Анализ потерь рабочего времени и разработка рекомендаций по эффективному использованию рабочего времени руководителя

      К основным качествам руководителя относится  необходимость быть примером и опорой для других, именно с него подчиненные берут пример, как надо планировать свое рабочее время и действовать эффективно. Руководитель не может самоизолироваться от других, он работает у всех на виду и вместе со всеми. Руководитель, который сторонится руководимой им группы, не способен оказывать эффективное влияние и на результаты работы. Далее, руководитель должен быть досягаемым. Когда и в какое время - это целиком зависит от принятого способа управления.

      В обязанности руководителя, особенно в небольших организациях и на невысоких уровнях управления, входит готовность при необходимости выполнять работу своих подчиненных. В этом отношении руководитель должен быть хорошим примером гибкости для других. Он может, например, выполнять временно работу своих подчиненных в пиковых ситуациях и во время отпусков персонала. Усвоение трудовых операций, выполняемых подчиненными, может происходить, например, во время ознакомления с производством.

      СОДЕРЖАНИЕ  РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ

     Работа руководителя представляет собой составную часть всей работы по управлению. Важнейшими задачами руководителя являются.

        1. Забота о мотивации персонала. Эту задачу с точки зрения достижения высоких результатов следует считать буквально ключевой, так как мотивированность и эффективность находятся в прямой зависимости друг от друга.

      2. Управление деятельностью персонала, в частности путем постановки задач, оказания поддержки и контроля.

      При выполнении этой задачи руководители многих организаций прибегают к  проводимым регулярно встречам-беседам со своими работниками.

      3. Сотрудничество и информация. Руководитель должен позаботиться о том, чтобы его подчиненные знали о перспективах своего участка, а также о том, что делается в других подразделениях организации. Положение руководителя группы само по себе подчеркивает важность сотрудничества.

      4. Определение потребности своего участка в рабочей силе, ее наем и тщательный подбор.

      5. Обучение и совершенствование персонала.

      6. Вопросы трудовых отношений и заработной платы.

      7. Вопросы охраны труда на своем участке (безопасность труда и охрана здоровья).

      8. Совершенствование планирования, разделения труда, улучшение психологического микроклимата на производстве, методов труда и других вопросов, оказывающих влияние на эффективность работы организации.

      Как видно, содержание работы руководителя является весьма многогранным. На практике удельный вес каждой из перечисленных задач может быть различным, что зависит от целей организации и от положения самого руководителя.

      Для каждого серьезного руководителя, который стремится к эффективным результатам и который намерен реально учесть стремления и личные планы своих подчиненных, большинство из перечисленных задач являются обязательными.

1.1.1. Требования к руководителю

 

      На  основе перечисленных выше задач нетрудно определить и требования, выдвигаемые перед самим руководителем. Он несет ответственность за данное подразделение организации, что и налагает на него соответствующие обязанности. Он должен уметь направлять деятельность не только отдельных людей, но и целых групп. Руководитель должен уметь ладить с людьми и проявлять интерес и стремление к сотрудничеству. От него требуется умение наладить работу своих подчиненных в соответствии с целями организации. Ему надлежит разбираться в мотивах поведения людей, а также знать те факторы, порой весьма многосложные, которые лежат в основе поведения коллектива.

        Многие из задач руководителя близко соприкасаются с проблемами штата работников. Поэтому от руководителя требуются хорошие знания и в этой области. Он должен решать на своем участке все вопросы, даже самые сложные, связанные, в частности, с заработной платой и подбором работников. Для этого он должен быть хорошо знаком с трудовым законодательством.

        От руководителя требуется умение обнаруживать и решать противоречия. Всякий руководитель, который пытается уйти от противоречий или скрыть их; рано или поздно оказывается в тупике.

      Здоровая  организация воспринимает противоречия с пониманием и использует их для своего совершенствования. Современный руководитель должен быть умелым организатором работы своей группы. Авторитет руководителя ныне опирается не на традиционный статус начальника, а прежде всего на него самого, как на человека со всеми его качествами. Он повышается, если руководитель компетентен в работе своих подчиненных.

      Однако  руководитель должен сознательно избегать излишнего вмешательства в работу подчиненных, так как в таком случае может возникнуть слишком большая зависимость работников от своего начальника.

1.1.2. Руководитель и организация

      В первую очередь все менеджеры, как  начинающие, так и опытные, должны знать, чего от них ожидают. Без ясного понимания целей и задач и жизнь на работе или вне ее превращается в последовательность не связанных между собой событий. Цели и задачи руководителя должны вписываться в цели и задачи организации в целом.

1. Если руководитель не знает, чего хочет и что ему нужно, то он не может и знать, достиг ли он своей цели.

2. Если руководитель не знает, куда идет, то он никогда не узнает, дошел ли он до цели.

3. Если у человека есть достаточно силы воли для того, чтобы руководить, то он найдет и способы для достижения хороших результатов.

      Руководитель, стремящийся к достижению хороших  результатов, нуждается в соответствующей  системе управления в едином комплексе управления, в котором сочетаются как необходимость коммерческого успеха организации, так и потребности продвижения по службе и совершенствования личности. Ниже приводится схема системы управления с позиции эффективного руководства.

      Существенным  при этом является перестройка мышления, нацеленного не на задачу, а на результат (рис. 1).

      Важнейшим этапом планирования является точная постановка целей во всех областях, что оказывает существенное влияние  на успешную работу всей организации. Управление, ориентирующееся на результат, должно исходить из того, что мотивирующими целями могут быть только, в постановке и выработке которых принимал участие человек, ответственный за их достижение.

      Роль  руководителя при таком способе  управления заключается в создании благоприятного климата в организации. Это возможно только при наличии постоянной двусторонней связи между руководителем и работниками.

      Кроме целей, устанавливаемых в соответствии с достигнутыми результатами, такая система управления подчеркивает и значение личных целей работников.

      Делегирование полномочий позволяет перенести  значительную часть детального контроля на принципы индивидуального контроля. При этом важнейшей задачей является не сам контроль, а сбор новых данных для планирования.

 
 

                               ПЛАНИРОВАНИЕ

                               ПРЕДПРИЯТИЯ

                            ïПредназначение

                            ïСвязующие

                                  группы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рис. 1. Связь между планированием фирмы и планированием своей работы 

      Ниже мы рассмотрим некоторые важные понятия, необходимые при управлении по результатам.

  Ключевой результат означает показатель или область деятельности, оказывающие решающее влияние на конечные результаты работы всей организации. Количество таких ключевых результатов не превышает одного, принятого совещанием руководства предприятия, на котором ключевые результаты рассматривались в виде так называемой матрицы. Имеются в виду те области деятельности руководителей, от которых зависит в целом успех работы в данной должности (табл. 1).                       

                 Таблица 1

Матрица ключевых результатов

 

      Таким образом, ключевой результат с точки  зрения эффективной работы является весьма существенным понятием. Ключевые результаты выражают важнейшие позиции деятельности организации и являются исходными показателями при определении целей и задач и, как правило, носят долговременный характер. Очень важно, чтобы в каждой организации они толковались и понимались одинаково. Ниже приводится практический пример определения ключевых результатов применительно к отдельным руководителям (табл. 2).

Таблица 2.

Определение ключевых результатов руководителей

 

        Процесс определения результата деятельности отдельного руководителя показан на рис. 2 и 3.

 

      

 

      Работники   Руководители 

 Подразде-          1    2    3

 ления

    К                                      Опреде-     Констати-    Устанавлива-

    Л                                      ляется        руются        ются на основе

    Ю                                                                             договорённости

    Ч

    Е

    В

   О

    Й 

   Р

   Е

    З

   У

   Л

   Ь

    Т

   А