Анализ деятельности ООО «Автопробег»

На шаге «PRPU01.06. Оформление заявки на товар» согласованную заявку необходимо оформить в соответствии с внутренними правилами компании.

Основные участники  бизнес-процесса:

• Ответственный за определение потребности в товарах;
• Ответственный за работу с заявками;
• Ответственный за согласование заявок.

Входящее событие  бизнес-процесса:

Наступление плановой даты формирования заявок или появление  необходимости в закупке товаров  или услуг.

Входящие документы  бизнес-процесса:

• План потребностей в товарах.

Исходящее событие  бизнес-процесса:

В результате выполнения процесса должна быть создана согласованная заявка на приобретение товаров или услуг.

Исходящие документы  бизнес-процесса:

• Заявка на товар
• Справочник товаров

PRPU02. Выбор поставщиков  и получение коммерческих предложений

Описание бизнес-процесса:

В рамках данного  процесса происходит поиск поставщиков, которые могут поставить необходимое количество требуемого товара. Поиск ведется как среди собственного справочника поставщиков, так и во внешних источниках информации с последующим занесением нового поставщика в общий справочник. После определения списка поставщиков идет рассылка заявок на товары поставщикам с целью сбора коммерческих предложений и составления итогового списка поставщиков, которые могут выполнить заявку.

На шаге «PRPU02.01. Поиск поставщиков» происходит поиск возможных поставщиков на основании полученной заявки на товар. Поиск может происходить как в собственном общем справочнике, так и во внешних источниках, например в Интернете, отраслевых справочниках, каталогах и т. д. Если поставщик найден в собственном справочнике, тогда необходимо перейти к шагу «PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков», иначе - к шагу «PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник».

На шаге «PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник» необходимо внести полученные сведения о новых поставщиках в общий справочник. Вводится следующая информация:

• название;
• адрес;
• индекс;
• город;
• контактное лицо;
• закупщик.

При выполнении шага «PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков» на основании полученной заявки на товар ответственный составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, если есть, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Далее, на шаге «PRPU02.04. Отправка запроса в соответствии с заявкой», в соответствии с заявкой на товар, ответственным за работу с поставщиками подготавливается запрос на товар, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку товара. Запрос должен содержать следующую информацию:

• наименование товара;
• количество;
• сроки доставки.

Подготовленный  и оформленный соответствующим  образом запрос согласовывается  с ответственным за согласование запроса, и, в случае необходимости, в него вносятся корректировки.

Подготовленный  и соответствующим образом оформленный  запрос на товар отправляется возможным  поставщикам при помощи выбранного средства связи. Отправка запроса фиксируется  в соответствующем журнале, в  который необходимо внести следующую информацию:

• номер запроса;
• дату отправки;
• отправителя/составителя запроса.

На шаге «PRPU02.05. Получение коммерческих предложений от поставщиков» происходит сбор коммерческих предложений от потенциальных поставщиков.

Далее, на шаге «PRPU02.06. Регистрация коммерческих предложений», полученные предложения должны бать зарегистрированы в установленном порядке в журнале входящих коммерческих предложений. По каждому предложению должна быть следующая информация:

• заголовок документа;
• название поставщика;
• дата поступления;
• номер запроса;
• строки документа;
• название товара;
• количество;
• цена;
• срок доставки;
• дополнительные условия.

При выполнении шага «PRPU02.07. Выбор подходящих поставщиков» на основании полученных коммерческих предложений, включающих в себя условия и сроки поставки, производится выбор поставщиков, способных исполнить заявку на товары в необходимые сроки.

Основные участники  бизнес-процесса:

• Ответственный за работу с поставщиками.

Входящее событие бизнес-процесса:

Поступление согласованной  заявки на приобретение товаров или услуг.

Входящие документы бизнес-процесса:

• Заявка на товар;
• Справочник поставщиков;
• Коммерческое предложение.

Исходящее событие бизнес-процесса:

• Список поставщиков подготовлен.

Исходящие документы бизнес-процесса:

• Справочник по<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439__Char" style=" font-family: 'Times New Roma