Диагностика функций управления в организации

Диагностика

Любые изменения в компании необходимо начинать с диагностики или аудита компании. 

Бизнес-диагностика - это прогнозное, оперативное и ретроспективное комплексное исследование финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Комплексная бизнес-диагностика деятельности предприятия выступает важным фактором организации планового развития системы управления предприятием в целях его финансового оздоровления; увеличения рентабельности производства; повышения реальной управляемости компаний; роста рыночной привлекательности и пр. 

Цель диагностики системы управления - выявить резервы и пути повышения эффективности системы управления предприятием. 

Задачи диагностики системы управления: 

выявить резервы сокращения постоянных и переменных затрат;

выявить резервы повышения рентабельности компании;

выявить резервы повышения производительности труда и оборудования;

выявить «узкие места», тормозящие развитие компании;

выявить причинно-следственные связи проблем предприятия;

разработать организационные, технические, информационные и технологические предложения для реализации поставленных стратегических целей.

Целостность проводимых исследований обеспечивается краткосрочным, среднесрочным и долгосрочным характером бизнес диагностики. 

Краткосрочный анализ нацелен на обеспечение гибкости оборотных средств и текущих обязательств при постоянстве основного капитала и долгосрочных источников финансирования. Данный анализ должен отражать степень возможностей менеджмента компании в текущем управлении бизнеса. 

Среднесрочный анализ предполагает возможность увеличения собственных средств за счет накопления прибыли и наращивания основных средств. Долгосрочный же анализ базируется на обеспечении гибкости всех активов и пассивов, включая долгосрочное привлечение средств за счет эмиссий акций, образования совместных предприятий, долгосрочного залогового кредитования и др. 

В зависимости от отраслевой и индивидуальной специфики, содержание бизнес-диагностики предприятия варьируется с точки зрения большей или меньшей детализации исследования. Комплексная полномасштабная бизнес-диагностика деятельности предприятия включает в себя: 

1. Анализ положения предприятия на рынке и его способности адаптироваться к условиям экономической конъюнктуры. По данному направлению целью диагностики является исследование эффективной рыночной стратегии компании, то есть того, насколько оптимально снабженческая и сбытовая политика предприятия адаптируется к изменению внешней экономической среды (т.е. как учитываются изменения рыночной конъюнктуры). 

Результатом диагностики по данному разделу является определение системы конкретных управленческих мер, направленных на оптимизацию политики предприятия в области ценообразования, структуры сбыта, методов платежа, развития сбытовой сети, структуры и уровня цен по закупаемым материальным, трудовым и финансовым ресурсам и пр. 

Производятся предварительные расчеты воздействия предполагаемого эффекта от намеченных управленческих мер на финансовые результаты предприятия. 

2. Анализ финансового состояния предприятия. Здесь результатом бизнес диагностики будет определение оптимальной величины финансовых резервов предприятия, которая, с одной стороны, достаточна для обеспечения нормальной платежеспособности предприятия и, таким образом, сводит к минимуму издержки финансового риска (штрафные санкции банков по кредитам, неплатежи поставщиков и, как следствие, расторжение договоров, иски кредиторов, пени по платежам в бюджет и пр.), а с другой стороны, не является завышенной, то есть не отвлекает излишние оборотные ресурсы предприятия из текущей хозяйственной деятельности. 

3. Анализ внутренней производственной эффективности (использования ресурсов, динамики величины и структуры затрат). Данный анализ посвящен проблемам оптимизации производственной деятельности, то есть учету того, насколько эффективно ресурсы предприятия (основной и оборотный капитал, трудовые ресурсы) используются в процессе производства продукции, работ, услуг. 

Анализируются состояние организации труда, возможности реструктуризации активов (устранения избыточных ресурсов предприятия), эффект от осуществления программ развития производственного потенциала для интенсификации деятельности компании. 

Результатом диагностики по данному разделу является разработка управленческих мер, направленных на повышение эффективности производства, а также расчет прогнозного эффекта от осуществления данных мероприятий. 

4. Анализ инвестиционной политики и эффективности привлечения средств для капитальных вложений. В этом разделе диагностики анализируется оптимальность инвестиционной политики компании, эффективность финансирования и освоения капитальных вложений. Здесь затрагиваются следующие актуальные для любой компании вопросы: 

насколько рационально распределены средства предприятия между текущей деятельностью и капиталовложениями;

какова оценка эффективности и степени финансового риска по наиболее крупным инвестиционным проектам;

насколько оптимальна выбранная стратегия по привлечению средств для финансирования инвестиционной деятельности (долгосрочные кредиты банков, создание совместных предприятий, договоры о совместной деятельности, эмиссия акций);

в какой мере подтверждается количественный расчет эффекта от различных вариантов проведения инвестиционной политики предприятия (использования различных конкретных проектов и их отражения в инвестиционном бюджете), а также от различных форм привлечения средств для осуществления капитальных вложений на будущие и текущие финансовые результаты предприятия.

5. Анализ организационной структуры, системы управления компанией, документооборота, распределения полномочий между руководством и подразделениями предприятия. В этой ипостаси исследуется эффективность организационной структуры предприятия с точки зрения обеспечения всех необходимых в хозяйственной деятельности предприятия функций; качественной системы внутреннего контроля; наличия эффективной системы стимулов, обеспечивающей заинтересованность подразделений в повышении финансовых результатов компании в целом, а также поддержания величины текущих издержек по содержанию аппарата компании. 

По результатам анализа производится разработка рекомендаций по изменению организационной структуры предприятия в разрезе самых различных аспектов (создание новых функциональных служб, перераспределение полномочий между головной компанией и дочерними предприятиями, между руководством предприятия и его подразделениями, изменение механизма премирования подразделений и пр.) для обеспечения эффективной деятельности компании. 

6. Анализ состояния бухгалтерского учета и отчетности. В его рамки входит внешний аудит отчетности компании (анализ состояния внешней финансовой отчетности); внутренний аудит деятельности компании (анализ внутренней оперативной отчетности); анализ эффективности системы внутреннего и внешнего документооборота и подготовка предложений по ее оптимизации. 

Аудиторская проверка как часть диагностики предприятия имеет два блока - внешний аудит и внутренний аудит. Результатом внешнего аудита являются выявление ошибок и разработка рекомендаций по совершенствованию внешней финансовой отчетности фирмы для оптимизации взаимоотношений с бюджетом (правильного ведения и представления финансовой отчетности для налоговой инспекции с целью избежания штрафов по бюджетным платежам), а также взаимосвязей с контрагентами (составление баланса, отчета о прибыли и убытках и отчета о движении денежных средств в соответствии с предъявляемыми требованиями для представления инвесторам, банкирам-кредиторам, поставщикам, покупателям готовой продукции предприятия и пр.). 

Внутренний аудит направлен на выявление резервов улучшения организации оперативной отчетности компании (внутреннего документооборота), обеспечивающей процесс управленческого планирования и контроля руководства деятельности компании. 

7. Анализ налоговой политики компании и мер по оптимизации платежей в бюджет. В этом разделе анализа выявляются резервы увеличения прибыли предприятия за счет платежей в бюджет, то есть снижения или отсрочки налоговых платежей за счет использования различных методов оптимизации налогообложения предприятия. 

8. Экспертиза информационных систем, обеспечивающих управление предприятием. В ее рамках: 

анализ функционирования системы АСУП и оптимальности программно-технических решений;

разработка предложений по повышению эффективности информационной системы предприятия;

разработка концепции дальнейшего совершенствования информационной системы компании и содействие в ее внедрении (в области технического и программного обеспечения, обучения кадров и пр.).

  

В данном разделе освещаются проблемы программно-аналитического обеспечения деятельности предприятия (технического и программного обеспечения автоматизированной системы управления производством), а также проводится разработка наиболее рациональной для деятельности компании стратегии в области интегрированных систем управления (ИСУ). 

9. Общие выводы из диагностики рыночной деятельности и финансового состояния предприятия. Данный раздел является заключительным этапом бизнес диагностики. На основании обобщения результатов исследования производится уточнение текущей и перспективной политики предприятия, причем вырабатываемые управленческие рекомендации представляются не только в качественном, но и в количественном выражении как по величине необходимых издержек для их осуществления, так и по величине прогнозного эффекта на финансовые результаты. 

Таким образом, бизнес-диагностика позволяет решить важные проблемы взаимоувязки различных аспектов деятельности фирмы: 

«Увязка» целей роста объема, прибыльности операций и сохранения приемлемой финансовой стабильности (какой оптимальный уровень финансовых резервов, отвлекаемых от осуществления хозяйственной деятельности, необходим для поддержания разумного уровня платежеспособности компании).

«Состыковка» задач текущего и перспективного развития (каково оптимальное распределение средств между текущими потребностями и осуществлением капитальных вложений).

Оптимизация политики в области ценообразования (насколько цены компании обусловлены среднерыночным уровнем и насколько - задачами конкурентной борьбы) и др.

  

Кому проводить диагностику?

Для проведения корректной диагностики целесообразно приглашать внешних специалистов по следующим причинам:

В процессе роста и развития компании у собственников, руководителей компании происходит информационный разрыв с большей частью сотрудников и отделов, что приводит к сильному отличию реальной картины от представляемой.

Сотрудники компании, руководители и собственники видят происходящие в компании процессы «замыленным взглядом», на многие вещи в силу привычки просто не обращают внимания.

Консультанты - это независимые эксперты, которые не подвержены влиянию коллектива.

Внутренние сотрудники компании в большинстве случаев не имеют достаточно полномочий, либо комплексных знаний для того, чтобы решить все проблемы взаимосвязано, а руководителю компании часто просто не хватает на это времени.

Консультанты обладают, как специальными знаниями по технологии работы предприятий, предметной области, так и обладают опытом решения сложных задач в различных отраслях.

Работники клиента выполняют до 89% административно-управленческие функций, и только 11% функций  могут содержать действия по развитию компании; не все сотрудники способны быстро и безболезненно перейти в состояние, когда до 90% рабочего времени нужно заниматься развитием компании, а 10% - администрированием.

Консультанты изначально ориентированы на помощь в развитии компании и занимаются этим до 90% всего рабочего времени.

  

Когда необходима диагностика?

Диагностика необходима, если в компании наблюдаются следующие симптомы: 

Численность персонала растет непропорционально росту оборотов, или фонд оплаты труда растет, а прибыль падает.

Ключевые сотрудники чаще стали задерживаться на работе.

Увеличение нестандартных ситуаций, все более частое вовлечение руководителя компании в их оперативное решение.