компания не может меняться без внедрения организационных изменений. 

Перед внедрением организационных изменений необходимо провести диагностику организационной структуры компании. 

Цели и задачи диагностики организационной структуры - это выявление существующих проблем, первичный анализ причин их возникновения и путей устранения. 

Источники информации для диагностики организационной структуры компании: 

Организационная структура (схема). В случае отсутствия в компании оформленной организационной структуры, на основе личного общения с ключевыми сотрудниками компании консультанты оформляют графически организационную структуру, как есть

Штатное расписание компании

Положения  о подразделениях, должностные инструкции, паспорта бизнес-процессов

Полномочия и  ответственность сотрудников, оформленные в виде документов При отсутствии соответствующих документов, личное общение с сотрудниками компании. 

Организационная структура является только формой, которая  при ее правильной организации, позволяет упорядочить бизнес-процессы и способствовать повышению конкурентоспособности компании на рынке, а также способствует быстрой и эффективной реализации целей  и задач компании. Диагностика организационной структуры должна проводиться в рамках комплексной диагностики компании. 

Результатом диагностики становится документ, в котором фиксируются выявленные в организационной структуре проблемы, причины их возникновения, рекомендации по устранению. 

  

Диагностика системы управленческого учета и отчетности

Управленческий учет - это упорядоченная система выявления, измерения, сбора, регистрации, интерпретации, обобщения, подготовки и предоставления важной для принятия решений по деятельности фирмы информации и показателей для управленческого звена компании. Это процесс в рамках организации, который обеспечивает управленческий аппарат организации информацией, используемой для планирования, собственно управления и контроля за деятельностью организации. 

Управленческий учет - это не подсистема бухгалтерского учета. Если бухгалтерский учет предназначен для внешнего использования, то управленческий учет - для внутреннего. Управленческий отвечает на вопрос «что есть сейчас», бухгалтерский - «что было вчера». 

Управленческий учет и отчетность для современного предприятия - это основа основ. Правильно поставленный учет позволяет иметь прозрачную информацию о том, что происходит в компании и оперативно на нее реагировать. Если нет своевременных и корректных данных об издержках, то это приведет к неправильному ценообразованию; нет своевременных данных о постоянных расходах за предыдущий период - невозможно провести корректировку плановых значений; некорректное распределение косвенных затрат может привести к искажению представления о прибыльности различных видов продукции  и т.д. Как итог всех подобных недочетов системы - убытки, убытки и еще раз убытки. 

Управленческий учет в том или ином виде существует практически во всех компаниях, а вот система управленческого учета нет. В чем отличие?  Управленческий учет - это набор инструментов для внутреннего пользования: отчеты, бланки и прочее. Система управленческого учета - это те же самые отчеты, бланки, справочники, связанные единой логикой, позволяющие сокращать временные затраты на обработку информации, а также получать необходимую информацию в нужном месте  и в нужное время. 

Системы управленческого учета позволяет решить следующие задачи: 

Получение оперативных данных для принятия управленческих решений

Созданиесистемы контроля за выполнением управленческих решений

Оценка  и взаимосвязанное управление всеми аспектами финансового состояния, результатами деятельности

Контроль, анализ и планирование расходов и доходов, движения денежных средств

Укреплениефинансовой дисциплины и подчинение интересов отдельных структурных подразделений интересам компании в целом

Минимизация затрат на планирование и формирование управленческой отчетности, а также повышение ее качества

Создание базы для обоснованной системы мотивации персонала путем привязки к системе финансовых показателей.

К внедрению системы управленческого учета стоит приступать после разработки видения, миссии, системы сбалансированных показателей, разработки системы контролинга ключевых показателей бизнеса, проектирования распределения  и выполнения функций (оргструктуры), проектирования финансовой и бюджетной  структур, моделирования  и оптимизации бизнес-процессов. 

Если компания находиться в стадии разработки всех выше перечисленных блоков, то внедрение управленческого учета - это впустую потраченный усилия и средства, т.к. в будущем потребуется доработки и изменения.  По сути, управленческий учет и отчетность - это финишный аккорд в пьесе «реструктуризация компании». 

  

Диагностика персонала

В рамках комплексной диагностики компании обязательно необходимо проводить диагностику персонала с целью получения объективной информации о личностных особенностях и профессиональных качествах персонала. 

Диагностика персонала помогает руководителю компании: 

прогнозировать поведение сотрудника  в разных ситуациях

понять, какие функциональные особенности сотрудника могут быть применены максимально эффективно

спрогнозировать профессиональный рост сотрудника

понять какое влияние имеет сотрудник на коллектив в целом

увидеть личностно-деловые качества, сильные и слабые стороны

понять, какие внутренние ресурсы использует сотрудник в работе, как он выстраивает работу

понять степень мотивации сотрудника на сегодня и как изменения в системе мотивации смогут изменить его поведение завтра

оценить обучаемость сотрудника и готовность к изменениям

понять, какие функции развиты оптимально, а где сотрудник еще не достаточно компетентен и требуется дополнительное развитие навыков

определить психологический климат в компании.

Результат диагностики представляет собой отчет, который содержит: 

Характеристики на каждого сотрудника с раскрытием его «сильных» и «слабых» сторон и рекомендации по применению его личных или профессиональных качеств для компании

Рекомендации по повышению качества работы в компании

Рекомендации по дальнейшему обучению и развитию персонала

  

Диагностика системы продаж

Продажи - это то, ради чего мы создаем бизнес. Можно разработать миссию, стратегию, систему сбалансированных показателей, внедрить управленческий учет, оптимизировать бизнес-процессы, но если нет продаж, все это бесполезно. 

Грамотная построенная система продаж часто позволяет компании эффективно работать на рынке даже с плохо отлаженными процессами. Продажи - это и выход и вход. На выходе - продукт для продажи, на входе - деньги, на которые развивается компания. 

Когда необходима диагностика системы продаж? 

Когда продажи падают или меньше плановых значений

Когда необходимо выявить степень готовности компании к увеличению объемов продаж

Периодически,с целью критической оценки состояния продаж

Перед началом проекта по реорганизации компании

При смене топ-менеджеров компании: генерального директора, директора по продажам, начальника отдела продаж.

Цели проведения диагностики: 

Сформировать объективную оценку системы продаж компании

Выявить основные внутренние проблемы

Выявить основные внешние проблемы

Выявить степень готовности компании к увеличению объемов продаж

Разработать предложения по оптимизации и развитию системы продаж.

Задачи, решаемые в ходе проведения диагностики: 

Проанализировать организационно - управленческую структуру сбытового подразделения

Определить степень соответствия функциональной структуры фактической организационно-управленческой

Выявить проблемы взаимодействия сотрудников службы сбыта с другими подразделениями компании

Проанализировать структуру клиентов (ABC анализ)

Проанализировать бизнес-процесс продаж, выявить несоответствия целям и задачам

Проанализировать систему мотивации сотрудников отдела сбыта.

Объекты диагностики: 

Все подразделения компании, принимающие участие в работе с клиентами

Руководители всех структурных подразделений компании

Менеджеры по продажам, маркетологи и другие сотрудники, принимающие участие в обслуживании клиентов компании

Документооборот, плановые и отчетные документы службы сбыта и маркетинга, распорядительные документы компании.

Методы проведения диагностики: 

«Погружение» в жизнь компании: присутствие на совещаниях, собраниях отдела, компании

Интервью с ключевыми сотрудниками подразделений компании, не только сбытовых, но и всех смежных, с руководителем сбытового подразделения, с генеральным директором компании, с менеджерами по продажам

АВС анализ клиентов в разрезе товарооборота, прибыли по клиенту

Изучение  и анализ имеющихся организационно-правовых, отчетных и плановых документов службы сбыта

Прямые контакты с клиентами.

Диагностику системы продаж можно и нужно проводить самостоятельно. Но для полной и качественной оценки лучше привлечь все-таки специалистов со стороны.  Практика показывает, что своими силами качественную диагностику проводить не получается, особенно когда необходимо сформулировать проблемы  и рекомендации. Это происходит в силу многих различных причин: личный фактор знакомства с ключевыми сотрудниками компании, страх перед собственником, нежелание что-то менять и т.д. 

Результатом диагностики будет: аналитический отчет о состоянии системы продаж на сегодня, описание проблем, узких мест, рекомендации по изменениям.