Диагностика функций управления в организации

Ключевые сотрудники компании не знают стратегию развития компании, отсутствие целей и задач и отделов и сотрудников.

Большинство важных вопросов решается устно, никак не фиксируются.

Сложно найти виновного, а убытки несет компания.

В компании отсутствует аттестация персонала.

Расходы растут быстрее доходов.

Кадровые документы (должностные инструкции, положения об отделах и т.д. ) отсутствуют, либо существуют только для проверяющих органов и ими никто не пользуется.

Полномочия нечетко распределены, за одно и то же решение или действие могут отвечать сразу несколько сотрудников.

В компании отсутствует четкая система подчинения, часто распоряжения подчиненным поступают от собственника (руководителя), минуя непосредственного руководителя.

Система оценки персонала отсутствует либо субъективная, на усмотрение руководителя.

Система мотивации сотрудникам непонятна.

Высокая, для отрасли, текучка кадров.

Документооборот и управленческая отчетность в компании делается финансовым отделом исключительно для собственника, а остальные службы и руководители о ней «понятия не имеют».

Система бюджетирования находиться на начальной стадии (простых бюджетов).

Организационная структура неизвестна, либо известна, но непонятна большинству работников.

Сотрудники не знают миссию, видение, ценности. Либо если они и есть, то никак не связаны с конкретными показателями деятельности сотрудников.

Автоматизированная система управления либо отсутствует, либо не предоставляет оперативно и достоверно необходимую информацию.

  

Поводом для обращения к нам является обнаружение в Вашем бизнесе симптомов проблем из следующего перечня: 

1. Нарушения в управлении финансами: 

бизнес недостаточно прибылен

по бухгалтерским данным бизнес прибылен, но «денег не хватает»

попытки сокращения затрат приводят к убыткам

размер дебиторской задолженности постоянно растет

несвоевременно оплачивается кредиторская и/или дебиторская задолженность.

2. Нарушения в логистике запасов готовой продукции, сырья и материалов: 

высокие товарные запасы (низкая оборачиваемость)

нехватка одних товаров при избытке других

пересортица

недопустимые размеры недостач

недопустимо большие размеры списания из-за порчи по сроку или неправильных условий хранения

поставщики постоянно «ужесточают» условия поставки.

3. Нарушения в логистике сбыта готовой продукции: 

торговый персонал требует снижения цен, увеличения «откатов»

нестабильный объем продаж

снижается количество постоянных клиентов, доля рынка, объем продаж

велик объем возвратов от покупателей

клиенты требуют дополнительных скидок.

4. Нарушения в планировании и прогнозировании: 

недопустимо большая ошибка прогнозирования продаж

частота корректировки производственного плана нарушает ритм производства

плановые задания систематически не выполняются

не удается согласовать деятельность подразделений.

5. Нарушения в производстве: 

частые срывы сроков выполнения заказов (отгрузок)

слишком долгий по сравнению с конкурентами производственный цикл

хроническая нехватка различных ресурсов для выполнения важных заказов в срок.

6. Нарушения в работе персонала: 

высокая текучка

низкая производительность труда

неоправданно большое количество совещаний

регулярные сверхурочные работы при периодических простоях

напряженность и конфликты в коллективе.

7. Попытки развития бизнеса не приносят успеха. 

  

Виды диагностики

Существуют следующие виды диагностики: 

Экспресс-диагностика. Этот вид диагностики применяется, когда нужно получить предварительную информацию о компании и наметить первоначальный план действий. Экспресс-диагностика состоит из анализа финансово-хозяйственной деятельности компании и интервьюирования ключевых сотрудников компании. Этот вид диагностики проводиться ориентировочно за 3 рабочих дня.

Диагностика отдельных блоков компании (персонал, финансово-хозяйственная деятельность, закупка, организационная структура и т.д.), в зависимости от целей. Срок - от 3 до 5 рабочих дней на один блок.

Комплексная диагностика компании, которая позволяет получить полноценную картину проблем и понять пути их решения.

В рамках комплексной диагностики проводится аудит: 

Финансово-хозяйственной деятельности

Целей и задач и их соответствия операционной деятельности

Бизнес-процессов

Организационной структуры

Юридической чистоты

Финансовой структуры

Системы управленческого учета и отчетности

Персонала

Системы автоматизации

Системы продаж

Маркетинговой функции

Системы закупок.

Данная диагностика состоит из нескольких этапов: 

Диагностика финансово-хозяйственной деятельности компании

Диагностика целей и задач компании и их соответствия операционной деятельности

Диагностика бизнес-процессов компании

Диагностика организационной структуры

Диагностика системы управленческого учета и отчетности

Диагностика персонала

Диагностика системы продаж

Диагностика системы автоматизации

Срок данного вида диагностики зависят от количества сотрудников в компании, уровня доступа к информации и многих других факторов, но ориентировочно от недели до месяца. 

Конечным продуктом диагностики системы управления является отчет с описанием текущего состояния бизнеса клиента, перечнем процессов, «узкими местами», причинно-следственными связями, путями или программой реализации изменений. 

  

Анализ финансово-хозяйственной деятельности

Диагностика финансово-хозяйственной деятельности компании дает возможность оценить основные показатели деятельности компании через систему финансовых коэффициентов: 

платежеспособность и ликвидность

рентабельность

финансовая устойчивости

деловая активность (оборачиваемость)

Эффективность деятельности.

Результаты анализа финансово-хозяйственной деятельности актуальны как для внутрифирменного, так  и для внешнего использования. 

Основные цели диагностики финансово-хозяйственного состояния компании: 

Объективная оценка результатов коммерческой деятельности

Выявление неиспользованных резервов

Мобилизация резервов для повышения экономической эффективности в будущих плановых периодах

Постоянный контроль рациональности функционирования хозяйственных систем

Контроль за выполнением планов и бюджетов

Контроль за процессами производства  и реализации продукции

Выявление недочетов в работе

Создание основы для прогнозирования хозяйственной деятельности, бюджетирования  и планирования

Таким образом, основная цель финансово-хозяйственной диагностики является подготовка информации для принятия управленческих решений на всех ступенях иерархической лестницы. 

Источники информации для диагностики: 

бухгалтерский отчет и отчетность

статистический учет и отчетность

управленческий учет и отчетность

материалы ревизий, внешнего и внутреннего аудита

сведения, получаемые от личного контакта с исполнителями.

Диагностика финансово-хозяйственной деятельности компании должна проводиться постоянно, ежегодно. Это основа для планирования, бюджетирования, принятия управленческих решений по расширению территориального присутствия, ассортиментного перечня и т.д. 

Диагностика целей, задач и их соответствия операционной деятельности

Диагностика целей  и задач компании и их соответствия операционной деятельности - это по сути диагностика системы управления и  бизнес-процессов с точки зрения целей и задач компании. Такая работа предполагает, что у компании уже есть четко сформированная стратегия развития. Консультанты фокусируются на оптимизации системы управления  и бизнес-процессов. Например, если в компании реализация продукции падает или ниже плановой, то это может быть связано с качеством продукта, его продвижением. Но причина также может скрываться в плохо организованном процессе продаж, неоптимальной системе мотивации и т.д. 

Данный вид диагностики необходим первым лицам компании: генеральному директору и собственникам. Для остальных управленческих уровней эта диагностика не нужна. В большинстве компаний каждый руководитель подразделения отвечает за свой сектор и всю картину в целом в компании не видит 

Диагностика целей и задач компании на соответствие операционной деятельности необходима при проведении реорганизации компании, при смене высшего руководства, при постоянном отклонении от запланированных результатов, при изменении целей  и задач и т.д.  Данный вид диагностики целесообразно проводить регулярно, не реже одного раза в три года. 

По итогам данной диагностики готовится подробный отчет, описывающий узкие места компании, а так же рекомендации по решения проблем управления. 

Диагностика проводится следующим образом: 

Анализ существующей стратегии компании, целей  и задач  и их увязки с видением, миссией, стратегией. При необходимости, проводиться корректировка.

Серия интервью сверху вниз.

Анализ существующих  бизнес-процессов, документов.

Анализ внешней среды, особенностей рыночного окружения компании.

Выявление узких мест.

Все вышеперечисленные пункты важно выполнить не только в разрезе организации в целом, но и каждого функционального подразделения компании. Только в этом случае имеется возможность получить ясную и понятную картину. 

  

Диагностика бизнес-процессов

Бизнес-процесс представляет собой совокупность последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей. 

Если говорить проще, то все, что делается в компании - это процессы, потому что всегда есть вход и всегда есть выход. А между ними существует процесс выполнения той или иной работы. 

Каждый процесс выполняется для достижения определенного результата. Но для выполнения ему нужны ресурсы -  это или информация, или товар, или действие. 

Процессный подход - это управление компанией на основе бизнес-процессов, которые описаны, регламентированы, находятся на постоянном контроле и подвергаются корректировке при обнаружении ошибок исполнения или отклонений от результатов.