Аналіз організаційних структур управління сучасними підприємствами в Україні (на прикладі ТОВ “Зоя”)

Зовнішні фактори здатні впливати і на стиль керівництва. Так як ТОВ «Зоя» є малою організацією , то не можна говорити про зміну стилю керівництва і методів управління за такий проміжок часу, тим більш що організацією управляє таж сама людина. Але з огляду на те, що організація управління залежить в значній мірі від ситуації, що складається на ринку товарів та послуг, інтересів споживачів, це вимагає неабиякої швидкості в реагуванні на обставини і гнучкості, щоб вигравати у даних обставинах.

              Директор організації є одночасно і її лідером, організація працює як згуртована команда, не дивлячись на її поділ по відділам. Стиль керівництва нагадує консультативно-демократичний, бо директор виявляє значну, але неповну довіру до підлеглих. Існує двостороннє спілкування і деяка ступінь довіри між керівником і підлеглим. Важливі рішення приймаються директором, але багато конкретних рішень приймаються підлеглими.

              В перший день робочого тижня або по мірі необхідності директор скликає весь управлінський персонал на півгодинні наради де вирішуються чергові питання, визначаються завдання на тиждень , виносяться догани тим, хто не виконав покладеного на нього завдання і дезорганізував роботу організації в цілому або ж завдав збитків організації.

              В той же час керівник складає плани на півріччя і рік, що створює ряд важливих і часто суттєвих сприятливих факторів для організації. Адже стратегічне планування є єдиним способом прогнозувати майбутні проблеми і можливості. Стратегічне планування дає також основу для прийняття рішень. Знання того, що організація бажає досягнути, допомагає зорієнтуватися у напрямках діяльності. Приймаючи обґрунтовані і систематизовані планові рішення, керівник знижує ризик прийняття неправильного рішення через помилкову або недостовірну інформацію про можливості організації або зовнішнє середовище. Планування, оскільки воно необхідне для формулювання встановлених цілей, допомагає створити необхідну єдність загальної мети в організації [20, с. 258].

Характер бізнесу організації впливає на її структуру розмір та внутрішню культуру. ТОВ "Зоя" займається торгівлею і тому має в своїй структурі розгалужену оптово-роздрібно-торгівельну мережу в м. Київ, м. Б.Церква , що вимагає існування торгового відділу. Так як ТОВ “Зоя” торгує товарами народного споживання, то необхідне їх постачання та складування, в цьому й полягають функції відділу експедитування . Наявність бухгалтерії, відділу кадрів та адміністративно – господарчого відділу необхідна кожній організації, особливо якщо вона займається комерційною діяльністю.

3.                Вдосконалення організаційної структури управління ТОВ  ‘’Зоя’’

3.1. Заходи по вдосконаленню організаційної структури управління ТОВ ‘’Зоя’’

На основі проведених досліджень, пропонується застосувати конкретні заходи по вдосконаленню організаційної структури управління ТОВ ‘’Зоя’’, а отже і діяльності організації в цілому.

Дослідження виявили, що в сучасному менеджменті головним в побудові структури є те, яку з трьох видів стратегій обере фірма: стратегію інновацій, стратегію на зменшення витрат або стратегію, що включає основні риси перших двох .Для ТОВ «Зоя» необхідно обрати стратегію на зменшення витрат, оскільки в бізнесі необхідно діяти за принципом максимальні прибутки при мінімальних витратах особливо за сучасних економічних умов. Тому на даному етапі важливо зберігати структуру ієрархічного типу, якій притаманні високий ступінь формалізації і низький рівень всього управлінського персоналу в прийнятті рішень. Отже вдосконалення організаційної структури ТОВ «Зоя» необхідно проводити за рахунок її спрощення. Воно здійснюється шляхом перетворення лінійних структур в більш плоскі через скорочення рівнів управління. Це спрощення стосується  оптово-роздрібної торгівельної мережі, оскільки через наявність оптово-роздрібних точок в містах Б. Церква і Київ існує пірамідальна структура управління з чотирма рівнями управління. В той же час оптово-роздрібно торгівельна мережа може успішно функціонувати без застосування одного рівня управління. При цьому необхідно скоротити посади начальників м. Б.Церкви та Київської дільниць, що знизить витрати організації на 330 грн. щомісяця. Це також дасть змогу уникнути бюрократичної волокніти, оскільки організатори оптово-роздрібної торгівлі можуть напряму успішно взаємодіяти з організаторами оптово-роздрібної торгівлі в містах Б. Церква і Київ, це підвищить продуктивність праці, а отже ефективність діяльності дільниці.

Через значні витрати на утримання виробничого персоналу необхідно скоротити посаду електромеханіка по білоцерківської дільниці опта та роздрібу з місячним фондом заробітної плати в 120 грн.

Також, для зменшення витрат на утримання виробничого персоналу необхідно провести скорочення штату по відділах, де існують посади в яких організація не має негайної потреби на сьогоднішній день. Тому слід скоротити:

1) в торговому відділі посаду інструктора по експлуатації, виробничо технічним та організаційним питанням на який за списком знаходиться два чоловіки з місячним фондом заробітної плати в 280 грн.;

2) в дільниці експедирування  товарів необхідно скороти посаду інкасатора з місячним фондом заробітної плати в 106 грн.;

3) в структурі управління організації існує група технології та якості, до якої входить два організатора оптово-роздрібної торгівлі які виконують такі ж функції ревізорів по місту Київ, як і організатори, що належать до торгового відділу. Скорочення даної групи знизить витрати організації на 295 грн. щомісячно;

4) також необхідно скоротити робітників адміністративно - господарчого відділу, які зайняті на ремонтно будівельних роботах. В даний час організація не проводить будівництва і не має великої кількості технічних засобів для проведення ремонтних робіт, а їх функції виконуються електромеханіком. Таке скорочення знизить витрати на 636 грн. щомісячно.

              Підсумувавши показники зменшення витрат від скорочення штату працівників отримаємо економію в 7486 грн. за квартал. Якщо врахувати, що прибуток за І квартал 2001 року склав 8135 грн, то одержана економія становить 85,7% від прибутку.

              Оскільки начальник торгового відділу не може ефективно одночасно виконувати покладені на нього завдання, які пов’язані з маркетинговою стратегією і з контролем роботи оптово-роздрібних точок для розпо-

Директор

Менеджер з                                                                                                             головний

Постачання                                                                                                                    бухгалтер

    Начальник дільниці                                                                  заступник головного         бухгалтери

Експедирування                                                                                       бухгалтера

Товарів

                                                                                                                  Інженер по охороні праці

Організатор оптово-роздрібної                   сортувальники                    програміст

Торгівлі                                                                                                    економіст

Начальник торгового відділу                                                                           маркетолог

                                                                                                                  Інспектор по кадрам

Організатор       організатор       інструктор по                                    начальник адміністративно-

Оптово-                    Оптово-       експлуатації                                      господарчого відділу

Роздрібної              Роздрібної    виробничо-

Торгівлі по             Торгівлі по   техничним

М. Киії               м.  Б.Церква      та організа-

ційним

                                                        Питанням

Завідуючиї             організатор      електро-                       електро-      сторож прибиральник         секретар

                                             оптово-              механік                                     механік                                                                                                      

Магазинами               Роздрібної                                                                                                            друкарка

                                  Торгівлі

Продавці       прибиральник

Рис. 3.1. Організаційна структура управління ТОВ ‘’Зоя’’ після вдосконалення.

ділу його завдань необхідна посада маркетолога. Також необхідний спеціаліст з менеджменту який би узгоджував роботу дільниці експедирування товарів, торгового відділу та роздрібної торгівельної мережі, спеціалізувався на пошуку постачальників унікальних товарів за максимально низькими закупівельними цінами, а також виконував функції заступника директора.

              З врахуванням наведених пропозицій організаційна структура управління ТОВ ‘’Зоя’’ матиме такий вигляд ( дивись рис 3.1.).

Висновки

          1. При розгляді теоретичних питань розкрито  сутність організаційних структур управління. Під структурою управління організацією розуміється упорядкована сукупність взаємопов'язаних елементів, які знаходяться між собою в сталих відношеннях, що забезпечують їх функціонування і розвиток як єдиного цілого. Елементами структури є окремі робітники, служби та інші ланки апарату управління, а відношення між ними підтримуються завдяки зв'язкам, що прийнято поділяти на горизонтальні і вертикальні. Горизонтальні зв'язки носять характер погодження і є, як правило, однорівневими. Вертикальні зв'язки - це зв'язки підпорядкування, і необхідність в них виникає при ієрархічності управління, тобто. за наявності декількох рівнів управління. Крім того, зв'язки в структурі управління можуть носити лінійний і функціональний характер. Лінійні зв'язки відображають рух управлінських рішень і інформації між так званими лінійними керівниками, тобто. особами, які повністю відповідають за діяльність організації або її структурних підрозділів, функціональні зв'язки мають відповідати лінії руху інформації і управлінським рішенням тим або іншим функціям управління.

      2. Дослідження організаційних структур управління, та дослідження організаційних структур управління ТОВ “ Зоя”, слід відмітити, що існують наступні типи організаційних структур: ієрархічний              та органічний. Органічна структура, більш проста, має широку інформаційну мережу, менш формалізована. Управління в органічних структурах децентровано.Стосовно дослідження організаційної структури управління ТОВ “ Зоя” то, була сформована організаційна структура бюрократичного типу. По-перше, ієрархія управління для такої невеликої організації є досить розгалуженою, її ієрархічність визначається одним принципів побудови структури організації - визначенням ліній влади. При дослідженні ієрархії влади, було встановлено, що в даній організації існує три рівні управління, які детально розглядаються в третій частині роботи. Статус кожної посадової особи є чітко визначеним посадовими інструкціями де передбачені функціональні обов'язки, права та відповідальність, а також порядок підпорядкування. Кожна посадова особа приймає рішення в межах своєї компетенції і функціональних обов'язків, але вона може проявити ініціативу, хоча напрямок ініціативи теж визначений посадовою інструкцією.

     3. На основі даних висновків автором було запропоновано вдосконалення організаційної структури управління ТОВ ‘’Зоя’’ за рахунок її спрощення. Його необхідно проводити шляхом перетворення лінійних структур в більш плоскі через скорочення штату по відділам, де існують посади в яких організація не має початкової потреби на сьогодні:

1.      в торговому відділі необхідно скоротити посаду інструктора по експлуатації, виробничо технічним та організаційним питанням на який за списком знаходиться два чоловіки з місячним фондом заробітної плати в 280 грн.;

2.      в дільниці експедирування  товарів необхідно скороти посаду інкасатора з місячним фондом заробітної плати в 106 грн.;

3.      в структурі управління організації існує група технології та якості, до якої входить два організатора оптово-роздрібної торгівлі які виконують такі ж функції ревізорів по місту Київ, як і організатори, що належать до торгового відділу. Скорочення даної групи знизить витрати організації на 295 грн. Щомісячно;

4.      також необхідно скоротити робітників адміністративно - господарчого відділу, які зайняті на ремонтно будівельних роботах. В даний час організація не проводить будівництва і не має великої кількості технічних засобів для проведення ремонтних робіт, а їх функції виконуються електромеханіком. Таке скорочення знизить витрати на 636 грн. щомісячно.

Також до штатного розкладу необхідно включити посаду маркетолога та менеджера для проведення маркетингової стратегії, пошуку постачальників унікальних товарів і виконання функцій заступника директора.