Аутсорсинг кадровых услуг

Данная классификация  имеет схематический характер и  необходима в большей степени  для рассмотрения работы рекрутера  в её разрезе, чем для качественной оценки тех или иных направлений бизнеса аутсорсинговой компании в сфере кадрового аутсорсинга. Также необходимо добавить, что компаний, исповедующих только одно из приведённых направлений либо нет вообще, либо очень мало. Как правило, в рамках одной компании совмещены несколько направлений.[15]

1. Потребители аутсорсинговых услуг в России.

В опросе, посвященном исследованию российского рынка услуг аутсорсинга  в области управления персоналом, проведенным Е-xecutive совместно с  компанией UCMS Group, приняли участие 293 респондента.

Наибольшую активность проявили следующие группы респондентов: специалисты  управления персоналом (38%), административный персонал (21%), финансисты (16%).

География исследования охватила практически все регионы России. Традиционно Москва и Санкт-Петербург  являются лидерами по общему количеству участников опроса, что закономерно, так как у большинства компаний головные офисы располагаются именно в столицах.

Большинство респондентов работают в российских компаниях – 77%, в  иностранных корпорациях работает 13%, а в совместных компаниях трудится 10% опрошенных. По численности компаний исследователи озвучили следующие  данные: 33% респондентов работает в  компаниях, чей штат составляет менее 50 человек; 26% - в организациях со штатом от 100 до 500 человек; 17% - в компаниях  численностью от 50 до 100 сотрудников; 11% - в коллективе от 500 до 1000 человек; 13% - в организациях со штатом свыше 1000 человек.

Так как большинство респондентов работают в компаниях, являющихся представителями  российского малого и среднего бизнеса, можно сделать вывод, что именно они сегодня наиболее активные потребители  услуг кадрового аутсорсинга. Причем, если в 2008 году услугами аутсорсинга  пользовались в основном компании, имеющие территориально-распределенную структуру, то сегодня структура  компании большого значения не имеет. Хотя по-прежнему компании имеющие  филиалы, прибегают к услугам  кадрового аутсорсинга чаще, чем  компании, имеющие локальную структуру (56% и 44% соответственно).

Компании респондентов используют разные виды аутсорсинга в сфере  управления персоналом: подбор и найм (48%); развитие и оценка персонала (30%); расчет заработной платы (19%), аутсорсингом кадрового делопроизводства пользуются 11% респондентов.

Как видно из представленных данных, самый распространенный вид  аутсорсинга в HR-сфере на сегодня  – подбор персонала, далее идут виды аутсорсинга, связанные с развитием  и обучением персонала. Аутсорсинг расчета заработной платы и аутсорсинг кадрового делопроизводства значительно  уступают в популярности двум предыдущим видам. Последний вид услуг пока является относительно новым явлением для России. При этом оказание данной услуги зачастую сочетается с услугами по расчету зарплат, или, в комбинированном виде включается в услуги по кадровому аутсорсингу.

3.2. Положительные и отрицательные стороны аутсорсинга.

В системе аутсорсинга кадрового делопроизводства и учета провайдеры обеспечивают общепринятые в кадровом учете функции: оформление и расторжение трудовых отношений, оформление (и ведение записей) трудовой книжки, больничных листов, отпусков и командировок, формирование табелей учета рабочего времени, взаимодействие с государственными фондами.

В рамках выполнения своих  функций аутсорсеры могут решать множество задач:

• аудит и восстановление кадровой документации (детальная проверка ведения кадрового делопроизводства компании Заказчика с целью выявления несоответствий требованиям и нормам, установленным законодательством РФ);
• постановка и ведение кадрового учета «с нуля», разработка основной кадровой документации;
• восстановление кадрового учета за прошедшие периоды (в случае утраты или порчи кадровой документации);
• обслуживание по ведению кадрового учета;
• осуществление взаимодействия с соответствующими государственными учреждениями (ФСС, ФОМС Федеральный и территориальный, ПФ).

Кроме того, компания-аутсорсер  оказывает консультационное и информационное обслуживание, заключающееся в оказании методической и практической помощи компаниям в организации и  проведении мероприятий по охране труда, включая разработку документальной базы (положения, инструкции, распоряжения, приказы и т.д.), а также организацию  системы охраны труда на предприятии; проведении консультаций и осуществлении  информационного обслуживания по вопросам трудового законодательства и ведения  кадрового учета.

Прежде чем принять  решение о переходе на аутсорсинг, необходимо тщательно продумать  последствия этого шага. Чтобы  не ошибиться необходимо задуматься над некоторыми вопросами:

• действительно ли функция ведения кадрового делопроизводства, тесно связанная с управлением человеческими ресурсами, не является для организации ключевой или не станет ключевой в ближайшем будущем?
• насколько четко сформулированы собственные требования и ожидания как к самой схеме аутсорсинга, так и к потенциальному провайдеру?
• станет ли аутсорсинг кадрового делопроизводства конкурентным преимуществом, то есть, будет ли его эффективность превышать эффективность работы существующей системы кадрового учета?

Основополагающим при  принятии решения о необходимости перехода на аутсорсинг, является  необходимость четкого понимания положительных и отрицательных стороны данной схемы организации бизнеса.

Плюсов, которые получает организация при переходе на аутсорсинг много.

Во-первых, следует сказать  об экономических:

• снижение операционных издержек или перевод их из категории постоянных в переменные (как правило, услуги аутсорсинга обходятся компании дешевле, чем зарплата штатной единице);
• снижение стоимости реализации бизнес-процесса (сокращение и контроль издержек; экономия на налогах на зарплату штатной единице);
• появление возможности перераспределения ресурсов;
• значительное снижение трудоёмкости и затрат на эксплуатацию информационных систем и приложений.

Кроме того, есть и организационные преимущества:

• возможность для руководства сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах;
• освобождение внутренних ресурсов компании для других целей;
• обеспечение кадрового учета в полном соответствии с законодательством, что снижает риски клиента по некорректному ведению кадрового учета и в случае трудовых споров;
• возможность использования передового мирового опыта в обеспечении непрофильных процессов;
• аутсорсинг – это хороший способ снизить зависимость компании от сотрудников (от их способностей и профессионализма, обстоятельств их личной жизни и черт характера, с чем приходится считаться, когда сотрудник находится в штате);
• аутсорсинг – хороший выход для компаний, в которых по разным причинам существует большая текучесть кадров.

Аутсорсинг, как и другие методы организации бизнес-процессов, имеет и отрицательные стороны. При принятии решения о переходе к этому методу их необходимо учитывать  даже в большей степени, чем положительные. Не стоит видеть в аутсорсинге  кадрового делопроизводства панацею  от всех бед.

Минусы в переходе на эту  систему также можно разделить  на несколько групп.

К экономическим минусам  относятся такие обстоятельства:

• передача любого бизнес-процесса на аутсорсинг требует наличия в компании специалистов, которые коммуницируют с аутсорсером, следят за качеством, полнотой и стоимостью его услуг (то есть избежать затрат на содержание персонала, связанного с кадровым делопроизводством полностью не удастся);
• внедрение иной модели ведения бизнеса означает серьезную перестройку системы управления (здесь необходимо оценить готовность персонала к переходу на новую модель, а также понять неизбежность некоторых кадровых потерь);
• невозможность точно и в сжатый срок оценить уровень профессионализма сотрудников аутсорсинговой компании;
• вероятность слабого управленческого воздействия на сотрудников аутсорсинговой компании, что может привести к снижению эффективности процессов и увеличению затрат на обслуживание;
• вероятность возникновения временных потерь при обеспечении оперативной обработки и получении информации по кадровому делопроизводству, а, следовательно, и задержек в принятия решения в области HR;
• переключение на другого аутсорсера может быть достаточно дорогим и болезненным.

К юридическим минусам относятся:

• вероятность нарушения конфиденциальности в отношении предоставленных данных при работе с недобросовестным аутсорсинговым провайдером (компания-заказчик несет административную и уголовную ответственность за неправомерную передачу и распространение персональных данных своих сотрудников провайдеру аутсорсинговых услуг);
• в случае отказа подавляющим большинством работников в предоставлении своих персональных данных компании, предоставляющей услуги кадрового аутсорсинга, внедрение кадрового аутсорсинга вообще невозможно;
• необходимо помнить, что деятельность по оказанию услуг по ведению кадрового делопроизводства не подлежит лицензированию. Это существенно затрудняет выбор добросовестного провайдера.

Необходимо отметить, что, тем не менее, аутсорсинг кадрового  делопроизводства не противоречит действующему законодательству. Судебная и налоговая  практика показывает, что применение такого вида услуг является абсолютно  легальным способом сотрудничества, разумеется, при условии добросовестного  исполнения обязанностей компанией-аутсорсером. 
Как видим, минусов у перехода на аутсорсинг немало. Однако следует заметить, что большинство из них нивелируются при правильном выборе компании-провайдера аутсорсинговых услуг. Квалифицированные специалисты могут свести все возможные проблемы практически к нулю, начиная с того, что помогут провести необходимую разъяснительную работу с персоналом и заканчивая тем, что наладят бесперебойную коммуникацию с компанией-заказчиком.[7,5]

3.3. Выбор компании-аутсорсера.

Критически важным активом  любой аутсорсинговой компании является её репутация на рынке. Не стоит бояться  потратить «слишком много» времени, чтобы ее выяснить. Кроме того, организации-исполнителю, чтобы иметь право предоставлять  услуги кадрового аутсорсинга, необходимо предусмотреть в учредительных  документах такой вид деятельности и зарегистрировать учредительные документы в порядке, установленном Федеральным законом от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Это, пожалуй, главный пункт при проверке юридической документации фирмы-аутсорсера, ведь этот вид услуг лицензированию не подлежит.[12]

На стоимость услуг  обращать внимание, безусловно, необходимо. Здесь нужно не только сравнивать предложения разных аутсорсинговых компаний, но и сопоставлять стоимость  осуществления кадровых нужд организации традиционным способом и передачи его на аутсорсинг.

Кроме того, необходимо обращать внимание на широту спектра услуг, который  предоставляет провайдер, ведь, вполне возможно, в дальнейшем понадобится  по тем или иным причинам расширить  круг задач аутсорсера.[8,65] Менять провайдера из-за того, что имеющийся не оказывает тех или иных услуг, довольно накладно. Также широкий спектр предоставляемых услуг может косвенно свидетельствовать о развитости компании и профессиональных компетенциях ее сотрудников.

Итак, менеджменту фирмы  стала очевидна необходимость воспользоваться  услугами аутсорсинговой компании. Теперь необходимо приступить к собственно внедрению системы аутсорсинга. Для облегчения данной процедуры  можно воспользоваться следующим  примерным алгоритмом действий:

• принятие руководством организации принципиального решения о переходе на аутсорсинг;
• формулировка и согласование с топ-менеджментом организации объема функций, передающихся на аутсорсинг, и требований к аутсорсинговой компании;
• исследование рынка аутсорсинговых услуг и выбор провайдера;
• заключение договора оказания услуг (согласно Главе 39 Гражданского кодекса РФ);
• издание на основании заключенных договоров Приказа о передаче функций подбора кадрового сторонней организации.[12]

4. Контроль качества аутсорсинга.

Качество оказываемых услуг  – вот, что беспокоит каждого  руководителя, решившегося на аутсорсинг. Поэтому помимо основных условий  договора, договор на оказание аутсорсинговых услуг должен содержать параметры, по которым производится контроль качества, и применяемые при этом методы.[8,25]