Анализ потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени руководителя

      Руководители, девизом которых является: „это я сделаю сейчас", — большая редкость, но по эффективности они представляют высший класс. Знай, что хочешь, и делай то, о чём говоришь, тогда тебе будут доверять!

     Следует начать с рассмотрения факторов, которые  могут приводить к бесполезной трате времени. В своей книге Джон Адер сформулировал пять проблем, типичных для большинства менеджеров.

      1 Откладывание работ

        Все склонны откладывать работу, особенно когда она кажется скучной и нестоящей. В действительности, разумеется, происходит следующее: откладывание работы лишь увеличивает рабочую нагрузку в последующие дни или недели, оставляя все меньше времени на выполнение работы. Один из способов справиться с этой проблемой - выделить один час в день для выполнения именно той работы, которую хотелось бы отложить. Зачастую эта работа оказывается не такой трудной и скучной, как ожидалось.

      2 Неэффективное делегирование полномочий

"Делегирование полномочий экономит время руководителя и развивает подчиненных".

      В результате можно уделить больше времени задачам, решить которые может только сам руководитель. Это кажется совершенно очевидным, не правда ли? Тем не менее, многие менеджеры отказываются делегировать полномочия, иногда потому, что полагают, что "это быстрее сделать самому", иногда из опасения, что передача обязанностей может быть расценена как свидетельство их несостоятельности. Маловероятно, что руководителю удастся стать эффективным менеджером, если он не будете посредством делегирования части работ развивать потенциал своих подчиненных.

      3 Неумение справляться с канцелярской работой

      "Беспорядок  порождает лишнюю  работу и отнимает  время".

      Есть  такие менеджера, чьи столы свободны от бумаг, а в ящиках стола, в отдельных папках, хранятся тщательно разобранные документы. Существуют также и такие менеджера, которые, кажется, не способны работать, если их столы не будут завалены ворохом бумаг.

      Затрачивая  незначительное время на регистрацию  и упорядоченное хранение документов. Можно сэкономить гораздо больше времени, которое в противном случае уходит на поиски нужных бумаг. Следует помнить старый совет: "Вынимая какую-либо бумагу, никогда не прячь ее, ничего с ней не сделав", потому что в этом совете подразумевается упорядоченное хранение документов.

      4 Проведение ненужных  совещаний

Что бы случилось, если бы мы не провели это  совещание?

Зачем мы собрались?

Какова  цель совещания?

Сколько времени должно длиться совещание?

Кто должен присутствовать?

Каков оптимальный порядок ведения  совещания?

Подходящее  ли выбрано время для проведения этого совещания?

 Если  нет, то когда лучше его провести?

      Перечисленные выше вопросы нужно задавать по поводу каждого совещания. Можно оценить, действительно ли необходимо намеченное совещание, и стоит ли тратить на него свое время и время других. Следует помнить, что совещания могут превратиться в поглощающую время привычку. Существует ли действительная необходимость в том, чтобы проектная группа, которая "всегда" собиралась на совещания в первый вторник каждого месяца, проводила свои совещания ежемесячно? Нельзя ли собираться реже? Всегда ли оправдана канцелярская работа, предшествующая совещаниям?

      5 Неумение расставлять  приоритеты

      "Эти,  из штаб-квартиры, постоянно меняют  приоритеты. В этом месяце проводится кампания заботы о нашем потребителе, хотя в прошлом месяце собирались заняться обучением персонала информационным технологиям".

      Ситуация, описанная в приведенной цитате, является довольно типичной: несчастному  растерявшемуся менеджеру трудно руководить своим отделом под прессом  постоянно изменяющихся указаний сверху. Менеджер должен иметь ясное представление о целях и задачах своего отдела и, что немаловажно, уметь донести его до подчиненных.

        Эффективная система аттестаций  может помочь менеджеру наметить  цели и поставить задачи перед  каждым работником. Однако эффективный менеджер должен не только поставить задачи, но и расставить приоритеты. Если изменившиеся обстоятельства заставили менеджера изменить приоритеты, он должен сам ясно понимать причины изменений и уметь доходчиво объяснить их своим подчиненным.

      Ежедневная  или еженедельная расстановка приоритетов поможет руководителю в первую очередь выполнять самые неотложные задания, не теряя времени на менее срочные или менее важные работы. На рис. 8 представлена простая матрица, которая может быть использована для этих целей.

      Важные работы 
 

Менее срочные работы                                     Срочные работы 

                                                 Менее важные работы

Рис. 8. Расстановка приоритетов

     Преимущества  работы по приоритетам

     Благодаря регулярному составлению «табели о рангах» предстоящих задач  можно:

   работать  только над действительно важными  и необходимыми задачами;

   решать  вопросы в соответствии с их неотложностью;

   концентрироваться на выполнении только одной задачи;

   более целеустремленно приступать к делу и укладываться в установленные сроки;

   наилучшим способом достигать поставленных целей  при заданных обстоятельствах;

   исключить дела, которые могут быть выполнены  другими;

   в конце планового периода (например, рабочего дня) разделаться, по крайней мере, с важнейшими вопросами;

   не  оставлять невыполненными задачи, которые действительно по силам.  
 

Для получения полной версии данной работы пишите на адрес diplom_1@list.ru Наш сайт в Интернет www.diplom.krsk.info Цена 1500 руб.