Аутсорсинг кадровых услуг

Таким образом, только на примере «самого простого» вида кадрового аутсорсинга – абонентского обслуживания предприятий в части рекрутинга – можно понять, насколько выгодно данное сотрудничество.[13]

И главное, теперь у  руководителя наконец-то появится время  заниматься решением действительно  серьезных задач своего бизнеса, а не тратить уйму времени на «латание вакантных дыр» или каждодневное решение проблемы – где нам  взять грузчиков?!

В современных условиях управления организациями вопросы HR-менеджмента (управление человеческими  ресурсами) вышли на передовой рубеж конкурентных преимуществ. Успех гарантируют не технологии, материальные ресурсы, деньги, а умение быстро найти нужных специалистов, создать высокоэффективную команду с четкой мотивацией на стратегический результат, управлять людьми, применяя широкий спектр современных технологий менеджмента.

Едва ли найдется организация, способная решить задачу подбора персонала исключительно собственными силами. Поэтому HR-ы чаще всего отдают на аутсорсинг именно рекрутмент. Компаниям-работодателям имеет смысл обращаться к рекрутинговым агентствам прежде всего в случае поиска миддл- и топ-менеджеров. Подобные позиции в таких секторах бизнеса, как, например, строительство, недвижимость, девелопмент, специфичны по определению, и ситуация на рынке такова, что практически все они закрываются только с использованием прямого поиска. Если компании требуется руководитель проекта или главный инженер, к тому же владеющий иностранным языком, найти такого кандидата путем поиска резюме в интернете практически невозможно, а корпоративная этика большинства компаний не позволяет напрямую переманивать ключевых сотрудников у конкурентов. Если же организация готова искать сотрудника самостоятельно, далеко не всегда в отделе персонала найдется специалист, владеющий технологиями прямого поиска. Агентство, специализирующееся на поиске профи в определенном сегменте, хорошо ориентируется в текущей ситуации на рынке, имеет наработанные контакты, активно использует такие методы поиска, как хед-хантинг, и в итоге способно подобрать для своего заказчика нужного человека.[10]

Спектр услуг, предлагаемых провайдерами рекрутмента, постоянно  расширяется. Одной из основополагающих услуг является абонентское обслуживание в сфере подбора персонала: агентство, с которым заключен такой договор, занимается поиском и отбором кандидатов на все позиции, открывающиеся в компании. Абонентское обслуживание, по сути, представляет собой услугу, заменяющую для клиента отдел подбора. Правда, для ее осуществления должно быть взаимное доверие между клиентом и агентством, которое, как правило, нарабатывается с годами совместной работы.

Среди основных плюсов абонентского обслуживания:

• экономия средств в виде сокращения фонда оплаты труда;
• экономия средств на аренду и оборудование рабочих мест;
• экономия бюджета, расходуемого на рекламу вакансий.

Кроме того, существенным преимуществом  абонентского обслуживания является то, что в рекрутинговых агентствах оценку специалистов различного профиля  производят разные консультанты: специалисты  по подбору в сфере финансов, юриспруденции, маркетинга, логистики и т.д. Такого количества узких специалистов разных направлений внутренний HR-отдел  позволить себе не может: в среднем  в компании на каждые двести сотрудников  при высокой текучести кадров приходится один менеджер по подбору. Также необходимо отметить, что наиболее выгодным и эффективным абонентское  обслуживание является для средних  по численности персонала или  крупных компаний с уровнем текучести  кадров менее 18% в год. Для организаций, где этот процент высок (производства, розничные сети) эффективнее содержать  собственный отдел подбора.

Как решать проблему поиска кадров, если предприятие планирует  глобальное расширение штата, например, при открытии новой производственной линии? У внутренней службы персонала  множество других задач, помимо рекрутмента, к тому же далеко не во всех компаниях  внутренний рекрутер занимается исключительно  подбором. Если набрать дополнительный штат внутренних рекрутеров, они смогут осуществить требуемый рывок, однако потом, когда объемы работ по рекрутменту  снизятся, организация перестанет нуждаться  в их услугах и неизбежно столкнется с проблемой сокращения штата  отдела персонала. Поэтому для решения  подобных задач организации все чаще привлекают агентства, специализирующиеся в области массового рекрутмента и предоставляющие такую услугу, как подбор персонала для компании-партнера. Основные плюсы, которые получает компания-заказчик в данном случае, следующие: подбор персонала осуществляется в максимально короткие сроки, у внутренней службы персонала высвобождаются ресурсы для разработки программ мотивации, адаптации и обучения сотрудников. Кроме того, если ранее в компании не было собственной службы персонала, то команда сотрудников рекрутинговой фирмы может помочь сформировать ее «с нуля», прописать основные кадровые политики и процедуры.

2.2. Аутсорсинг кадрового делопроизводства.

Все чаще отдают на аутсорсинг и ведение кадрового делопроизводства. При оказании такой услуги заключается договор на обслуживание, в который входит ведение учета работников компании, кадровое администрирование приема, приема, перемещения, ухода в отпуск, увольнения сотрудников, оформление кадровых приказов и расчетных записок, оформление документов по командировкам сотрудников, ведение ежемесячной отчетности по численности персонала, разработка локальных нормативных актов согласно требованиям законодательства РФ. [10]

Таким образом, такая услуга, как абонентское обслуживание существует и здесь. Она заключается в том, что компания делегирует весь объем работ по HR-администрированию внешнему провайдеру. Абонентское обслуживание удобно для компаний с небольшим штатом, которым невыгодно держать собственного инспектора отдела кадров (в стандартных ситуациях функция кадрового делопроизводства возлагается на отдельного сотрудника, когда штатная численность возрастает до 400-500 человек). – Данная услуга включает в себя и некоторые функции бухгалтерии: расчет заработной платы и налогов, общение с представителями проверяющих органов.

Аутсорсинг расчета зарплаты (payroll) выгоден также для очень  крупных компаний. Аутсорсинг расчета заработной платы — это передача функций по расчету заработной платы, иных компенсаций, оформлению необходимой отчетности специализированной компании. Расчет заплаты, а также налогов и обязательных отчислений является одной из наиболее сложных процедур бухгалтерского и налогового учета для многих российских и международных компаний. Объем работ по этому участку зачастую настолько велик, что собственный штат бухгалтерии с ним просто не справляется, а качество и своевременность производимых расчетов, вместе с обеспечением сохранности и конфиденциальности данных, имеют критическое значение для эффективного управления кадровыми и финансовыми процессами и повышения эффективности бизнеса любой компании. Именно поэтому расчет заработной платы, как достаточно сложный и трудоемкий процесс, является наиболее ярким примером неключевых бизнес-функций. Компании, делегирующие данную функцию внешним провайдерам, высвобождают значительные финансовые и людские ресурсы и получают возможность сосредоточиться непосредственно на основном бизнесе.[5,9]

3. Аутстаффинг кадров.

Руководители и HR-директора  начинают понимать, что большой штат не является обязательным условием успешной деятельности компании. Поэтому спрос  на все виды лизинга персонала  стремительно растет. Если, например, перед  организацией стоит задача сохранить  или увеличить количество сотрудников, не раздувая при этом штат, она обращается к провайдерам такой услуги, как  аутстаффинг. Подобным образом компания не только уменьшает свои прямые расходы  за счет сокращения численности штатных  сотрудников, но и снимает с себя юридические риски. Она также получает возможность увеличить зарплаты штатных специалистов, проверить новичков на профессиональное и корпоративное соответствие, кроме того, у HR-отдела высвобождается дополнительное время для освоения новейших методик обучения и управления персоналом. Традиционно основные потребители этой услуги - западные компании, но в последнее время растет ее популярность и среди российских работодателей. Так, некоторые крупные российские банки активно выводят на аутстаффинг IT-подразделения. 
Услуга по предоставлению временного персонала актуальна и в тех случаях, когда возникает потребность в сотрудниках на короткий период. Обычно компании привлекают временный персонал для работы на разнообразных проектах (выставки, маркетинговые исследования, отчетные периоды), либо для замены штатного сотрудника в связи с его болезнью или отпуском. Наиболее востребован административный персонал, а также финансовые специалисты различного уровня и квалификации.

Компания может передать полное руководство и администрирование  подразделений, состоящих из внештатных работников, провайдеру, воспользовавшись услугой аутсорсинга функций. Как правило, речь идет о службе ресепшн, курьеров, телефонных операторов. Суть данной услуги в том, что кадровая компания берет на себя весь процесс управления подразделением в офисе клиента, что включает в себя подбор персонала, замену специалистов, которые ушли в отпуск или заболели, ежедневное отслеживание рабочего графика персонала, проведение тренингов и т.д.[6,11]

4. Аудит персонала.

Нередко перед сотрудниками HR-службы ставят задачу провести аудит  персонала определенных подразделений  компании, чтобы оптимизировать их работу. При этом, в большинстве  случаев, особенно при аудите подразделений, непосредственно взаимодействующих  с клиентами – например, службы ресепшн – для обеспечения  большей объективности привлекают внешних провайдеров. На протяжении нескольких дней аудиторы инкогнито  присутствуют в офисе компании, отслеживают  динамику загруженности приемной и  оценивают работу секретарей: соблюдают  ли они этические нормы поведения, как общаются по телефону, как работают с почтой и документами. Также наблюдатели проводят оценку состояния и организации приёмной (удобство расположения мест для посетителей, уровень шума, наличие информационных материалов). Компания, заказавшая подобную услугу, в кратчайший срок получает полную информацию о состоянии ресепшн, что даёт возможность рационализировать работу секретарей, грамотно организовать поиск людей, чётко справляющихся со своими обязанностями. Это, несомненно, сокращает расходы на содержание «лишних» людей в штате.[9,14]

5. Мониторинг рынка труда.

Чтобы выстроить эффективную  систему материальной мотивации  сотрудников, привлекать и удерживать квалифицированный персонал, HR должен обладать информацией об уровне компенсаций, предлагаемых на рынке профильным для  компании специалистам. Поэтому все  более востребованной среди эйчаров  становится услуга по составлению обзоров  заработных плат. Динамика спроса тут  довольно высока, особенно среди производственных компаний. Это можно объяснить  тем, что сейчас производственные предприятия  активно выводят за черту города, и часто в одном районе в  непосредственной близости друг от друга  собирается много производств. Чтобы  успешно конкурировать с соседями за привлечение профи, HR-ы должны знать ситуацию на рынке заработных плат.[14]

Анализ рынка компенсаций  – очень трудоемкая работа, и  далеко не всегда HR-отдел располагает ресурсами для ее выполнения. Рекрутинговому агентству, ежедневно проводящему мониторинг рынка специалистов, интересующих конкретную компанию, гораздо легче провести такой анализ. К тому же, что немаловажно, рекрутинговые агентства имеют доступ к информации, зачастую «закрытой» для эйчара. Например, об уровне компенсаций специалистов из компаний-конкурентов. При этом они, само собой разумеется, придерживаются правил деловой этики.

3. Подбор ресурсов как вид бизнеса.

Практически каждая аутсорсинговая компания ставит во главу угла клиентоориентированность как одну из своих главных задач. «Обеспечить своих клиентов максимально возможным количеством квалифицированных сотрудников» — такой лозунг декларируется практически всеми аутсорсинговыми компаниями. Для достижения данной цели происходит уже специализация по уровню подбора сотрудников, специализация на конкретных направлениях бизнеса и форме работы. В зависимости от этих факторов и формируется модель ведения бизнеса в данной сфере. Если очень схематично представить себе основные варианты построение рекрутингового бизнеса, то выделяются следующие направления:

• Массовый рекрутинг. Применяется для подбора большого количества сотрудников. В основном это специалисты линейного уровня, с достаточно чётко очерченными профессиональными навыками и опытом. Оплата за подбор такого рода специалистов низка по отношению к остальным видам рекрутинга. Упор делается именно на количественный показатель трудоустроенных людей. Себестоимость успешного подбора каждого сотрудника может быть высокой. Средняя оплата агентству составляет 1,2-1,5 оклада специалиста. Основной минус для агентства в опасности большого количества замен.
• Executive search или поиск редких специалистов и/или управленцев среднего звена. При работе в этом направлении упор делается в большей степени на специализацию по определённому сегменту рынка или бизнеса. Аутсорсинговые комапинии с чёткой отраслевой специализацией имеют достаточно обширные связи в «профильных кругах» специалистов, могут в любое время дать аналитическую справку по различным профессиям и условиям работы. Средняя оплата агентств составляет 1,8 — 2,5 оклада специалиста. Основной минус таких компаний в том, что они полностью зависят от состояния отрасли, на которой они специализируются.
• HeadHunting или подбор высшего руководящего звена. Наиболее легендарное направление деятельности кадровых компаний. Главное отличие от предыдущего способа организации бизнеса состоит в том, что они специализируются уже не на отраслях бизнеса, а на определённых «позициях», например: финансовый директор, коммерческий директор, генеральный директор. Оплата подбора персонала такого рода может доходить до 30 %-50 % от годового дохода кандидата. Основной недостаток такого рода направления — сильная растянутость во времени. Процесс переговоров между кандидатом и заказчиком может длиться месяцами.