Автор работы: Пользователь скрыл имя, 23 Января 2012 в 14:37, дипломная работа
Эффективный менеджер — это тот, кто берётся именно за то, что он должен делать, и доводит дело до конца. Эффективный лидер команды — тот, кто создает условия, мотивирующие команду к достижению поставленных целей. В общем случае эффективный менеджер — тот, кто обеспечивает выполнение работы.
Рис.
2. Определение результата
деятельности отдельного
руководителя
Ключевой Цель Контроль за
результат достижением
1 Положение
на
рынке
+ 5
в течение
2005 года
на уровне
31. 12. 05 г.
И
т. д.
Рис. 3. Определение цели при управлении по результату
В одном из исследований по проблеме управления отмечается, что 72% руководителей не могут найти для себя достаточного количества времени для обдумывания задач и планирования. Кто же в этом виноват? Разве высшее руководство не может контролировать использование своего времени? Возникает вопрос, у кого еще может быть столько возможностей и влияния для того, чтобы высвободить время, необходимое для своей основной работы — планирования будущего организации.
Истина, вероятно, в том, что руководители просто не хотят использовать свое рабочее время на планирование. Они с легкостью приступают к работе, которая в данный момент кажется им самой неотложной. Чем больше накапливается на нашем рабочем столе всевозможных бумаг, тем с большей жадностью руководитель набрасывается на какую-нибудь рутинную работу. Некоторые руководители не умеют подчас сосредоточиваться и заниматься самым существенным, выполнять прямые обязанности.
Очень важно, чтобы планирование своей работы проводилось не изолированно, а в единстве с другими системами организации. Управление самим собой также неплохо начинать с планирования. Именно с его помощью отчетливо очертить задачи на ближайшее время. Одновременно стоит подумать также над тем, какие задачи можно отбросить и какие делегировать. От ненужной работы надо отказаться сразу. По каждой задаче следует продумать, как и когда ее выполнять.
Позднее
следует обязательно
Система
управления
фирмой
Рис. 4. Процесс совершенствования работы и использования
рабочего
времени
Лучше всего повышение эффективности работы на практике проводить путем составления системы управления использованием рабочего времени, которая может выглядеть, например, следующим образом.
1. Определение и анализ использования своего рабочего времени.
2. Должностные обязанности в данный период.
3. Индивидуальный план деятельности.
4. Рабочий план.
5. Недельный план.
6. Дневной план.
7. Контроль за выполнением плана использования своего рабочего времени.
Очень важно найти действительные возможности и проблемы, связанные с работой и использованием рабочего времени. При этом можно узнать, в частности, не теряется ли рабочее время каждый день по одним и тем же причинам. Анализ использования рабочего времени является хорошим способом для тестирования работоспособности руководителя.
Правильно определенные должностные обязанности — это основа эффективного управления. Основным вопросом при этом является то, почему в данной должности находится именно это лицо, а не другое и какова его отдача для организации. Существенным является и то, каковы зоны ответственности этого лица, и какова действительная сила его влияния, под зонами ответственности понимаются те окончательные результаты, достижение которых предусматривается данной должностью. Таких зон ответственности у одного человека обычно 3-5. Их можно представить следующим образом.
1. Управление деятельностью.
2. Управление людьми.
3. Управление внешними связями.
4. Совершенствование управления деятельностью, людьми и связями с другими организациями.
5. Собственно «делание работы».
На рис. 5 показана взаимосвязь между предназначением должности руководителя, зонами его ответственности и ключевыми результатами.
Рис. 5. Значение зон ответственности с позиции должностных
обязанностей
руководителя
Круг полномочий руководителя следует рассматривать отдельно в части каждой зоны ответственности. Руководитель должен знать, каковы его полномочия в плане принятия решений и предложений, особенно с точки зрения достижений результатов. В части полномочий по принятию решений должны быть указаны вопросы, которые не могут быть делегированы другим.
Каждому руководителю, кроме того, полезно знать, за что и перед кем он отвечает, кто и за что является ответственным перед ним самим, по каким вопросам и с кем он должен сотрудничать. Круг должностных обязанностей руководителя должен быть определен таким образом, чтобы он не стеснял деятельности и не связывал руководителя выполнением только рутинных работ.
После того как организация и ее подразделения определяют свои ключевые результаты и соответствующие цели, можно более четко выработать ключевые результаты и задания также для остальных руководителей. Другими словами, каждый руководитель может на их основании составить свой индивидуальный план работы. Такой план работы можно составлять 1-2 раза в год.
Когда цели и задачи определены, необходимо решить, как организовать контроль за ходом их выполнения. При этом не надо забывать, что контролируется именно цель, ее осуществление, а не мероприятия, необходимые для ее достижения.
При контроле результатов
Таблица 3
Контроль результатов и структура индивидуального плана мероприятий
| Ключевой результат | Цель |
Контроль |
Мероприятия | Время | |
| бюджет
времени |
срок выполнения | ||||
| Способности руководителей и т. д. | Увеличить выпуск продукции в 2006 г. в два раза без увеличения количества работников |
|
Мероприятие А
Мероприятие Б Мероприятие В |
10% 5% 30% |
1-30. 03 До 1. 06 До 1. 06 |
После определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для выполнения поставленных перед ним задач. На этом этапе в управлении по результатам часто возникает кризисный момент. Такая программа остается или вовсе не составленной, или же она составляется небрежно. Цель без программы мероприятий для ее достижения — это пустая мечта. Цель отвечает на вопрос „что?", а программа мероприятий — на вопрос „как?". Цель — это мысленная деятельность для достижения результата, а мероприятие — это практическое действие. План мероприятий можно составить, например, следующим образом.
После определения необходимых для достижения цели мероприятий необходимо выяснить, сколько времени потребуется для их выполнения. Это является очень существенным моментом при планировании индивидуальной работы. Бюджет времени можно составить по приведенной выше модели. Срок выполнения определяется с максимальной точностью, какая только возможна в момент составления плана.
Когда руководитель окончательно определит мероприятия и уточнит календарь времени, то готовый индивидуальный план полезно вывесить перед глазами, скажем, на стене рабочего кабинета.
Недельный план является уточнением общего плана, детальным распределением имеющихся ресурсов. В каждую пятницу, во второй половине дня, рекомендуется определять задания на следующую неделю и вносить их в календарь или вписывать в специальный бланк. Лучше всего использовать для этой цели еженедельники с тем, чтобы все задания на неделю поместились на одной страничке. Здесь можно проставить время, необходимое для выполнения заданий, и останется еще достаточно места для пометок.
Последним
пунктом в системе
как проходило выполнение работ;
насколько удачным было планирование использования рабочего времени;
какие результаты были достигнуты.
Какая же польза от системы индивидуального планирования и управления своей работой с помощью поставленных целей? Прежде всего, лучше знать выполняемую работу, ресурсы и возможности сотрудничества. Таким образом, получится более обоснованные данные о возможностях, правах, ограничениях и, конечно, об использовании рабочего времени. Благодаря всему этому руководитель будет лучше знать самого себя и в дальнейшем сумеет сосредоточиться на решении важнейших задач. Теперь можно будет не просто работать, а достигать высоких результатов.
На рис. 6 показано, как изменяется процесс использования рабочего времени с введением в практику индивидуальной системы планирования.
Рис. 6. Изменение использования рабочего времени
при
индивидуальной системе
планирования
Ключом общего успеха организации является её руководитель, у которого сильное желание и воля к управлению, прежде всего, собой (рис. 7).
Х = = Результат
Рис.
7. Факторы, оказывающие
влияние на использование
рабочего времен
«Пусть у нас будет сколько угодно знаний, навыков и средств, но, если при этом будет отсутствовать воля, хорошего результата не достичь». Воля не является врожденным качеством, ее надо воспитывать, и каждый может научиться пользоваться ею.
Волю
можно воспитывать с помощью
следующих несложных
1. Переходите к новому способу деятельности как можно основательнее. Об этом, может быть, есть смысл рассказать своим коллегам.
2. Сосредоточивайте свое внимание одновременно только на одном вопросе.
3. Не избегайте трудных проблем, решайте их.
4. Не стремитесь к совершенству.
5. Не делайте исключений, пока новый способ деятельности не будет освоен полностью. Никогда не говорите: „В следующий раз".
6. Используйте сразу же все возможности для того, чтобы действовать в соответствии с новым решением.